Документооборот в учреждениях социальной защиты

Управленческая деятельность любой организации, в том числе и учреждений социальной защиты, базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации, используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности.

Компетентность в вопросах делопроизводства, наличие необходимых умений и навыков в работе с документами, понимание их роли в системе управления – важнейший признак современной деловой культуры и высокого профессионализма руководителя.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация чаще всего принимает фиксированный, документальный характер. Собственно, документирование заключается в фиксации на бумаге или других информационных носителях управленческих действий и включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Согласно ГОСТу Р 51141–98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Управление учреждением социальной защиты требует создания многих видов документов. Так, коллегиальная деятельность по управлению учреждением фиксируется в протоколах; единоличная распорядительная деятельность – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и личному составу; работа комиссий – в актах; административно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах и т.д. Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как они являются основными носителями информации, на базе которой принимаются решения. Развитие любого социального учреждения требует документального оформления его деятельности в соответствии с организационно-правовыми нормами и действующим законодательством. Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации – своевременность принятия решения.

Документооборот – это своего рода конвейер по переработке документов, и этот конвейер имеет свои этапы, на которых определенными должностными лицами выполняются определенные действия. Представим, что этот конвейер остановился или на каком-то участке произошел сбой. Каковы будут последствия? Парализация основной деятельности организации. Чтобы этого не произошло и конвейер работал эффективнее, нужен достаточный уровень подготовки всех, кто стоит у этого конвейера. А участие в этом процессе принимают все сотрудники: одни учитывают, другие исполняют.