Третий этап работы с текстом документа

На третьем этапе осуществляется собственно редактирование документа, проводится тщательная языковая и стилистическая правка каждого предложения документа.

Для успешного исправления всех видов ошибок в предложении необходимо владеть двумя техническими приемами:

• сопоставление каждой исправленной фразы с первоначальным вариантом;

• сопоставление каждой исправленной фразы с предшествующей и последующей фразами.

Первое сопоставление должно осуществляться с точки зрения изменения, появления или утраты в исправленной фразе каких-либо смысловых оттенков, сведений, фактов по сравнению с первоначальной фразой.

Второе сопоставление необходимо, поскольку каждая фраза – это элемент композиции целостного текста, тесно связанный с другими элементами. Фразу нельзя рассматривать изолированно, вне композиционных связей, иначе можно разрушить весь текст.

Анализируя материал таким образом, редактор постепенно продвигается от фразы к фразе, от начала текста к его концу. В ходе этого поступательного движения он ликвидирует все языковые ошибки и устраняет стилистические недочеты.

Лингвистический анализ документов, используемых служащими в повседневной практике, показывает, что существуют наиболее типичные ошибки языка документов, возникающие из-за особенностей и некоторых трудностей официально-делового стиля речи.

Все ошибки условно можно разделить на шесть видов: логикосмысловые ошибки, лексические ошибки, морфологические ошибки, синтаксические ошибки, ошибки, связанные с нарушением делового этикета, ошибки правописания. Внутри каждого вида они могут быть нормативно-стилистическими, возникающими из-за незнания литературных норм официально-делового стиля речи, и собственно стилистическими, возникающими в результате проникновения в документ языковых средств из других стилей.

В параграфе 9.2 подробно излагаются основные виды и типы языковых и стилистических ошибок, встречающихся в служебных документах.

Техника правки документа

В зависимости от того, какие изменения вносятся в текст документа при редактировании, различают следующие виды правки.

1. Правка-обработка. Это наиболее распространенный вид правки при редактировании документа. При обработке текста документа, сохраняя в целом авторский вариант, редактор улучшает текст: заменяет неудачные слова и обороты, добивается точности формулировок, логичности в построении текста, соответствия текста официальному стилю речи, исправляет языковые погрешности. Обрабатывать таким образом можно как собственный текст, так и текст другого автора.

2. Правка-переделка. Этот вид правки используется в том случае, если составитель документа плохо владеет официально-деловым стилем речи, не умеет составлять документы. Тогда работник государственной службы (отдела кадров, паспортного стола, справочного отдела и др.) обязан помочь гражданину правильно составить документ или переделать написанное и тем самым выступить в роли соавтора.

3. Правка-сокращение. Для служебного документа особенно важен его объем. Не случайно в инструкциях по делопроизводству специально оговаривается, что служебные документы должны быть краткими. Например, текст официального письма, как правило, не должен превышать двух страниц. Поэтому устранение длиннот и малосущественного материала необходимо при составлении документа. При редактировании служебных документов правка-сокращение применяется: в текстах, изобилующих общими рассуждениями, цитатами, ссылками, однотипными примерами, цифрами; для упрощения сложных синтаксических конструкций.

4. Правка-вычитка. Вычитка – это сличение перепечатанного или набранного на компьютере текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом. Как правило, при правке-вычитке только вписываются пропущенные при перепечатке буквы, исправляются ошибки, неверные написания. Если в процессе вычитки обнаружены и более существенные недочеты, текст следует исправить, после чего снова перепечатать.

При правке-вычитке все изменения делаются непосредственно в тексте чернилами. Не допускается переделка или подрисовка неясно отпечатавшихся знаков (нужный знак вписывается над зачеркнутым).

При размножении текста машинописным путем вычитывают все экземпляры, так как точное соответствие всех экземпляров оригиналу обязательно. В особых случаях соответствие копий оригиналу удостоверяется официально.

При вычитке и редактировании документов следует пользоваться общепринятыми корректурными знаками.

Начертание	Назначение	Пример
	Удалить букву
	Выкинуть две или несколько букв: слово, группу слов, строку
	Удалить несколько строк, абзац, главу
	Вставить пробел
	Вставить слово или фразу
	Перенести слово (часть текста) в другую сторону или на другое место в пределах строки
	Заменить строчную (маленькую) букву прописной (заглавной) или прописную строчной (знак ставят в первом случае – под буквой, во втором – над буквой)
	Заменить одну/две или несколько букв другими
	Поменять местами стоящие рядом буквы или слова
	Начать текст с нового абзаца

Подводя итог изложенному в данном параграфе, хотелось бы еще раз отметить, что культура деловой письменной речи, культура написания и редактирования деловых бумаг и служебных документов – это сложный и важный аспект общей речевой культуры любого служащего.