Цикличность и иерархичность процессов разработки, принятия и реализации управленческих решений

Обратная связь по каждому реализующемуся или реализованному решению в социально-экономической системе (организации или ее подразделении) замыкает технологический цикл процесса управления, который состоит из четырех относительно самостоятельных блоков (рис. 1.8). Отсутствие обратной связи по какому-либо решению чаще всего приводит к его неисполнению или недолжному (неэффективному или малоэффективному) исполнению, к потерям или дополнительным затратам. Следовательно, количество технологических циклов в организации должно быть равно количеству принятых и реализующихся в ней решений.

В крупных организациях каждый блок технологического цикла управления представлен совокупностью подразделений, имеющих технологическую специализацию в управленческих процессах. Так, информационный блок организации составляют информационно-вычислительный центр (отдел автоматизированных систем управления), канцелярия (отдел делопроизводства), научно-техническая библиотека, архив, отдел научно-технической информации и др.; оптимизационный блок – планово-экономический, производственно-технический, технологический отделы и др.; организационный блок – подразделения оперативно-диспетчерской системы, контрольный блок – отделы контроля решений и исполнения документов, качества продукции и труда, бухгалтерия и др.

Рис. 1.8. Место решений в технологическом цикле управления организацией:

поток осведомительной информации;

поток управляющей информации

Следует иметь в виду, что здесь в составе блоков показаны только подразделения, для которых процессы данного блока являются основными. В реальности все руководители и подразделения организации выполняют операции всех блоков технологического цикла управления. Принимаемые ими решения в соответствии с иерархией данной организации образуют иерархию управленческих решений и их технологических циклов (рис. 1.9).

Каждый протекающий в организации процесс, обособившийся под влиянием развития разделения (технологического, функционального, объектного) и кооперации труда, образует свою систему управления как часть системы управления организацией в целом, т.е. он образует относительно обособленный, имеющий свою управляющую систему, структурный элемент. Управляющая система данного элемента выполняет все функции управления его деятельностью, обеспечивает эффективное достижение целей и саморазвитие, а как подсистема управляющей системы организации она обеспечивает выполнение функций управления деятельностью организации по отношению к данному элементу, формирует и обеспечивает связь с другими ее подразделениями. Например, управляющая система цеха на предприятии выступает и как элемент цеха, его неотъемлемая часть, и как элемент управляющей системы данной организации. В первом случае она обеспечивает эффективную работу цеха, достижение его целей, и представляет интересы цеха по отношению к другим цехам и предприятию в целом. В другом случае она обеспечивает взаимосвязи данного цеха с другими цехами и подразделениями управляющей системы организации и выполнение цехом заданий организации. Двойственное положение управляющих систем подразделений организации, отражающее единство и противоречия управления, в структурной его части, в структурном соотношении управляемых процессов и управления чаще всего не учитывается при анализе и совершенствовании систем управления организациями, и их, как правило, относят только к данному элементу (участку, цеху, предприятию и т.д.). Интеграция объектов управления объединяет технологические циклы управления и формирует новый технологический цикл, общий для всей совокупности интегрированных объектов, выступающий в качестве второго контура управления (рис. 1.9).

На рис. 1.9 интеграция объектов управления на третьем уровне иерархии управления организацией С-1 объектов управления ОУ-3.1 и ОУ-3.2 в объект управления второго уровня иерархии ОУ-2.1 формирует общий для ОУ-3.1 и ОУ-3.2 цикл управления ЦУ-2.1, обеспечивающий их интеграцию через интеграцию ЦУ-3.1 и ЦУ-3.2. Интеграция объектов ОУ-2.1 и ОУ-2.2 в систему более высокого порядка (первого уровня иерархии) обеспечивается интеграцией в единый процесс их циклов ЦУ-2.1 и ЦУ-2.2 через технологический цикл управления первого уровня иерархии ЦУ-1.

