Документы, регулирующие деятельность сотрудников

Инструкция – это организационно-правовой документ, локальный нормативный акт, обязательный для исполнения всеми сотрудниками, на которых распространяется его действие.

Это интересно!

Такой вид документа как инструкция появился впервые в государственном делопроизводстве России в XVIII в. Он был заимствован, по данным специалистов, из Западной Европы.

Инструкция содержит нормы, которые регулируют организационные, финансовые, социальные, технические, технологические и другие специальные сферы деятельности организации (предприятия, учреждения), ее структурных подразделений и должностных лиц. Данный документ разрабатывается также с целью предупреждения и предотвращения ситуаций, угрожающих здоровью и жизни сотрудников учреждения.

На современном этапе нет нормативного правого акта, регламентирующего порядок создания инструкций. Специалисты вынуждены опираться на традиции, сложившиеся в отечественном делопроизводстве, по составлению и оформлению подобного рода документов.

Инструкция традиционно оформляется на общем бланке организации или на простом листе бумаги формата А4, но с фиксированием всех необходимых и обязательных реквизитов и с применением титульного листа.

Состав реквизитов зависит от вида юридического лица, создающего данный документ (государственная, негосударственная (коммерческая, некоммерческая) структура):

– Государственный герб РФ (оформляется при условии издания на бланке учреждения);

– герб субъекта РФ (оформляется при условии издания на бланке учреждения);

– эмблема организации или товарный знак (оформляется при условии издания на бланке учреждения);

– наименование организации;

– гриф утверждения документа;

– оттиск печати;

– наименование вида документа;

– дата документа;

– место составления или издания документа;

– заголовок к тексту;

– текст документа;

– подпись;

– идентификатор электронной копии документа;

– гриф согласования документа;

– визы согласования документа.

Текст инструкции, как правило, содержит следующие разделы:

– общие положения (область распространения действия данного локального нормативного акта, основные нормативные правовые акты, явившиеся основанием для издания данного документа);

– функциональные и/или тематические разделы (устанавливают порядок действий и/или запрет на действия в зависимости от ситуации или сложившихся условий в процессе осуществления служебной деятельности).

Инструкция разрабатывается специалистом или руководителем структурного подразделения, отвечающим за данное направление деятельности учреждения; утверждается руководителем учреждения или вышестоящей организации; вводится в действие приказом по учреждению, подписанным его руководителем, если дата утверждения отличается от даты введения инструкции в действие.

Образцы инструкций представлены в приложениях 4, 5.

Должностная инструкция – организационно-правовой документ, который устанавливает статус работника, его функции, обязанности, ответственность, права и условия труда сотрудника.

В настоящий период не существует нормативного правового акта, регламентирующего порядок разработки названного документа. При создании должностных инструкций можно руководствоваться рекомендациями ВНИИДАД, использовать исторический опыт и сложившиеся в делопроизводстве России традиции, связанные с составлением и оформлением подобных документов.

Законодательство

В соответствии со ст. 143 Трудового кодекса РФ тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих (далее – ЕКС) (Постановление Правительства России от 31 октября 2002 г. № 787).

ЕКС состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих.

Разработкой ЕКС занимается Министерство здравоохранения и социального развития РФ совместно с федеральными органами исполнительной власти, на которые возложены управление, регулирование и координация деятельности в соответствующей отрасли (подотрасли) экономики (п. 2 Постановления Правительства РФ от 31 октября 2002 г. № 787).

Постановлением Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 утвержден Порядок применения ЕКС.

Должностная инструкция в учреждении разрабатывается с целью разграничить, дифференцировать должностные полномочия между ее сотрудниками для рациональной организации рабочего процесса, достижения максимального результата в своей деятельности с наименьшими трудозатратами.

Должностная инструкция составляется на общем бланке учреждения или на простом листе бумаги формата А4, но с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов.

В соответствии с рангом и статусом конкретного юридического лица и должностного лица, на которое разрабатывается должностная инструкция, ее формуляр должен содержать следующий состав реквизитов:

– Государственный герб РФ (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения);

– герб субъекта РФ (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения);

– эмблему организации или товарный знак (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения);

– наименование организации;

– гриф утверждения документа;

– наименование вида документа;

– дату создания документа;

– номер документа;

– место составления или издания документа;

– заголовок к тексту;

– подпись;

– оттиск печати;

– гриф согласования документа;

– визы согласования документа;

– отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

– идентификатор электронной копии документа.

