Закрытие контрактов проекта

Завершение проекта подразумевает прекращение всех договорных отношений, действовавших в период его реализации, т.е. административное закрытие контрактов и осуществление всех выплат по проекту, оговоренных контрактами.

Основные мероприятия по закрытию контракта:

– проверка финансовой отчетности;

– паспортизация;

– выявление невыполненных обязательств;

– завершение невыполненных обязательств;

– гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Проверка финансовой отчетности включает:

– проверку полноты выписки фактуры на весь объем незавершенных работ;

– согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;

– проверку наличия документации по изменениям;

– контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком;

– проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

– соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;

– поиск просроченных платежей поставщику;

– подтверждение соответствующих удержаний.

Паспортизация – это регистрация у заказчика документов подрядчика, подтверждающих соответствие всех элементов проекта стандартам, техническим условиям и прочим требованиям качества.

Выявление и завершение невыполненных обязательств. На этапе закрытия в результате проверки устанавливаются объемы работ, не требующих дополнительных усилий и готовых к закрытию, и объемы работ, требующих завершения для выполнения договорных обязательств. Окончательное решение по завершению невыполненных обязательств остается за заказчиком.

Если работа своевременно не выполнена, рассматривается вопрос об изменении контракта. Все изменения утверждаются заказчиком.

Закрытие контракта должно сопровождаться завершением расчетов по нему.

Гарантийное обслуживание продукции проекта осуществляется после закрытия контракта специальной функциональной группой. Этой группе передается:

– техническая информация;

– оборудование;

– инструменты;

– средства обучения;

– руководство по эксплуатации;

– чертежи;

– результаты испытаний;

– различные материалы поставщиков.

Условия гарантийного обслуживания оговариваются в контракте.

Приемка законченного строительством объекта оформляется актом установленной формы. К акту прилагаются комплекты юридической, технической и технологической документации.

Постаудит проекта

Постаудит определяется как объективная и независимая оценка эффективности и целесообразности расходования средств в процессе реализации проекта. Оценка должна включать реализацию проекта от его утверждения до сдачи в эксплуатацию, а также техническое и финансовое его функционирования после принятия в эксплуатацию. Статистические исследования, проведенные в Великобритании, свидетельствуют, что постаудит регулярно применяется в большинстве проектов 48% из опрошенных фирм.

Постаудит направлен на реализацию следующих основных целей:

1) повышение качества существующих инвестиционных решений. Возможность того, что методы, рассуждения и предположения, которыми руководствовался менеджер, могут быть подвергнуты аудиту в будущем, может рассматриваться как стимулирующий фактор, который побуждает менеджера к улучшению качества и достоверности информации;

2) повышение качества будущих инвестиционных решений. Постаудит должен обеспечить своевременную обратную связь и предоставить информацию относительно того, почему проекту не удалось достичь обещанного уровня и, таким образом, уменьшить вероятность неудачи при реализации будущих проектов;

3) инициирование деятельности по внесению корректив в уже существующие проекты.

Хотя постаудит является достаточно дорогой процедурой, его использование позволяет существенно повысить эффективность проектной деятельности.