Документирование

Документирование – это начальный этап учетного процесса, на основе которого в дальнейшем возможно достоверное отражение хозяйственной деятельности. Документы, являясь основой для бухгалтерских записей, имеют большое оперативное значение в осуществлении управления в организации. В частности, производится текущий анализ производственно-хозяйственной деятельности, проверяется законность и целесообразность тех или иных хозяйственных операций, обоснованность расходования товарно-материальных ценностей.

Документирование – это способ отражения (регистрации) хозяйственных операций в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей (разноски по счетам).

Согласно ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В составе документов указанный Закон различает первичные документы и учетные регистры.

Первичные документы фиксируют факты совершения хозяйственных операций в той последовательности, в которой они проводятся. Это обеспечивает сплошной учет всех объектов, юридическое обоснование бухгалтерских записей, основой которых служат документы, имеющие доказательную силу, контроль за сохранностью собственности.

Первичный учетный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Примерами первичных документов являются:

– кассовые документы, а именно приходные кассовые ордера, составляемые в момент внесения наличных денег в кассу организации, а также расходные кассовые ордера, оформляемые при выдаче денег из кассы организации (при выдаче средств на командировочные расходы, заработной платы, на приобретение какого-либо недорогостоящего имущества для нужд организации и т.д.);

– банковские документы, например платежные поручения, подтверждающие движение денег на банковском счете (как приход, так и расход);

– товаротранспортные накладные, сопровождающие приход товарно-материальных ценностей на склад организации или, наоборот, отпуск продукции со склада и многие другие.

В соответствии со ст. 9 Закона о бухучете к учету принимаются первичные документы, составленные по установленной форме и содержащие необходимые обязательные реквизиты, такие как номер документа, дата его оформления, подписи ответственных лиц, печать и др.

Данные первичных документов в обобщенном виде систематизируются в промежуточных регистрах (ст. 10 Закона о бухучете).

Учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, сводные листы, журналы, ордера и другие виды документов, где производится обобщение данных первичных документов по направлениям и видам хозяйственных операций. К таким документам относятся кассовые книги; Журнал № 2, обобщающий движение денежных средств на банковских счетах организации; Журнал № 6, содержащий информацию о состоянии расчетов с поставщиками, и т.д. Эти промежуточные документы, аккумулирующие информацию и систематизирующие ее по направлениям деятельности организации, служат источником для заполнения форм отчетности.

Оценка. Все хозяйственные операции в первичных документах, сводных регистрах и отчетности должны быть выражены в тех или иных количественных измерениях. Характеристике оценки имущества и обязательств посвящена ст. 11 действующего Закона о бухучете. Для отражения хозяйственных операций в учете используются три вида измерителей: натуральный, трудовой и денежный.

Оценка в натуральных и трудовых измерителях применяется в процессе аналитического учета.

Пример 1. В разрезе синтетического счета 10 "Материалы" аналитический учет ведется по видам материалов, а именно: трубы измеряются в штуках; горюче-смазочные материалы и топливо – в литрах и т.д. Это натуральные показатели.

Пример 2. Для того чтобы произвести начисление заработной платы по синтетическому счету 70, аналитический учет ведется по каждому работнику в соответствии с повременной системой оплаты труда. Для этого осуществляется подсчет количества отработанных каждым человеко-часов. Это трудовой измеритель.

Указанные измерители применяются в самых различных сочетаниях. Однако в процессе оценки натуральные и трудовые показатели, содержащиеся в документах аналитического учета, переводятся в денежные. Таким образом, в итоге денежный измеритель является единым измерителем, в котором должны быть выражены все хозяйственные средства, которыми располагает организация. Так, в ст. 12 Закона о бухучете установлено, что объекты бухгалтерского учета подлежат денежному измерению, которое производится в валюте РФ. Если иное не установлено законодательством РФ, стоимость объектов бухгалтерского учета, выраженная в иностранной валюте, подлежит пересчету в валюту РФ.

В бухгалтерском учете оценка производится различными специальными методами в зависимости от объекта учета, подлежащего оценке. Например, существуют следующие виды оценки стоимости основных средств: первоначальная, восстановительная, остаточная. Правила оценки основных средств установлены в Положении по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/01), утв. приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н.

Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости. Первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов. Восстановительная стоимость основных средств возникает в результате их дооценки или переоценки в случае, например, резкого увеличения рыночной цены аналогичных объектов. Остаточная стоимость основных средств определяется после начисления их амортизации.

Свои правила оценки применяются:

– к производственным запасам (например, материалам); при постановке на учет они оцениваются (аналогично основным средствам) по фактической стоимости их приобретения. Индивидуальные правила оценки материально-производственных запасов содержатся в Положении по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" (ПБУ 5/01), утв. приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н.

– нематериальным активам (оценка осуществляется в соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету "Учет нематериальных активов" (ПБУ 14/2007), утв. приказом Минфина России от 27 декабря 2007 г. № 153н.