Рис. 1.9. Упрощенная схема взаимосвязи технологических циклов в иерархии управления организацией

Иерархия технологических циклов разрабатываемых, принимаемых и реализуемых в их рамках управленческих решений является базой определения уровня централизации управления и распределения полномочий по разработке и принятию управленческих решений. Несовпадение границ иерархических уровней и технологических циклов управления, обеспечиваемое субъективной стороной создания и развития организации (так как они осуществляются людьми), определяет противоречия субъекта и объекта управления, выражающиеся через отношения централизации и децентрализации управления.

В технологическом цикле управления весь процесс управления деятельностью организации определяет постановка целей, разработка и принятие решений. От того, насколько своевременно и правильно принимаются решения при управлении деятельностью организации, ее подразделениями, ставятся цели перед коллективами и отдельными работниками, зависит эффективность их деятельности. Постановка целей, разработка и принятие решений определяют ОГЛАВЛЕНИЕ и объем необходимой для управления информации, объем работ по ее поиску, сбору, обработки, хранению и передаче. От уровня обеспеченности необходимой и достаточной информацией, полноты и своевременности контроля и прогнозирования результатов в значительной степени зависит качество и эффективность принимаемых в системе управления решений.

Важную роль в технологическом цикле управления имеет организационный блок, так как эффективность реализации решений зависит от:

– правильности понимания работниками поставленных целей, места каждого решения в общей совокупности целей и задач организации и отдельных ее коллективов;

– уровня обеспеченности работ и рабочих мест необходимыми ресурсами: материалами, инструментами, приспособлениями, инструкциями, технологическими картами, проектами организации работ, графиками и т.д.

При неправильном доведении решений до исполнителей или недостаточной организации исполнения самое эффективное решение может оказаться в процессе реализации малоэффективным или неэффективным.

Операции контрольного блока обеспечивают необходимую для управления обратную связь. При их выполнении определяется необходимость принятия нового решения, корректирующего или дополняющего ранее принятое. Разработка нового решения влечет за собой поиск, сбор, обработку необходимой информации. Технологический цикл, замыкается и начинается новый цикл, начало которому дает принятие нового решения. Следовательно, процесс управления следует рассматривать, прежде всего, с точки зрения его цикличности, выделяя принимаемые в системе управления решения в качестве основных элементов циклов разработки, принятия и реализации управленческих решений, а само управленческое решение – как основной продукт управляющей системы.

Группы стратегических, тактических и оперативных плановых решений, формируя в совокупности с процессами других функций управления технологические циклы, образуют, соответственно, оперативный, тактический (текущий) и стратегический циклы управления (рис. 1.10).

Рис. 1.10. Взаимосвязь функций управления в технологических циклах:

прямая связь (управляющая информация);

обратная связь (осведомительная информация);

1 – цикл стратегического управления; 2 – цикл тактического управления; 3 – цикл оперативного управления; 4 – цикл диспетчерского управления; 3+4 – оперативно-диспетчерское управление

Весь процесс управления и деятельность организации в целом определяет цикл стратегического управления, так как он формируется определяющими весь процесс управления организацией стратегическими плановыми решениями. Стратегические плановые решения определяют пути и направления деятельности всех подразделений и организации в целом. Они ориентируются на выполнение в периоды свыше года (три, пять и более лет). Для обеспечения их выполнения разрабатываются и принимаются соответствующие организационные и стимулирующие решения, создается информационная база и модели фактического и прошлого состояния и поведения объекта управления и внешней среды, т.е. выполняются определенные задачи контроля, учета и анализа, которые замыкают цикл стратегического управления. Операции цикла стратегического управления выполняются в основном подразделениями и руководителями высшего уровня иерархии управления организацией.

