Электронная таблица Microsoft Office Excel

В дальнейшем рассматривается версия Microsoft Office Excel из состава пакета программ Microsoft Office. Название Excel – изящная игра слов: Excellent cells – превосходные ячейки. Версии электронных таблиц Excel могут обмениваться файлами, так как создают их совместимыми по формату. В состав программы Excel входит система управления базами данных, текстовый редактор, модуль деловой графики для построения наглядных диаграмм по табличным данным.

Запуск программы и открытие файла

Запуск программы, аналогично программе Word, можно осуществлять разными способами, например: запуская программу с одновременным открытием нового документа командой Пуск, Программы, Microsoft Excel; командой Файл, Создать, Лист Microsoft Excel в любой открытой папке Windows, используя ярлык программы на Рабочем столе. При этом создание нового документа можно выполнить с помощью имеющихся в программе шаблонов. Рекомендуется создать ярлык программы на Рабочем столе.

Файлы, созданные в программе Excel, имеют расширение *.xls (в версии 2003 и старше) и *.xlsx (в версии 2007/2010).

Значок файла – в виде листа бумаги с буквой X. Двойной щелчок мыши по значку файла загружает программу Excel и открывает в ней указанный файл.

Окно книги Excel. После запуска программа Excel располагает на экране окно с открытым файлом (книгой) Excel (рис. 6.2). Заголовок окна программы содержит название программы Microsoft Excel и заголовок окна книги – имя файла. По умолчанию задается имя файла Книга 1. Окно программы можно с помощью кнопок управления точно так же, как и окно программы Word, сворачивать, разворачивать, восстанавливать, закрывать, а с помощью курсора мыши менять размер и перемещать по экрану.

Файл Excel называется книгой, так как окно распределяет данные в ячейках по нескольким электронным листам'. Лист 1, Лист 2, Лист 3 и т.д. Ячейки листов могут быть связаны между собой ссылками в формулах. Рабочая область окна Excel занята одним листом. С листа на лист можно переключаться щелчком мыши по ярлычкам листов и с помощью стрелок прокрутки внизу окна .

Окно листа книги Excel разделено на столбцы и строки, а по краям окна проходит координатная рамка, определяющая координаты столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются на горизонтальной координатной рамке буквами: сначала одиночными буквами латинского алфавита, а затем после столбца Z парными буквами АА, АВ, АС и так далее до столбца XFD (всего столбцов 16 384). Строки нумеруются вниз числами 1, 2, 3,... Всего строк 1 048 576.

Рис. 6.2. Окно программы Excel 2010

Ниже строки заголовка окна программы расположены вкладки, конструктивно аналогичные вкладкам программы Word. Назначение вкладок состоит в следующем.

Файл – содержит команды создания, открытия, сохранения, закрытия, печати файла и настройки программы.

Главная – команды работы с выделенным фрагментом таблицы, буфером обмена, навигации по таблице, заполнения и форматирования ячеек и др.

Вид – команды, задающие вид таблицы, установку панелей инструментов, масштаб.

Вставка – команды вставки в таблицу строк, столбцов, листов, диаграмм, фигур, функций, рисунков.

Формат – команды этого меню позволяют менять формат ячейки, столбца, строки, листа и др.

Данные – команды работы с данными таблицы как с базой данных.

Справка – меню предоставляет систему помощи по работе с таблицей.

Основные команды Excel можно также вызывать из контекстного меню правой кнопкой мыши.

Если медленно, не нажимая, перемещать указатель мыши около кнопок панели, успевает появиться этикетка (всплывающая подсказка). Примыкающие к некоторым кнопкам и нолям панелей кнопки со стрелкой вниз ↓ позволяют подобрать варианты (например, список шрифтов, размеров шрифта в пунктах, границ ячеек).

Строка формул содержит поле Имя, кнопки редактирования ячейки и показывает содержимое ячейки, введенное или вводимое в выделенную ячейку: текст, число, формулу или функцию.

В программе Excel два курсора: табличный и текстовый.

Табличный курсор – прямоугольная рамка вокруг той ячейки, в которую можно ввести новые данные или внести исправления. Табличный курсор перемещается по ячейкам клавишами со стрелками ←↑↓→ (влево, вверх, вниз, вправо) или устанавливается указателем и щелчком левой клавиши мыши.

Текстовый курсор выглядит как вертикальная палочка и появляется внутри ячейки при вводе данных и их редактировании. Клавиши листания страниц Page Up, Page Down перемещают табличный курсор по листу вверх и вниз "поэкранно".

Активная ячейка (текущая) – ячейка, выделяемая внутри таблицы табличным курсором. Адрес и содержимое активной ячейки приводятся в строке формул.

Ячейка может содержать до пяти "слоев" информации.

1. Содержимое – данные (число, текст, формула или функция), введенные в ячейку непосредственно или при вводе в строку формулы. Содержимое можно очистить клавишей Del.

2. Значение – то, что ячейка показывает как результат. Иногда содержимое и значение совпадают (число, текст), а иногда нет (содержимое – функция или формула, а значение – результат вычисления).

3. Формат – параметры представления значения в ячейке: особые числовые форматы (%, руб., дата и др.), шрифт, выравнивание, фон, границы, защита.

4. Имя – уникальное имя ячейки или группы ячеек, которое удобно использовать вместо адреса.

5. Примечание – дополнительный комментарий к ячейке, всплывающий при подведении указателя мыши.