Документооборот и порядок хранения документов

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных учетных документов организациями, в том числе казенными учреждениями, регламентирован действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР по согласованию с ЦСУ СССР от 29 июля 1983 г. № 105.

Документооборот в учреждении, под которым понимают движение первичных учетных документов (создание, получение от других организаций, принятие к учету, обработка, передача в архив), регламентируется графиком, примерная форма которого приведена в табл. 3.3.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а руководитель учреждения утверждает данный документ. До каждого исполнителя доводится выписка из графика с перечислением документов, относя

Таблица 3.3. Примерная форма графика документооборота

щихся к сфере его деятельности, сроки их представления в бухгалтерскую службу.

По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим Журналам операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело), на обложке которой необходимо указать: наименование учреждения, название и порядковый номер папки (дела); отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера Журналов операций; количество листов в папке (деле).

Учетная политика казенного учреждения

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете под учетной политикой понимается совокупность принятых организацией способов ведения бухгалтерского учета (первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности).

Учетная политика включает в себя методологическое, организационное и техническое обеспечение учетного процесса.

Методологический раздел учетной политики регламентирован Инструкцией по бюджетному учету, где определены:

o критерии, при соблюдении которых актив признается основным средством, нематериальным активом, непроизведенным активом, материальным запасом;

o правила оценки нефинансовых активов;

o порядок начисления амортизации по основным средствам и нематериальным активам;

o порядок формирования стоимости материальных запасов.

Помимо этого учреждения должны руководствоваться правилами формирования учетной политики, закрепленными ст. 6 Закона о бухгалтерском учете. Они приведены в табл. 3.4.

Таблица 3.4. Правила формирования учетной политики

Перечень правил	Законодательная норма (Закон о бухгалтерском учете)
Учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бюджетного учета	п. 3 ст. 6
Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год	п. 4 ст. 6
Изменение учетной политики может производиться в случаях изменения законодательства РФ или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, разработки учреждением новых способов ведения бухгалтерского учета или существенного изменения условий деятельности учреждения	п. 4. ст. 6
Изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года	п. 3 ст. 6

Приказ об учетной политике учреждения должен раскрывать способы и средства бюджетного учета, по которым допускается их выбор, либо они вообще не регламентированы нормативными актами. В приказ не следует включать обильные цитаты из законов и инструкций. Ряд разделов учетной политики может быть оформлен отдельными приказами либо дан в виде приложений.

В документе "Учетная политика учреждения" должны быть отражены следующие вопросы регламентации бюджетного учета.

1. Общие вопросы организации учета.

В соответствии со ст. 6 Закона о бухгалтерском учете существует три варианта организации бухгалтерской службы в учреждении:

o бухгалтерская служба как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

o введение в штат должности бухгалтера;

o передача ведения бюджетного учета централизованной бухгалтерии.

Отражая один из вышеуказанных видов организации бухгалтерской службы в приказе об учетной политике, необходимо сформировать следующие положения, которые могут быть как самостоятельными документами, так и приложением к приказу:

o Положение о бухгалтерии (или централизованной бухгалтерии). Для централизованной бухгалтерии крайне необходимо определить порядок взаимоотношений с обслуживаемым учреждением;

o должностные инструкции специалистов бухгалтерии.

2. Порядок и сроки проведения инвентаризации нефинансовых активов, обязательств.

Порядок, количество и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Персональный состав инвентаризационных комиссий может утверждаться как в рамках учетной политики, так и отдельными приказами. При этом должна утверждаться комиссия для проведения внезапной ревизии кассы, частота контрольной инвентаризации денежных средств (при наличии бухгалтерской службы как структурного подразделения).

3. Рабочий план счетов.

Приводится сформированный рабочий план счетов, который не противоречит Плану счетов бюджетного учета.

4. График документооборота.

В виде приложения к приказу об учетной политике необходимо составить и привести график документооборота, содержащий перечень и формы первичных учетных документов, сроки их составления, а также перечень должностных лиц, ответственных за оформление, исполнение, обработку и проверку каждого документа, срок его исполнения и порядок передачи в архив.

5. Технология обработки учетной информации.

Так как в современных условиях КУ имеют широкую возможность выбора программных продуктов для ведения бюджетного учета, используемый программный продукт следует указать в учетной политике.

6. Формы первичных учетных документов.

Если учреждение при отражении фактов хозяйственной деятельности применяет документы, не утвержденные Инструкцией по бюджетному учету или не имеющие унифицированную форму, то тогда утверждается перечень таких неунифицированных форм. При этом необходимо учитывать установленные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете требования к оформлению первичных учетных документов.

7. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Утверждается перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов в соответствии с п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

8. Структура инвентарного порядкового номера.

В соответствии с п. 18 Инструкции по бюджетному учету основному средству присваивается уникальный инвентарный порядковый номер. Однако правила составления инвентарного номера не определены. Поэтому бюджетному учреждению необходимо самостоятельно сформировать эти правила и отразить в учетной политике.

9. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Необходимо отразить предельный размер и период времени, в течение которого полученные денежные средства должны быть использованы, сроки представления работником Авансового отчета.

10. Способ оценки имущества, получаемого в виде пожертвования.

Оценка имущества, полученного в виде пожертвования (за исключением денежных средств) может определяться постоянно действующей инвентаризационной комиссией по рыночным ценам, в случае, если жертвователь не указал стоимость имущества или нет подтверждающих документов.

Ниже приведен пример приказа "Об учетной политике" казенного образовательного учреждения.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", правилами бюджетного учета, установленных Инструкцией по бюджетному учету, положениями бюджетного законодательства, иными нормативными правовыми актами РФ ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить единую Учетную политику (указывается наименование учреждения).

2. Применять утвержденную настоящим приказом учетную политику с 01.01.200.. г., во все последующие отчетные периоды с внесением в нее в установленном порядке необходимых изменений и дополнений.

3. Ознакомить с положениями учетной политики всех сотрудников, имеющих отношение к учетному процессу.

4. Ответственность за исполнение учетной политики, достоверное отражение деятельности на счетах бюджетного учета, своевременное предоставление полной и достоверной бюджетной и налоговой отчетности возлагаю на главного бухгалтера.

5. Ответственность за организацию бюджетного и налогового учета, организацию хранения документов, соблюдения законодательства оставляю за собой.