Техника бухгалтерского учета
К учетным записям предъявляются требования: документальности; своевременности; краткости; точности; ясности.
В соответствии с перечисленными требованиями выделяют правила ведения записей в учетных регистрах.
1. Записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных документов.
2. Каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.
3. Записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:
– по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;
– по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке – по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры.
4. По окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен.
5. Записи в учетные регистры должны производиться своевременно.
6. Кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные нужды, начисление заработной платы и пр.).
7. ОГЛАВЛЕНИЕ записей в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:
– дата записей в учетный регистр;
– номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
– основание записи (краткое ОГЛАВЛЕНИЕ записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);
– номер счетов и позиций аналитического учета;
– сумма.
Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их ОГЛАВЛЕНИЕм, построением и установлением взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета – подсчет записей производится
при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.
Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенных для этого строках и графах регистров.
Одна из задач подсчета итогов – проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.
Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов проводят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.
Одним из средств контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими. Этот метод основан на том, что некоторые хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах дважды.
Также необходимым приемом контроля является взаимосверка данных аналитического и синтетического учета, между которыми должно быть равенство.
При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Они должны быть выявлены и исправлены.
При большом количестве данных в учетных регистрах для обнаружения в них ошибок используется сплошная проверка (пунктировка записей).
Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружены ошибки, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (галочка) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет.
Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.