Управление записями

Записи представляют особый вид документации. Их следует создавать и вести таким образом, чтобы иметь свидетельства соответствия требованиям и свидетельства эффективной работы системы менеджмента обеспечения сохраняемости товаров.

На складах хранящихся товаров применяют следующие формы записей:

• паспорт товарной партии;

• график температуры и относительной влажности;

• записи результатов сортировки товаров перед их отпуском в розничную торговлю;

• служебные записки или докладные.

Паспорт оформляется на каждую торговую партию для ее идентификации в процессе хранения, а в дальнейшем для обеспечения прослеживаемости товаров из данной партии. В паспорте указывается наименование товара, наименование изготовителя, страна происхождения, дата выпуска с предприятия, приема, срок готовности (при его наличии), для товаров неоднородного качества — процент стандартных, нестандартных товаров, брака или отхода. При наличии товарных сортов у товаров вносится информация о сорте. Кроме того, приводятся сведения о количестве товара (в т, кг или упаковочных единицах), а для упакованных товаров — вид тары, ее вместительность. Паспорт вывешивается на торцевой стороне штабеля, в котором размещена товарная партия. К паспорту должен быть обеспечен свободный доступ, поэтому его помещают со стороны проходов или проездов.

При отпуске товаров из товарной партии оформляются накладные или ответы, которые выполняют учетную функцию и хранятся у материально ответственного лица. После окончательной реализации товарной партии ее паспорт также хранится вместе с накладными и служит основанием для отчета материально-ответственного лица.

График температуры и относительной влажности — документ, в котором фиксируются показатели температуры и относительной влажности воздуха в складе для хранения товаров.

Записи в графике ведет ежедневно товаровед склада, а при его отсутствии — материально-ответственное лицо. График служит свидетельством соответствия (или несоответствия) фактических значений показателей требованиям заданного оптимального температурно-влажностного режима.

При выявлении несоответствия фактического режима заданным требованиям товаровед или материально-ответственное лицо склада обязаны уведомить об этом руководство в форме служебной записки или докладной.

Руководство склада обязано довести эту информацию до соответствующих технических служб.

Записи результатов сортировки (разбраковки) товаров перед их отпуском в розничную торговлю осуществляются товароведом или материально-ответственным лицом склада в процессе предреализационной товарной обработки для фиксации количества и вида выявленных дефектов, количества стандартной, нестандартной продукции и брака или отхода. Эти записи служат основанием для составления акта списания отходов, а также для учета актируемых потерь, в том числе и за счет снижения градации качества (например, при переводе части стандартной продукции в нестандартную или брак).

Служебные записки или докладные — документы, предназначенные для уведомления заинтересованных лиц о выявленных несоответствиях заданным требованиям качества или количества хранящихся товаров, режима хранения, технологического оборудования и других объектов системы менеджмента обеспечения сохраняемости товаров.

Внешний обмен информацией осуществляется с поставщиками с помощью товарно-сопроводительных документов, договоров и деловой переписки с потребителями, с законодательными органами и органами государственного управления, с другими организациями, которые оказывают влияние на результативность и актуализацию системы менеджмента обеспечения сохраняемости товаров (например, с экспертными организациями, органами государственного контроля и т.д.).

Внешний обмен информацией с конечными потребителями по поводу сохраняемости реализуемых товаров осуществляется с помощью маркировки пищевых продуктов, косметических изделий и эксплуатационных документов для непродовольственных товаров. В этих средствах товарной информации должны быть указаны специфические требования к условиям и срокам хранения. Это позволит предотвратить потери товаров и утрату ими безопасности при хранении у потребителя в домашних условиях.

Внутренний обмен информацией в рамках системы менеджмента обеспечения сохраняемости товаров должен осуществляться путем своевременного информирования персонала об особенностях сохраняемости поставляемых и закладываемых на хранение товаров, оборудования и его месторасположения, программы санитарно-гигиенических мероприятий; требований, установленных законодательством и нормативными документами; опасностях и рисках, возникающих при хранении и угрожающих безопасности товаров.

Внешний и внутренний обмен информацией является одним из условий предотвращения опасностей и рисков или смягчения их негативных последствий и обеспечивает готовность к чрезвычайным обстоятельствам, которая служит одним из элементов системы менеджмента.

Высшее руководство должно разработать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии процедуры управления потенциально возможными чрезвычайными обстоятельствами и аварийными ситуациями, которые могут повлиять на сохраняемость товаров.

К числу таких чрезвычайных обстоятельств можно отнести проявление скрытых дефектов во время хранения, которые при приемке не могли быть обнаружены. Например, картофель, пораженный в поле фитофторой, при приемке и закладе на хранение может не иметь видимых признаков болезни, которая проявляется в процессе хранения.

Другим чрезвычайным обстоятельством является нарушение режима хранения из-за сбоев или поломки оборудования, вследствие чего может происходить массовая порча товаров.