Свойства и функции системы управления в организации

Под функциями управления в данном случае понимается вклад органа управления в общую деятельность системы, которую представляет собой организация. Любой процесс управления вне зависимости от особенностей организации (размера, вида деятельности, формы собственности, технологии и т.д.) включает в себя выполнение общих функций. Впервые вопрос о таких функциях управления поставил Анри Файоль.

Теория А. Файоля

Согласно данной теории управленческий орган должен выполнять следующие общие функции.

1. Планирование – представляет собой один из компонентов процесса управления, в ходе которого формулируются цели, создаются образцы и эталоны, составляющие основу управленческого контура в организации. При этом важно, чтобы планировались не только общие цели, но и обозначались этапы их достижения, обосновывались ресурсные возможности для достижения целей и выполнения нормативов. Управление означает взгляд вперед, который делает процесс предвидения и планирования центральным в предпринимательской деятельности, т.е. менеджер должен оценивать будущее и предвидеть его. Для эффективного функционирования организации необходим план, который обладает единством, неразрывностью, гибкостью и точностью. Эти характеристики реализуются следующим образом:

• задачи каждой части организации связаны друг с другом (единство);

• проводится как краткосрочное, так и долгосрочное планирование (неразрывность);

• имеется возможность адаптировать план к изменяющимся обстоятельствам (гибкость);

• осуществляется предсказание направления действия (точность).

Планирование основано на соединении целей организации и ее подразделений со средствами для их достижения. Вместе с тем планирование косвенно является инструментом контроля, так как оно не только устанавливает цели, нормативы и эталоны деятельности, но и определяет границы отклонений от норм, нарушение которых обусловливает принятие координирующих решений.

2. Организовывание – функция органа управления организацией, сущностью которой является создание самой управленческой структуры организации, т.е. обеспечение необходимого уровня формализации, привлечение в организацию ресурсов и формирование условий, необходимых для ее нормальной работы:

• формирование системы отношений власти и подчинения, исключающей двойное подчинение и имеющей приемлемые нормы управляемости;

• обеспечение руководителей всех уровней прерогативами и ресурсами власти;

• определение системы санкций за нарушение норм организации;

• выработка ролевых требований для каждого члена организации и определение границ каждой роли;

• обеспечение условий и ресурсов для выполнения ролевых функций каждым членом организации.

Кроме того, в функцию организовывания следует включать все действия, связанные с конструированием коллектива организации и ее подразделений^[1].

Очевидно, что для руководства осуществлением этой функции наиболее подходит лидер-организатор – самый авторитетный член организации именно на момент создания структур. Как правило, такому лидеру не интересна обыденная, повседневная работа, ему нужно кипение жизни и созидание.

3. Распоряжение – одна из основных функций управления, суть которой – в предъявлении руководителем требований к подчиненным в отношении выполнения ими ролевых ожиданий, распределения ответственности, постоянного воздействия на поведение подчиненных. При этом обязательным является применение руководителем определенных прерогатив власти, которые заданы его ролевыми функциями. Представим себе организацию, в которой сформирована структура, определены ролевые обязанности и нормы деятельности. Тогда руководители организации должны ориентировать подчиненных на осуществление ими рабочих операций, так как цели каждого работника не обязательно совпадают с целями организации. Используя различные формы власти (личный авторитет, собственные знания, принуждение и т.д.), руководитель должен распорядиться, как, кто, когда будет выполнять порученное задание.

4. Контроль – наиболее важная функция управления, конечный итог всей управленческой деятельности. Главными моментами осуществления контроля являются следующие:

• выбор способа контроля, например руководитель может изначально выбрать жесткие способы контроля выполнения заданий или, наоборот, предоставить подчиненным реализацию функций контроля (через групповое давление и правила соблюдения групповых норм);

• выбор масштаба контроля или частоты и силы вмешательства руководителя в процесс изготовления продукта;

• выбор метода положительного или отрицательного стимулирования для достижения наименьшего отклонения от плановых норм.

5. Координация является центральной функцией управления, обеспечивает его бесперебойность и непрерывность. Задача координирования – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Наиболее часто используются: отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, средства радио- и телевещания, документы. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование общих функций управления (планирования, организовывания, распоряжения и контроля), а также действий руководителей.

А. Файоль полагал, что эти функции наиболее важны и вообще единственно значимы для руководителя (в частности, он считал все остальные работы не свойственными руководителю), однако современный руководитель дополняет ролевые требования другими (назовем их дополнительными) функциями управления. Все функции руководителя перечислить довольно сложно, так как многие функции зависят от культуры организации, социальной структуры, от ситуаций, которые могут складываться в ходе управленческой деятельности, и т.п. Перечислим ряд наиболее важных функций, которые выполняют руководители в организациях. Кроме общепринятых, обязательных и традиционных функций руководители в организации могут выполнять следующие функции:

• приобретение и распределение ресурсов между членами организации или ее подразделениями;

• восприятие, фильтрование, распространение и использование информации для достижения организационных целей;

• планирование и проведение инноваций;

• поиск, оценка и использование средств мотивации работников.

Кроме детального анализа функций руководителей в организации Файоль разработал систему основных управленческих принципов, которые регулируют нормативную и поведенческую основу деятельности системы управления. Разрабатывая эти принципы, Файоль подчеркивал, что несмотря на то, что эти принципы приближают организацию к достижению ее основных целей, они не должны рассматриваться как догма. Напротив, применение этих принципов предполагает гибкость и адаптивность к конкретной ситуации управления. Всего этих принципов управления, по мнению Файоля, существует 14. Их ОГЛАВЛЕНИЕ подробно раскрыто в главе 1 (п. 1.4).

Развивая управленческую концепцию Файоля, известный исследователь организаций П. Друкер также определил основные задачи в деятельности руководителей^[2]:

• стремление к достижению специфических целей и выполнению основной миссии организации независимо от вида ее деятельности (например, независимо от того, коммерческая ли это организация или некоммерческая – больница, университет, политическая партия и др.);

• поддержание процесса производства продукта и оптимального уровня производительности, а также активности работающих членов организации;

• управление социальными факторами, влияющими на деятельность организации.

Таким образом, любая деятельность по управлению в организации связана с выполнением функций управления, жестко регламентируется существующими принципами управления и ориентирована на выполнение главных задач управления.

Руководитель, по Файолю, должен быть лидером – человеком, который своим примером вдохновляет подчиненных, стимулирует их деятельность в целях решения задач организации благодаря хорошему знанию дела и коллектива подчиненных, постоянному контакту с подчиненными и широкому видению всего, что происходит вокруг. Короче говоря, такой менеджер представляет собой сочетание интеллектуальной силы и эмоционального воздействия.