Тематическая ограниченность

Существенным фактором документного общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость и тематическая ограниченность управленческих ситуаций, которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и тех же языковых средств. В отечественном делопроизводстве существует около 60 видов организационно-распорядительных документов, которые соответствуют основным деловым ситуациям, возникающим и существующим на государственной службе.

Однако у каждого вида документов есть подвиды, позволяющие разрешать более частные ситуации административно-управленческой деятельности. Например, у письма как вида организационно-распорядительного документа различается до 20 тематических подвидов, предназначенных для использования в определенных управленческих ситуациях.

Возникновение новой социально-управленческой ситуации, как в российском, так и в западном делопроизводстве, приводит к созданию нового вида документа, который позволит рассмотреть и разрешить эту ситуацию. В 1990-х гг. в России возникло множество новых деловых ситуаций, которые привели к созданию новых видов деловых бумаг и документов.

Например, новым термином для закрепления взаимоотношений между работником и работодателем стало слово контракт по сравнению с трудовым договором или трудовым соглашением; многие коммерческие структуры при приеме на работу предпочитают получать от соискателя документ в форме резюме, а не в форме заявления; широкое распространение получили также документы информационно-рекламного характера и др.

Обратите внимание

Определенной деловой ситуации соответствует определенная деловая бумага или документ. С возникновением новых ситуаций возникают новые виды деловых бумаг и документов.

Своевременность и актуальность

Эффективность управленческой деятельности в системе государственной власти только тогда высока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальная информация. Поэтому документ должен заключать в своем содержании самую новую, важную и актуальную для организации информацию. При его подготовке должны использоваться последние достижения науки и техники, соответствующие мировым стандартам и требованиям. Составитель должен отражать сведения, имеющие правовую силу в настоящий момент.

Обратите внимание

Документ должен опираться на действующие правовые акты, а не на устаревшие, потерявшие юридическую силу.

Только при соблюдении всех этих условий организацией или учреждением будет принято оптимальное управленческое решение.

Для получателя официальной корреспонденции, о какой бы стране ни шла речь, обязательным требованием, с точки зрения этических норм, является оперативный ответ организации или лицу-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать. Подобная несвоевременная реакция на деловое письмо может привести даже к разрыву деловых отношений.

Достоверность и объективность

Требование достоверности и объективности означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую и бесстрастную оценку событий.

Обратите внимание

Искажение представленной информации или проникновение в подготовительные материалы и затем в сам документ ложной информации влечет за собой принятие руководителем или организацией неправильных, порой катастрофических решений.

Если в представленном документе составитель допускает неточности или фактические ошибки, то весь материал, подготовленный им, не будет вызывать доверия у адресата, а репутация учреждения, из которого вышел документ, будет подорвана.