Лекция 11. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

В результате изучения этой главы студенты должны:

знать

• историю становления деловой переписки;

• специфику делового письма как формы коммуникации;

• структуру делового письма и правила оформления деловых писем;

• специфику и правила деловой переписки по электронной почте;

уметь

• правильно оформить деловое письмо;

• раскрыть основные положения содержания резюме; владеть

• стилем и языком деловой переписки, ее этическими и этикетными нормами.

Деловая переписка – важнейшая форма деловой коммуникации, а также наиболее часто употребляемая группа документов в письменном деловом общении. Она используется для оперативного информационного обмена между организациями, фирмами и т.д. Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Деловая переписка имеет непосредственное отношение нс только к делопроизводству, но и ко всему процессу управления бизнесом. По тому, как ведется деловая переписка, каково отношение к ней в организации, можно судить о ее эффективности. Качество деловой переписки имеет прямое отношение также к имиджу организации. Грамотное отношение к деловым письмам, их квалифицированное составление и оформление создают привлекательный образ организации не только для актуальных, но и для потенциальных партнеров. Кроме этого хорошо поставленная деловая переписка способствует эффективному управлению организацией. Широкое распространение сегодня получила переписка посредством электронной почты. Ее системы расширили и интенсифицировали письменное общение. В результате оперативности увеличивается комфортность и привлекательность деловой переписки. Поэтому электронная почта рассматривается сегодня как весьма перспективная письменная коммуникация. Таким образом, грамотная, хорошо отлаженная деловая переписка является важнейшим компонентом современного менеджмента и всей деятельности организации.

Из истории становления деловой переписки

Деловая переписка является также важнейшей формой вербальной деловой коммуникации. Вместе с тем это и древнейшая ее форма. С самого возникновения письменности деловая переписка начинает занимать ведущее место в различных сферах жизни общества и человека. Формы, носители и стили делового письма при этом были самые разнообразные: глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Таким образом, уже в те далекие от нас времена существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения, вел переговоры, объявлял о своих намерениях и т.п. При этом языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Достаточно сказать, что многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

На Руси первые виды деловой переписки, первые документы появляются после введения в X в. письменности. Примерами первых письменных документов были тексты договоров русских с греками. В XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси "Русская Правда" – оригинальный памятник письменности. С XV в. сведение о том, кто писал текст, становится нормой, а с XVII–XVIII вв. – обязательным реквизитом делового письма. Разнообразное и обширное делопроизводство допетровской Руси потребовало выработки единых подходов к оформлению и обработке документов. Постепенно лексика делового языка становится все более специализированной и отдаляется от разговорной, живой речи. В нее проникает большое количество иностранных терминов и слов (акт, баллотировать, апелляция и т.п.).

В начале XVIII в. в России начали издаваться сборники образцов документов, называемые "письмовник". Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, "азбуками-прописями" для писцов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников – "титуляр- ники", содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул. При этом требования к почерку были достаточно высоки. Почерк должен был быть четким и красивым. Даже цвет бумаги авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергаться упреку в недостатке вкуса. Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первым запечатывали только записки и редко письма, все остальное сургучом. Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Человек, находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом.

В XIX в. в России начинают активно формироваться функциональные разновидности литературного языка – стили, в том числе стиль делового письма. Документы служебной переписки получили в это время широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов.

В XX в. унификация документов принимает повсеместный характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации. Так, в 1918 г. в России была введена единая форма бланков делового письма, в 1920-е гг. началась работа по созданию его новых стандартов, появляются трафаретные тексты делового письма. Новую эпоху в процессе стандартизации деловой переписки открыла машинная обработка и компьютеризация делопроизводства.

Дифференциация общественной жизни, развитие науки и техники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише языка деловых писем, с другой стороны. Необходимость четкого регулирования отношений между людьми, учреждениями и странами потребовало введения разнородных письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно сформировались и утвердились черты современного официально-делового стиля служебной переписки.

В наше время, несмотря на наличие современных форм связи (электронной почты, спутниковой и сотовой связи), которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, роль деловой переписки, делового письма, отправляемого по почте, не снижается. В качестве документа деловое письмо и сегодня является надежным и доступным носителем информации. При этом важны также эстетический и психологический факторы, связанные с написанием и оформлением письма. Таким образом, деловая переписка – это весьма важная и перспективная часть деловой коммуникации, технической базой которой сегодня является компьютеризация всего коммуникативного процесса.