Деловое письмо
Кто ясно мыслит, тот ясно излагает.
Николя Буало
Представить себе современное эффективное деловое общение без делового письма невозможно. Сегодня постоянная необходимость установления, поддержания и развития деловых контактов, следствием которого является ежедневный обмен разного рода деловыми бумагами, – это залог успешного движения вперед современного специалиста в любой сфере деятельности. Умение организовывать свою письменную речь по законам русского литературного языка, создавать безукоризненные деловые бумаги и поддерживать на должном уровне деловую переписку стало насущной необходимостью и как никогда является показателем ответственного и высокопрофессионального отношения не только к делу, но и к своим деловым партнерам.
Понятие о деловом письме
Деловое письмо – один из самых древних атрибутов делового общения. Возникшее практически одновременно с письменностью, деловое письмо на протяжении всей истории развития человечества сопровождало деловые контакты, не просто обслуживая, но и предшествуя им и активизируя их.
Глубокие исторические корни имеет и русская официальноделовая письменная речь. Традиции русского делового письма уходят на много веков назад, а именно в X в., когда в Древней Руси начинает складываться система письменного оформления правовых и имущественных отношений, выразившаяся в различного рода "грамотах": жалованных, отпускных, полных, вкладных. Уже к XIV–XV вв. на Руси накапливается определенный опыт делового письма и появляются первые образцы написания отдельных деловых бумаг, изложенные в сборниках образцовых текстов – так называемых формулярниках (например, формулярники Московской митрополичьей кафедры, формулярник архиепископа Новгородского Феодосия и др.).
В петровскую эпоху получают широкое распространение письмовники – сборники образцов разного рода писем, среди которых были прошения, записки по делу, контракты, аттестаты, одобрения, расписки и т.п. Наиболее известными являются "Наставления, как сочинять и писать всякие письма к разным особам". Издававшиеся впоследствии вплоть до 1917 г., письмовники заложили основы русского делового письма.
В XIX в. в России окончательно складывается государственный и чиновнический аппарат, оформляется делопроизводство, появляется обширная литература по нему. Официальный высокий стиль государственных бумаг был призван свидетельствовать о мощи и величии империи. В своих основных чертах официальноделовое письмо этого периода стало определяющим на ближайшие два века.
Советское деловое письмо характеризуется, с одной стороны, продолжением традиций стилистического дифференцирования и закрепления лексических и синтаксических средств за определенными видами деловых бумаг, а с другой – систематизацией делопроизводства и научным изучением документационного обеспечения управления. Была создана Единая государственная система документации (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, изданы государственные стандарты (ГОСТ) на управленческие документы, унифицированные системы документации.
Социально-политические и экономические отношения, возникшие в постсоветское время, в значительной мере изменили ОГЛАВЛЕНИЕ и формы делового общения, что привело к появлению новых видов деловых бумаг, среди которых большое место занимает рекламная и PR-корреспонденция. Новые тенденции в практике современного делового письма – это информационные письма, письма-оферты, письма-рекламации, письма в виде бланков заказа, письма-резюме и т.п. По сравнению с советской эпохой возросло и количество поводов для составления и отправления деловых писем, в деловой корреспонденции наблюдается существенное жанровое разнообразие. Но, несмотря на это, в основе современного делового письма лежит бесценный опыт письменной деловой речи предшествующих поколений.
Деловое письмо – это регламентируемая форма взаимодействия между частными лицами или частным лицом и государством, призванная служить средством фиксации деловой, управленческой, служебной информации; одно из средств обмена деловой информацией.
Деловое (служебное) письмо представляет собой письменное обращение к должностному лицу, предприятию, организации, учреждению, подготовленное в соответствии с правилами деловой переписки.
С точки зрения содержания деловое письмо должно в полной мере отвечать таким требованиям, как:
• актуальность информации (ее своевременность);
• достоверность информации (ее соответствие действительности, объективность);
• убедительность представленных в деловых бумагах доводов (аргументированность);
• полнота информации (достаточность).
С точки зрения изложения деловое письмо имеет свои особенности языкового оформления, обусловленные единственным приемлемым языковым средством – официально-деловым стилем русского литературного языка. Перечислим стилевые черты официально-деловой письменной речи:
• официальность, строгость выражения мысли;
• нейтральный тон изложения (не допустимы эмоциональнооценочная лексика, разговорные и просторечные элементы);
• объективность и логичность изложения;
• долженствующе-предписывающий характер;
• точность и детальность изложения (отсутствие многозначности, употребление слов в основном номинативном значении);
• стереотипность (подчиненность установленным образцам, употребление устойчивых языковых оборотов, общепринятых сокращенных наименований);
• лаконизм (ОГЛАВЛЕНИЕ делового письма в идеале не должно превышать 1–2 страниц);
• соответствие нормам делового этикета (употребление формул речевого этикета).
