Управление закупками проекта

Управление закупками важно для обеспечения проекта ресурсами. Система обеспечения проекта ресурсами должна:

– гарантировать устойчивое обеспечение проекта материалами, сырьем, комплектующими в объемах и ассортименте, диктуемых потребителями проекта;

– создавать материальные условия для постепенной диверсификации номенклатуры продукции;

– обеспечивать своевременный переход к выпуску новых, конкурентоспособных видов продукции;

– способствовать снижению материалоемкости производства, в том числе за счет применения новых технологий и материалов, сокращению уровня материальных запасов и транспортно-заготовительных расходов;

– обеспечивать поставку ресурсов в соответствии с проектной документацией и технологией реализации проекта.

Потребности в материалах и поставках для реализации проекта должны определяться, анализироваться и уточняться как в количественном, так и в качественном отношении. При этом должны быть рассмотрены различные факторы, которые могут оказать влияние на виды, количество и качество ресурсов. К ним, в частности, относятся:

– социально-экономические факторы – социальная и культурная среда, социально-экономическая инфраструктура (государственная политика, регулирование, система транспорта и коммуникаций и т.д.);

– финансово-экономические факторы – размер проекта, квалификация и производительность труда персонала, требования рынка в отношении качества продукта, конкуренция среди поставщиков материалов и услуг и др.;

– технические факторы – отрасль промышленности, технология и производственный процесс, тип машин и оборудования, производственная мощность и расчетный объем производства и т.д.

Необходимо показать, как будет происходить обеспечение проекта требуемыми материалами и ресурсами. Сведения об общем наличии ресурсов, о материалах, потенциальных потребителях, источниках и программах обеспечения должны анализироваться. Должны рассматриваться взаимосвязи между проектом предприятия, потребностями в материалах и ресурсах и снабжении ими. Это означает, что может потребоваться корректировка в отношении оборудования, производственного процесса, мощности и т.д., если ресурсы с определенными характеристиками и в определенных количествах не могут поставляться в соответствии с требованиями проекта.

На начальном этапе исследования требуемые количества основных материальных ресурсов должны оцениваться, главным образом, с точки зрения их наличия и источников для удовлетворения безотлагательных и долгосрочных потребностей. Окончательная оценка потребности в ресурсах может быть сделана только после определения производственной мощности, выбора технологии и оборудования.

Во многих проектах различные сырьевые ресурсы могут использоваться для одного и того же производства. В таких случаях следует проанализировать эти материалы, чтобы определить наиболее подходящие.

При проведении анализа рынка ресурсов следует выявить возможных поставщиков и определить количество сырья, закупаемого у каждого из них, учитывая:

– ценовую конкурентоспособность (включая издержки хранения, транспортировки и страхования):

– особые условия (условия платежа, доставку just-in-time, ремонт и обслуживание запчастями и т.д.);

– ожидаемое соответствие поставщика требованиям качества;

– риск дополнительной обработки сырья в случае отклонения от заданной кондиции;

– ожидаемую стабильность связей с поставщиком;

– издержки на реорганизацию из-за прогнозируемого изменения поставщика;

– возможность закупок непосредственно у изготовителей или у оптовиков.

На основе маркетинга поставок составляется программа поставок, содержащая:

– установление источников поставок и поставщиков;

– соглашения и правила; количество и качество;

– консигнации;

– средства транспортировки;

– хранение;

– оценку риска.

Договор поставки – это договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в установленные сроки передать в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателю товар, предназначенный для предпринимательской деятельности или иных целей, не связанных с личным потреблением, а покупатель обязуется принять товар и уплатить за него определенную цену.

В договоре указываются:

– наименование, количество, развернутая номенклатура продукции, подлежащей поставке. На поставку машин и оборудования договор заключается на основе спецификации;

– качество, комплектность, сортность продукции, подтверждаемая стандартами, техническими условиями, номера которых указываются в договоре. Гарантийный срок на продукцию также указывается в договоре;

– общий срок действия договора и сроки поставки конструкций, строительных материалов;

– договорная цена за единицу поставляемой продукции;

– порядок и формы расчетов;

– платежные, почтовые и отгрузочные реквизиты поставщика и покупателя;

– вид транспорта, которым осуществляется поставка оборудования и материалов;

– другие условия, предусмотренные в соответствии с законодательством, и условия, которые поставщик и потребитель признают необходимым предусмотреть в договоре или в прилагаемых к нему особых условиях;

– порядок отгрузки оборудования и ответственного хранения его узлов на строительной площадке.

В договоре должны отмечаться обязанности потребителя:

– предоставление заказов исходя из плановых нужд в строгом соответствии с проектно-сметной документацией;

– обеспечение своевременного приема и разгрузки транспортных средств, а также оплата поступлений в соответствии с заказами строительных материалов, конструкций и деталей.

Важное значение для успеха проекта имеет правильный выбор его поставщиков. Для этого необходимо ответить на следующие вопросы.

• Какие типы контрактов будут использоваться при поставке ресурсов проекта?

• Если необходимы независимые оценки поставщиков и ресурсов, то кто и когда их будет производить?

• Как будет выстроено взаимодействие команды проекта и организации-поставщика (контрактора), ее подразделений по снабжению?

• Какие стандартные контрактные документы необходимы?

• Как будет организована работа со многими поставщиками?

• Как поставки координируются с другими процессами проекта?

Исходными данными для планирования ресурсного обеспечения проектов являются:

– расписание и бюджет проекта, в разбивке по кварталам и месяцам;

– квартальный план ввода объектов в эксплуатацию и задания по окончанию работ проекта;

– годовой план закупок ресурсов;

– годовой график поставки материалов от специализированных организаций.

По договору поставки покупатель обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, и проверить качество и количество принятых товаров.

При контроле приемки продукции по сроку и количеству различаются:

• просрочка поставки – когда поставщик задержал поставку против срока, обусловленного в договоре;

• недопоставка продукции – если поставщик в обусловленный в договоре срок поставил меньшее количество продукции, чем это предусмотрено в договорной спецификации;

• восполнение – дополнительная поставка ранее недоданной продукции;

• ответственное хранение – принятие заказчиком поставленной продукции без права ее использования с обязательством ее сохранности.

Различают следующие оценки поставленной продукции при контроле технологического оборудования по критерию качества:

• качественная – налицо совокупность потребительских свойств и способность удовлетворять определенные потребности строительства объектов и пусковых мощностей, обеспечивая технические, социальные, эстетические требования, установленные в нормативных документах;

• ненадлежащего качества – оборудование соответствует требованиям нормативных документов и может использоваться по прямому назначению, но показатели качества ниже указанных в отгрузочных документах поставщика;

• некомплектная – нет в наличии всех необходимых деталей, аппаратуры, принадлежностей, вспомогательных устройств, запасных частей, всех предметов, входящих в строго установленный ассортимент;

• с производственными недостатками – из-за нарушений технологических процессов при изготовлении и отступлений от проекта имеются недостатки или дефекты;

• с конструктивными недостатками – имеются недостатки или дефекты, вызванные недостаточной проработкой проектных решений, определяющих конструкцию;

• недоброкачественная – продукция не соответствует но своим показателям требованиям нормативной документации, и ее нельзя использовать по прямому назначению.

Качество поставляемой продукции должно соответствовать показателям государственных стандартов, отраслевых технических условий, утвержденным образцам. При их отсутствии контроль качества продукции осуществляется но стандартам и техническим условиям, утвержденным поставщиком по согласованию с заказчиком.

По окончании приемки продукции составляется акт, который подписывается всеми лицами, участвующими в проверке качества и комплектности оборудования.