Лекция 4. Документационное обеспечение кадровой работы

В результате освоения данной главы студент должен:

знать

• основы документационного обеспечения кадровой работы;

• структуру и ОГЛАВЛЕНИЕ кадровой документации;

• ОГЛАВЛЕНИЕ правовых актов и методических материалов, регулирующих вопросы кадрового делопроизводства;

• требования к составлению и оформлению кадровой документации;

• особенности документирования трудовых отношений;

уметь

• составлять и оформлять основные виды кадровой документации;

владеть

• навыками работы с кадровыми документами;

• методикой документационного сопровождения процедур кадровых технологий;

• методикой организации работы с кадровыми документами.

Порядок и последовательность нужнее великих дарований для того, чтобы хорошо управлять.

О. Мирабо

В процессе функционирования любого юридического лица вопросы организации труда, управления трудовыми и иными отношениями и регламентации этих процессов занимают одно из важнейших мест, составляя основу управления персоналом. Результатом регламентирования внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, составляющий кадровую документацию.

Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя, независимо от масштабов и организационно-правовой формы деятельности. Для решения проблемы полбора работников, оформления с ними трудовых отношений любой организации необходимо иметь в своем составе специализированную структуру – службу кадров или специально выделенного сотрудника, занимающегося кадровой работой. Это относится и к работодателям – физическим лицам, являющимся индивидуальными предпринимателями.

• Служба кадров – самостоятельное структурное подразделение организации, созданное в целях обеспечения документирования отношений в сфере труда и подчиненное непосредственно руководителю организации или его заместителю по кадрам.

Обязательность документирования трудовых отношений предусмотрена ТК РФ и подзаконными нормативными правовыми актами. В ряде статей ТК РФ указаны виды и разновидности основных кадровых документов:

• штатное расписание (ст. 15, 57);

• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189);

• трудовой договор (ст. 67);

• документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников (ст. 86);

• приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении с работы, применении дисциплинарного взыскания (ст. 68, 62, 84.1, 193);

• трудовая книжка (ст. 66, 84.1);

• график отпусков (ч. 2 ст. 123);

• письменное заявление работника о выдаче работнику документов, связанных с работой, оформлении новой трудовой книжки, переводе работника на постоянную работу к другому работодателю, увольнении работника по его инициативе, замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, реализации права на отпуск при увольнении, предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (ст. 62, 65, 72.1, 80, 126–128) и др.

Правильное оформление возникновения, изменения и прекращения трудовых отношений имеет значение для каждого работника не только в период работы, но и после увольнения. Отсутствие необходимых документов, ошибки в оформлении кадровых документов могут лишить человека права на получение соответствующих льгот и преимуществ не только в период работы, но и после выхода его на пенсию.

• Кадровое делопроизводство – комплекс мероприятий, направленных на разработку документов по управлению персоналом, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации для регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров.

Кадровое делопроизводство – инструмент, позволяющий:

• четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений для достижения "баланса интересов" сторон трудовых отношений;

• создать организационно-правовые основы трудовых отношений;

• документально закрепить единые принципы корпоративных отношений;

• построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам организации;

• обеспечить комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров и обеспечения мер по охране труд;

• разрешать трудовые споры.

Таким образом, ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформлять трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решать множество других задач, обеспечивая юридическую силу документов, жизненно важных для каждого гражданина.

ОГЛАВЛЕНИЕ кадровой работы определено ст. 44 Закона о гражданской службе. Оно включает:

1) формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;

2) подготовку предложений о реализации положений Закона о гражданской службе, других федеральных законов и иных нормативных правовых актов о гражданской службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя;

3) организацию подготовки проектов актов государственного органа, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений государственного органа;

4) ведение трудовых книжек гражданских служащих;

5) ведение личных дел гражданских служащих;

6) ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;

7) оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих;

8) обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;

9) организацию и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;

10) организацию и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих;

11) организацию и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих;

12) организацию заключения договоров о целевом приеме и договоров о целевом обучении;

13) организацию дополнительного профессионального образования гражданских служащих;

14) формирование кадрового резерва, организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

15) обеспечение должностного роста гражданских служащих;

16) организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;

17) организацию проведения служебных проверок;

18) организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных настоящим Законом и другими федеральными законами;

19) консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы.

Образование в структуре кадровых служб федеральных органов исполнительной власти структурных подразделений по профилактике коррупционных и иных правонарушений расширило круг функциональных обязанностей кадровых служб, включив в их число:

• оказание федеральным государственным служащим консультативной помощи по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению и общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных У́казом Президента РФ от 12.09.2002 № 885;

• уведомление представителя нанимателя, органов прокуратуры РФ и иных федеральных государственных органов о фактах совершения федеральными государственными служащими коррупционных и иных правонарушений;

• обеспечение реализации федеральными государственными служащими обязанности по уведомлению представителя нанимателя, органов прокуратуры РФ и иных федеральных государственных органов обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных и иных правонарушений и др.

Исполнение каждой из названных функций отражается в соответствующей документации, подготовка которой требует безупречного знания нормативно-правовой базы делопроизводства, регулирующей все процедуры документационного сопровождения предусмотренных законом кадровых процедур, и умения практически применять эти знания в использовании разрешенных к применению форм документов.