За многовековую историю официально-делового письма сложились и определенные языковые формулы (или иначе – языковые модели) для оформления типовых официально-деловых ситуаций и соответствующего им жанра документа.
Языковые формулы – это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, которые используются в регулярно повторяющихся ситуациях делового общения. Знание языковых формул и умение их использовать в определенной последовательности позволяет моделировать текст документа, его структуру, что значительно упрощает процедуру создания официальной бумаги. Отметим, что в процессе исторического развития общества и литературного языка эти формулы не оставались неизменными, можно сказать, что по сравнению с прошлым сегодня мы используем весьма упрощенные языковые варианты.
Языковые формулы заголовков к тексту деловой бумаги:
• предлог о + существительное в предложном падеже
О проведении Дней славянской письменности и культуры
• по вопросу о + существительное в предложном падеже По вопросу об организации помощи пострадавшим
• касательно + существительное в родительном падеже Касательно заказа на поставку рекламой печатной продукции
Языковые формулы обращения:
Уважаемый (должность)!
(если имя, отчество, фамилия неизвестны)
Уважаемый господин (фамилия)!
(преимущественно к иностранцу)
Уважаемый А. В. Иванов!
(официально, нейтрально)
Уважаемые господа!
(официально, нейтрально, ко всем)
Уважаемый Александр Иванович!
Уважаемая Марина Сергеевна!
(традиционно, официально)
Глубокоуважаемый Владимир Егорович!
(к личностно значимому для Вас лицу, но не являющемуся Вашим руководителем)
Языковые формулы основной части письма для выражения:
• мотивов создания документа
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...
В ответ на Ваш запрос сообщаем...
Согласно решению Департамента образования...
В подтверждение нашего телефонного разговора...
• причин создания документа
Ввиду чрезвычайных обстоятельств...
Учитывая повышение спроса на продукцию Вашего предприятия...
В связи с нарушением сроков доставки товара...
• цели создания документа
В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес...
Во исполнение приказа ректора университета...
Для согласования ряда спорных вопросов...
• сообщения, уведомления
Сообщаем, что...
Информируем Вас о том, что...
Уведомляем Вас о...
Организация извещает о...
Считаем необходимым поставить Вас в известность...
Довожу (доводим) до Вашего сведения, что...
• распоряжения, приказа
Назначить на должность...
Утвердить решение Ученого совета института...
Обязать руководителей структурных подразделений...
Создать комиссию в составе...
Возложить ответственность за обеспечение порядка проживания студентов в общежитии на...
Назначить расследование по факту...
• предложения
Предлагаем рассмотреть возможность сотрудничества в области...
В ответ на Ваш запрос можем предложить Вам...
По Вашей просьбе высылаем прайс-лист продукции и предлагаем ознакомиться с...
• отказа от предложения
К сожалению, мы не располагаем возможностью...
Ваш проект отклонен по следующим причинам...
Присланная Вами смета расходов на... не может быть утверждена в силу...
Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше предложение не может быть реализовано в установленный Вами срок...
В настоящее время наша организация не имеет возможности заключить договор о...
• обещания, гарантии
Гарантируем, что...
Конфиденциальность информации гарантируется...
Факты нарушений правил торговли будут рассмотрены в установленном порядке...
Соответствующие меры будут приняты...
• напоминания, предупреждения
Напоминаем Вам, что в соответствии с достигнутыми договоренностями Вы должны...
Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате составляет...
Уведомляем Вас о том, что срок сдачи объекта истекает...
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что издательство оставляет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в случае несвоевременного представления рукописи...
• просьбы
Обращаемся к Вам с просьбой...
Просим направить в адрес нашей организации сведения о...
Просим выслать каталоги изделий...
Просим принять меры...
Прошу разрешить мне отсутствовать на рабочем месте ... числа в связи с...
Прошу принять меня на работу на должность...
• приглашения
Приглашаем Вас принять участие в... (стать участником...)
Приглашаем представителя Вашей компании посетить наше предприятие...
Просим принять участие в проведении выставки-ярмарки...
Языковые формулы заключительной части текста:
Надеемся получить ответ в ближайшее время...
Рассчитываем, что наша просьба будет выполнена...
Будем рады продолжению сотрудничества...
Ожидаем Вашего согласия...
Убедительно просим Вас сообщить о своем решении в ближайшее время...
С уважением (подпись)
Отдельного рассмотрения заслуживают деловые документы личного характера. К ним относятся автобиография, резюме, личное заявление, анкета, характеристика, рекомендация, доверенность личного характера, расписка. Это документы, которые мы создаем в связи с нашей профессиональной и социальной деятельностью. Из этих документов профессиональные сообщества, общественные организации извлекают информацию о нас и формируют о нас первое впечатление. И конечно, необходимо, чтобы оно было достойным.