Традиционно композиция должностной инструкции выстраивается следующим образом: в разделе "Общие положения" прописывается точное наименование должности и ее место в структуре учреждения; приводится перечень нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность данного должностного лица. Затем следуют тематические разделы: функции, права, обязанности, ответственность, взаимосвязи по должности. В последнее время дополнительно стали включать в текст инструкции раздел "Оценка должностного лица", хотя критерии оценки вполне допустимо включить в качестве одной из составляющих частей в раздел "Общие положения".

Ознакомление с должностной инструкцией производят в процессе приема сотрудника на работу до подписания трудового договора, под его личную подпись (виза ознакомления).

Автором должностной инструкции, как правило, является руководитель структурного подразделения учреждения. Затем данный документ в обязательном порядке должен пройти процедуру согласования со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами (служба кадров, юридическая служба, бухгалтерия и т.д.). Утверждается должностная инструкция руководителем учреждения или уполномоченным органом управления (например, Правлением общества).

На заметку!

Составлять именные должностные инструкции, конечно, не запрещено, но делать это нецелесообразно, ведь при увольнении работника такая инструкция будет утрачивать силу, а при приеме нового ее придется утверждать заново. В то же время ФИО работника можно проставить вручную на его экземпляре утвержденной должностной инструкции во избежание потери экземпляра. Такие разъяснения даны в Письме Федеральной службы по труду и занятости № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.

Должностная инструкция действует до отмены или принятия в новой редакции. Процедура отмены или внесения изменений и переутверждения зависит от степени серьезности и объема изменения ее содержания. Как правило, сначала должны быть внесены официальные предложения по ее редакции, которые затем должны быть рассмотрены руководством на предмет их необходимости и рациональности и, в случае вынесения положительного решения (по их внесению), должностная инструкция редактируется и проходит аналогичную, изложенную выше процедуру согласования, подписания, утверждения и введения в действие.

Образец должностной инструкции представлен в приложении 6.

Правила – это организационно-правовой документ, который содержит нормы, регламентирующие организационные, социальные, финансовые, технологические и другие специальные стороны функционирования учреждения (предприятия, организации), его структурных подразделений и должностных лиц. Таким образом, данный документ является локальным нормативным актом, который обязателен к исполнению всеми должностными лицами, подпадающими под его действие.

Цель издания данного нормативного документа – предупреждение и предотвращение ситуаций, способных вызвать нежелательный результат, и методы предотвращения последствий в случае их возникновения. Данный документ может быть издан для предотвращения опасных для жизни и здоровья сотрудников ситуаций и предупреждения их возникновения.

Одним из документов, регламентирующих трудовые отношения, в соответствии с законодательством, являются правила внутреннего трудового распорядка. Например, с помощью правил в организации определяют трудовой режим, внутренний распорядок работы, порядок применения к работникам мер поощрений и взысканий, устанавливают права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, а также прочие условия труда.

Правила составляются на общем бланке учреждения или на простом листе бумаги формата А4, но с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов.

В соответствии с рангом и статусом конкретного юридического лица, разрабатывающего правила, их формуляр должен содержать следующий состав реквизитов:

– герб субъекта РФ (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения);

– наименование организации;

– гриф утверждения документа;

– наименование вида документа;

– дату создания документа;

– номер документа;

– место составления или издания документа;

– гриф утверждения документа;

– заголовок к тексту;

– подпись;

– оттиск печати;

– гриф согласования документа;

– визы согласования документа;

– отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

– идентификатор электронной копии документа.

В текст правил традиционно включают следующие разделы: "Общие положения", где прописываются цели и причины издания данного документа, область распространения действия, основания для разработки; тематические разделы устанавливают порядок действий (или наоборот запрет на них) сотрудников учреждения (организации, предприятия) в зависимости от сложившей ситуации.

Ознакомление с правилами производят в процессе приема сотрудника на работу под его личную подпись (виза ознакомления).