Реализацию стратегических решений обеспечивают соответствующие (плановые, организационные, регулирующие) решения цикла тактического управления, основу которого составляет тактическое планирование. В его процессах разрабатываются и реализуются тактические планы, конкретизирующие и детализирующие по годам, кварталам, полугодиям и месяцам стратегические плановые решения. В процессах выполнения операций цикла тактического управления определяется необходимость корректировки стратегических решений. Таким образом, реализуется обратная связь стратегического и тактического планирования. Операции цикла тактического управления выполняют в основном подразделения и руководители среднего уровня иерархии управления организацией.

Решения, принятые при выполнении операций цикла тактического управления, реализуются через операции оперативно-диспетчерского цикла, основу которого составляет оперативное планирование. Оно базируется на оперативном анализе, учете и контроле, формирующих обратную связь оперативных плановых, организационных и стимулирующих решений. В операциях оперативного планирования текущие планы деятельности организации конкретизируются и детализируются по декадам, суткам, сменам.

Название оперативно-диспетчерского цикла не означает, что в нем участвуют только специальные подразделения (центральная диспетчерская служба и диспетчерские отделы и группы научно-технических, производственных, снабженческо-сбытовых, транспортных и других подразделений) организации. В настоящее время операции по диспетчеризации многих процессов выполняют и бригадир, и начальник участка, и начальник цеха, и начальник отдела, и директор. Операциями по реализации процессов оперативного управления заняты все подразделения аппарата управления на всех уровнях иерархии, но чем ниже уровень иерархии, тем больший объем занимают операции оперативно-диспетчерского управления в общем объеме операций по управлению. У некоторых подразделений и предприятий они составляют основную часть объема работ. К таким отделам, например, относятся: производственный отдел, отдел материально-технического обеспечения, транспортный отдел, отдел главного механика и др. Однако автоматизация процессов управления определяет необходимость сосредоточения оперативно-диспетчерского управления деятельностью организации в специализированных подразделениях, обладающих развитой автоматизированной информационно-вычислительной системой. В крупных компаниях с матричной организационной структурой и высоким уровнем автоматизации управления такими подразделениями становятся отделы планирования, координации и контроля (см. разд. 2.5).

Цикл оперативно-диспетчерского управления служит фундаментом всего процесса управления. Он непосредственно соприкасается с управляемыми процессами организации, обеспечивает ее устойчивость, согласованность деятельности различных подразделений, реализует решения, выработанные при осуществлении других циклов, обеспечивает их выработку необходимой первичной информацией. Тесная взаимосвязь цикла оперативно-диспетчерского управления и управляемых процессов требует его совершенствования параллельно с изменением организации и технологии последних. При этом важно, прежде всего, построить эффективную систему поиска, регистрации и передачи в регулирующий центр (место разработки и принятия оперативных решений) отклонений параметров управляемых подразделений, процессов и внешней среды от их плановых и нормативных величин.

Циклы управления, как и составляющие их процессы, имеют место и в организации в целом, и в ее подразделениях, и в функциональных подсистемах. Функциональной подсистемой управления называется часть системы управления деятельностью организации, обеспечивающая устойчивость и эффективность одного или нескольких ее процессов, элементов или одной из сфер ее деятельности. Каждый цикл управления подразделением или функциональной подсистемой управления деятельностью организации выступает одновременно частью аналогичного цикла управления организации в целом и функциональной подсистемой управления, к которой относится данное подразделение.

Например, цикл диспетчерского управления крупной производственной организации по комплектации и материальному обеспечению развивается одновременно как часть:

1) процесса управления деятельностью данной организации;

2) диспетчерского управления материально-техническим обеспечением деятельности организации в целом;

3) диспетчерского управления деятельностью других предприятий, входящих в состав данной организации.

При неодинаковом подходе, направлениях и темпах развития частей того или иного цикла, осуществляемых в подразделениях и функциональных подсистемах управления деятельностью организации, они вступают в противоречия друг с другом, с данным циклом, и данный цикл вступает в противоречия с другими циклами управления организацией. Неучет при совершенствовании управления его цикличности приводит к диспропорциям циклов и их частей, усиливает эти диспропорции, что в конечном итоге снижает эффективность управления.