Техника бухгалтерского учета

К учетным записям предъявляются требования: документальности; своевременности; краткости; точности; ясности.

В соответствии с перечисленными требованиями выделяют правила ведения записей в учетных регистрах.

1. Записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных документов.

2. Каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.

3. Записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

– по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

– по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке – по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры.

4. По окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен.

5. Записи в учетные регистры должны производиться своевременно.

6. Кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные нужды, начисление заработной платы и пр.).

7. ОГЛАВЛЕНИЕ записей в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

– дата записей в учетный регистр;

– номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

– основание записи (краткое ОГЛАВЛЕНИЕ записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

– номер счетов и позиций аналитического учета;

– сумма.

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их ОГЛАВЛЕНИЕм, построением и установлением взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета – подсчет записей производится

при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенных для этого строках и графах регистров.

Одна из задач подсчета итогов – проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.

Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов проводят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.

Одним из средств контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими. Этот метод основан на том, что некоторые хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах дважды.

Также необходимым приемом контроля является взаимосверка данных аналитического и синтетического учета, между которыми должно быть равенство.

При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Они должны быть выявлены и исправлены.

При большом количестве данных в учетных регистрах для обнаружения в них ошибок используется сплошная проверка (пунктировка записей).

Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружены ошибки, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (галочка) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет.

Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.