Правила разрабатываются специалистом в этой области деятельности, подписываются автором, утверждаются руководителем учреждения и могут вводиться в действие приказом.

Образец правил внутреннего распорядка представлен в приложении 7.

Регламент – свод правил, нормативный правовой акт, регулирующий и регламентирующий определенные направления деятельности учреждения, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Регламенты по своему назначению можно условно подразделить на следующие группы:

– устанавливающие порядок деятельности учреждения, например, "Административный регламент исполнения Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки государственной функции по осуществлению федерального государственного контроля качества образования";

– устанавливающие порядок деятельности руководства учреждения;

– регламентирующие порядок деятельности коллегиального или совещательного органа учреждения (например, коллегии Министерства).

Исторический экскурс

В России начата XVIII в. регламенты – законодательные акты, определявшие общую структуру, статус и направления деятельности отдельных государственных учреждений. Всего в петровский период было утверждено семь регламентов – Кригскомиссариату (о выдаче жалованья в полках, 1711 г.); Штате-конторе (о государственных расходах, 1719 г.); Коммерц-коллегии (о торговле, 1719 г.); Камер-коллегии (о государственных доходах, 1709 г.); Генеральный регламент (о форме и деятельности коллегий, 1720 г.); Главному магистрату (о городском устройстве, 1721 г.); Духовный регламент (о Синоде и церковном управлении, 1721 г.)^[1].

Административным регламентом является нормативный правовой акт федерального органа исполнительной власти, устанавливающий сроки и последовательность административных процедур (действий) федерального органа исполнительной власти и органа государственного внебюджетного фонда при осуществлении государственного контроля (надзора), а также процедур (действий), осуществляемых по запросу физического или юридического лица либо их уполномоченных представителей в пределах, установленных нормативными правовыми актами РФ полномочий в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Административные регламенты разрабатываются в соответствии с Правилами разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. № 373.

Регламент коллегиального или совещательного органа определяет:

– статус коллегиального или совещательного органа;

– порядок планирования работы;

– порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

– внесение материалов на рассмотрение;

– порядок рассмотрения материалов и принятие решений на заседании;

– ведение протокола заседания;

– оформление решения;

– порядок доведения решений до исполнителей;

– материально-техническое обеспечение заседаний.

В ходе разработки проект регламента обсуждается на заседании членами коллегиального или совещательного органа, после чего проходит процедуру согласования со всеми заинтересованными структурными подразделениями, должностными лицами и с юридической службой.

Текст регламента состоит из разделов с самостоятельными заголовками разделов, рубрицированных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Обязательными реквизитами регламента являются:

– наименование учреждения (а также наименование коллегиального или совещательного органа, если регламент посвящен данному органу);

– вид документа;

– дата документа;

– регистрационный номер документа (при непосредственном утверждении руководителем);

– место составления документа;

– заголовок к тексту;

– визы согласования документа;

– подпись;

– гриф утверждения.

Регламент утверждается руководителем учреждения, руководителем коллегиального органа или приказом руководителя учреждения. Пример: Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 12 декабря 2011 г. № 1521 "Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом РФ государственной услуги по приему и регистрации заявлений граждан об установлении им пенсий в соответствии с федеральными законами “О трудовых пенсиях в РФ” и “О государственном пенсионном обеспечении в РФ”".

Порядок внесения изменений, как правило, определен действующими законодательными и нормативными правовыми актами и локальными правовыми актами учреждения.

Должностной регламент составляется по каждой штатной должности государственной гражданской службы^[2].

Положения должностного регламента, а также результаты его исполнения гражданским служащим учитываются в случаях:

– проведения конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы;

– проведения квалификационного экзамена;

– поощрения гражданского служащего;

– оценки его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации;

– планирования профессиональной служебной деятельности;

– включения в кадровый резерв.

Рекомендации по разработке должностных регламентов федеральных гражданских служащих утверждены письмом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 10 августа 2005 г. № 3855-ВС. Рекомендации содержат положения, которые можно использовать для подготовки конкретных должностных регламентов как для федеральных гражданских служащих, гак и для гражданских служащих субъектов РФ.