Договорная политика организации

В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации существуют договоры возмездные и безвозмездные.

Основными возмездными договорами являются:

1) лицензионный договор;

2) договор на отчуждение исключительного права;

3) договор купли-продажи;

4) договор аренды;

5) договор возмездного оказания услуг;

6) договор поставки;

7) договор подряда;

8) договор на выполнение проектных и изыскательских работ;

9) договор перевозки груза;

10) кредитный договор и договор займа;

11) договор банковского вклада и договор банковского счета;

12) договор имущественного страхования;

13) договор складского хранения.

К безвозмездным договорам относятся договоры безвозмездной передачи имущества.

Наряду с этим договоры условно можно разделить:

• на договоры в отношении основной деятельности (лицензионный договор, договор на отчуждение исключительного права, договор купли-продажи, договор аренды, договор возмездного оказания услуг);

• договоры в отношении хозяйственной деятельности фирмы (договор поставки, договор подряда, договор на выполнение проектных и изыскательских работ, договор перевозки груза).

С целью экономии денежных средств, а также из-за возможной необязательности контрагентов предусматривается возможность использования договоров взаимозачета с учетом наличия налоговых рисков в результате их использования.

В целях обеспечения эффективной договорной политики в каждой организации должен быть установлен порядок подготовки, заключения, хранения, регистрации договоров.

Пример

Рассмотрим эти требования на примере фотогалереи ООО "Андромеда".

Согласование договоров. Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем вместе с юристом.

Интересы ООО "Андромеда" представляют арт-директор и куратор галереи, а также существует возможность найма третьих лиц и специалистов.

Указанные лица организовывают переговоры совместно с противоположной стороной, ведут переписку.

На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Их примерный перечень: документы, содержащие сведения о контрагентах:

1) документы, предоставляемые юридическим лицом:

• копии учредительных документов;

• копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица;

• копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель);

• копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями;

• копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов;

• копия свидетельства о постановке на налоговый учет;

• документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты;

• заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);

2) документы, предоставляемые контрагентом – физическим лицом:

• копия паспорта;

• копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства;

• копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц – индивидуальных предпринимателей);

• банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк);

• копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ. Примерная структура договора. В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:

• Преамбула.

• Предмет договора.

• Права и обязанности сторон.

• Стоимость и порядок осуществления расчетов.

• Особые условия договора.

• Ответственность сторон.

• Изменение, расторжение и прекращение договора.

• Конфиденциальность.

• Разрешение споров.

• Обстоятельства непреодолимой силы.

• Срок действия договора.

• Адреса и реквизиты сторон.

• Подписи сторон.

Согласование проекта договора. Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в бухгалтерию вместе с пакетом документов.

Приблизительный состав пакета документов следующий:

1) проект договора в электронной форме;

2) документы, подготовленные контрагентом;

3) лист согласования, содержащего следующую информацию: Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает; визу ответственного исполнителя; визы руководителей ответственного исполнителя; вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение); наименование контрагента, список визирующих; дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор;

4) пояснительная записка (в необходимых случаях). Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию: обоснование необходимости заключения договора; обоснование выбора контрагента; о контрагенте; предмет договора (кратко); сумму договора; условия платежа; условия получения платежа либо исполнения обязательств;

5) технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости. Оно содержит следующую информацию: обоснование целесообразности совершения сделки; предмет сделки, общую сумму сделки, иные существенные условия; смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки; сроки исполнения сделки; описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д.

Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале (табл. 4.1). Там же отражается ход согласования проектов договоров со ссылками на даты поступления договоров. Перечень лиц, занимающихся согласованием договора:

• юрист;

• генеральный директор;

• бухгалтер.

Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора, что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, визируют договор юрист, финансовый директор, главный бухгалтер, руководитель заинтересованного подразделения. Заключение договора (подписание и заверение печатью). Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:

• равным количеству сторон;

• для договоров, действующих с даты регистрации их уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления (например, договоров аренды), – равным количеству сторон плюс один экземпляр для регистрирующего органа;

• при условии визирования (парафирования) каждой страницы договора лицами, которые его подписывают, – равным количеству участников договора. Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предо-

Регистрационный номер	Номер контрагента	Дата договора	Наименование контрагента	Предмет договора	Срок действия договора	Ответственное подразделение (лицо)	Цена договора	Наличие приложений	Кто подписал договор
115	АВ104	15.03.12	ООО "Леос"	Поставка мебели	31.12.12	Коммерческая служба (А. Б. Петров)	30 000 руб.	№ 1	Генеральный директор
116	–	16.03.12	ЗАО "МОР"	Проведение семинара	25.03.12	Юридическая служба (О. В. Козлов)	7000 руб.	–	Генеральный директор

ставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы. При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указываются: название организации; номер листа договора из общего числа листов, например "Лист № 1 из 5 листов"; подпись соответствующего руководителя; прошивание листов договора с указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа.

Право подписания договора имеют:

• лица, занимающие конкретную должность в соответствии с учредительными документами организации;

• лица, получившие доверенность.

Все договоры, подписанные первым лицом организации или уполномоченным им лицом на основании доверенности, заверяются печатью организации. Печать ставится на договор:

• при наличии подписи;

• наличии виз необходимых лиц;

• совпадении подписи на договоре с образцом подписи уполномоченного лица в реестре образцов подписей.

Регистрация договоров. Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Для регистрации договоров существует специальный журнал, который, как правило, ведется в электронном виде. Рекомендуем следующий состав граф журнала регистрации договоров:

• регистрационный номер;

• дополнительный номер (номер контрагента);

• дата договора;

• наименование контрагента;

• предмет договора;

• срок действия;

• ответственное подразделение (ответственный исполнитель);

• цена договора;

• наличие приложений;

• кто подписал договор.