Автоответчик и мобильный телефон

Автоответчик предназначен для того, чтобы повысить производительность разного рода служб. Голосовая почта – важный инструмент, который является необходимой частью деловой коммуникации. Он экономит время и позволяет быть в курсе дел. Однако им надо правильно пользоваться. Следует включать автоответчик только тогда, когда необходимо уйти с рабочего места. Вернувшись, сразу прослушать запись, ответить на звонки, не откладывая!

Не следует сообщать звонящим причину, по которой вы включили автоответчик, например: "Я обедаю" или "Я в командировке, в отпуске и т.п.". Сообщение на автоответчике должно нести следующую информацию:

• представление: "Здравствуйте, это Любовь Тимофеевна", "Вы позвонили по телефону", назовите помер;

• выбор: "Оставьте ваше сообщение", "Позвоните по добавочному телефону", "Сейчас на ваш звонок ответит секретарь, референт, мой помощник...";

• завершение: "Пожалуйста, оставьте сообщение".

Важно помнить, что запись на автоответчике искажает звучание и интонации речи, поэтому, прежде чем записать голос, надо внимательно прослушать и оценить смысл, грамматику, темп и общую тональность сообщения. Следует помнить о правиле: меньше, лучше, энергичнее.

И еще одно из правил хорошего тона. Перезванивать, оставившим сообщения, рекомендуется в следующем порядке: а) клиенты; б) партнеры; в) сотрудники фирмы; г) друзья и родные. Так же, как и при телефонном разговоре, нужно вести учет переговоров на специальном бланке, с обязательным указанием даты и времени.

Если вы звоните, и вам отвечает автоответчик, нужно назвать себя, свою компанию, задать свой вопрос или что-то сообщить, а потом, напомнив свой номер телефона, попросить позвонить вам. Необходимо сказать главное и очень кратко. Не забудьте указать, когда вас можно застать. И добавьте доброжелательную фразу о желании услышать адресата, поблагодарите и не говорите "до свидания" человеку, с которым вы не виделись. Не следует оставлять одно и то же сообщение несколько раз, это раздражает. Тем более нельзя звонить во время обеда или после работы, большинство автоматов фиксируют время звонка. Никогда не используйте автоответчик, чтобы избежать разговора с человеком.

Мобильный телефон

Технический прогресс расширил рамки деловых коммуникаций, поэтому при использовании мобильного телефона следует помнить о важных этикетных нормах, которые работают на улучшение делового имиджа, а не наоборот. Если вы хотите выглядеть деловым человеком, всегда представляйтесь по мобильному телефону, так же как и по стационарному, отключайте телефон на встречах, презентациях, переговорах, совещаниях. Предупреждайте, если невозможно отключить, что будет срочный звонок и вам нужно посмотреть сообщение. Новую информацию также надо записывать, как и после разговора по стационарному каналу связи.

Важно не пользоваться вызывающими рингтонами, тем более голосовыми, при выборе типа звонка, не стоит выкладывать мобильный телефон на стол, вешать его на шею или на пояс (в этом случае вы оказыватесь при телефоне, а не наоборот). В процессе деловой коммуникации нельзя говорить при движении или перемещении, а также увеличивать скорость говорения, повышать голос и говорить на деловые темы в общественных местах. Все-таки телефон в большей степени личный, интимный вид коммуникации.

Все перечисленные правила, нормы и предостережения называются телефонной вежливостью и составляют значительную часть корпоративной культуры и общей культуры коммуникаторов.