Эксплуатация
Эксплуатация объекта недвижимости включает в себя две группы бизнес-процессов – инженерно-техническое обслуживание и санитарно-гигиенические мероприятия (рис. 2.19). Техническая эксплуатация здания – комплекс мероприятий, обеспечивающих сохранение состояния конструкций здания и его оборудования, при котором они способны выполнять заданные функции в соответствии с параметрами, установленными требованиями технической документации. Система технической эксплуатации зданий – это совокупность средств, материалов, изделий, предназначенных для эксплуатации, а также исполнителей и документации, устанавливающей правила их взаимодействия, необходимого и достаточного для выполнения задач эксплуатации.
Рис. 2.19. Бизнес-процессы группы "эксплуатация"
В свою очередь "инженерно-техническое обслуживание" включает четыре процесса – техническое обслуживание, планово-предупредительный ремонт, текущий ремонт и контроль технического состояния (рис. 2.20).
Для управляющей компании более выгодным является наличие инженеров в штате организации – не все ситуации можно предусмотреть, и постоянное привлечение специалистов из других компаний может быть не только дорогостоящим, но и несвоевременным. Однако такие процессы, как "обслуживание лифтов", даже крупные компании выносят на аутсорсинг.
Санитарно-технические мероприятия
Санитарное ОГЛАВЛЕНИЕ недвижимости – комплекс мероприятий, направленных на обеспечение установленных санитарно-гигиенических требований к помещениям и территории (рис. 2.21). Включает работы но уборке помещений и мест общего пользования, уборке и очистке прилегающей территории, обслуживанию мусоропроводов, дератизации и дезинсекции объектов недвижимости. Проведение санитарно-технических мероприятий может осуществляться либо собственными силами, либо с привлечением подрядных организаций. Подсчитано, что проводить клининговые мероприятия своими силами дешевле, чем с помощью сторонних организаций. Чего нельзя сказать о специальных работах по обеспечению санитарного состояния объекта. Сюда относятся дератизация и дезинсекция. Держать в штате подобных специалистов невыгодно, так как работы проводятся нечасто. Согласно организационной структуре "Mirax Service", владельцем процесса "клининг" является менеджер но клинингу (рис. 2.22).
Завершение процесса управления
На фазе завершения осуществляется завершение одного цикла управления и переход к началу нового цикла.
Входом для фазы завершения являются:
• программа управления (бизнес-план);
• договор на управление и дополнительные соглашения к нему (при наличии);
• документы периодической отчетности управляющей компании.
• выход фазы и требования к результатам.
Рис. 2.20. Бизнес-процесс "инженерно-техническое обслуживание"
Рис. 2.21. Процесс "санитарно-технические мероприятия"
Результатом деятельности на рассматриваемой фазе (выходом) являются:
• отчет о деятельности по управлению объектом (выполнении программы) за весь период управления с анализом и оценкой результатов;
• документы, подтверждающие прекращение действия договора на управление и передачу документации по объекту учредителю управления.
Назначение отчета о деятельности по управлению объектом за срок действия договора: информирование учредителя об основных результатах деятельности управляющей компании за отчетный период, анализ и оценка результатов деятельности в сопоставлении с программой (бизнес-планом), анализ достижения целей учредителя. Форма и сроки предоставления отчетности устанавливаются договором на управление.
Отчет о деятельности по управлению объектом должен содержать:
• сводные финансовые показатели управления объектом за весь период;
Рис. 2.22. Бизнес-процесс "клининг"
• показатели заполняемости объекта по периодам;
• инвестиции в развитие объекта за весь период;
• размер вознаграждения субъекта управления за весь период;
• перечень основных мероприятий но управлению объектом недвижимости, осуществленных субъектом управления за весь период;
• сравнительный анализ фактических показателей управления объектом за весь период и плановых (приведенных в программе), в том числе действительного валового дохода, операционных расходов, чистого операционного дохода, инвестиций в развитие, денежного потока учредителя управления от объекта, рыночной стоимости объекта на конец периода;
• выводы о реализации программы управления и достижении целей учредителя, с анализом отклонений от плановых показателей.
Несоответствие плана и факта может быть вызвано рядом причин:
• оценка внешней среды (рынка недвижимости на микро- и макроуровнях) была осуществлена неверно или ситуация за истекший период времени изменилась;
• изменилось физическое или моральное состояние объекта недвижимости;
• цели и ожидания собственника не соответствовали возможностям рынка, состоянию объекта недвижимости или были необъективны;
• управляющая компания не профессионально выполняла свою работу.
Основные управляющие воздействия на фазе завершения:
• договоры, заключенные по поводу объекта недвижимости (договоры аренды, подряда, на оказание услуг, агентские договоры и т.д.);
• нормативные акты (федеральные и местные), регулирующие деятельность, связанную с исполнением договоров доверительного управления, агентских и других договоров, в рамках которых может осуществляться управление объектами недвижимости.
В механизме осуществления фазы завершения задействованы учредитель управления и управляющая компания.
Функции основных участников следующие.
• Учредитель управления – прием отчетности и документации по объекту от управляющей компании, принятие решений о дальнейших путях использования и управления объектом.
• Управляющая компания – подготовка финальной отчетности о деятельности по договору (с проведением анализа и оценки результатов), передача учредителю управления документации по объекту.
Используются следующие схемы завершения процесса управления:
а) завершение управления в результате завершения срока действия договора на управление (выполнение программы управления);
б) изменение целей учредителя управление (например, решение о продаже объекта недвижимости);
в) досрочное расторжение договора по инициативе учредителя либо субъекта управления из-за невыполнения другой стороной своих обязательств по договору.
В зависимости от схемы завершения управления может быть осуществлен переход в начало цикла:
а) путем заключения нового договора на управление (с существующим или новым субъектом управления), уточнения целей и концепции управления, проведения анализа объекта, разработки новой программы и т.д.;
б) путем заключения договора на управление между новым владельцем и существующей или другой управляющей компанией, уточнения концепции, обновления данных экспертизы, корректировки программы управления (или разработки повой программы) – при варианте смены собственника – учредителя управления;
в) путем заключения договора на управление между владельцем и другой управляющей компанией, уточнения концепции, проведения анализа объекта, корректировки программы управления (или разработки новой программы).
Алгоритм построения фазы. Этапы, осуществляемые последовательно на фазе завершения:
• оформление прекращения действия договора на управление;
• анализ достигнутых результатов за период управления;
• подготовка финальной отчетности перед учредителем управления;
• передача документации по объекту недвижимости;
• переход в начало цикла (принятие решения о дальнейших направлениях использования и управления объектом).
Создание карт (диаграмм) бизнес-процессов позволяет руководству компании по-другому взглянуть на деятельность своей организации, увидеть, какие функции выполняют структурные единицы, какие области "выпадают" из ноля зрения руководителя, а какие процессы, наоборот, контролируются несколькими менеджерами.