Лекция 2. Стандартизация процесса документирования

В результате освоения содержания данной главы студент должен:

знать

• требования к бланкам служебного документа;

• состав реквизитов организационно-распорядительной документации и правила их оформления;

уметь

• располагать реквизиты на бланке или листе бумаги в установленной последовательности в соответствии с формуляром-образцом;

владеть

• навыками оформления документов, руководствуясь установленными правилами, обеспечивающими их юридическую силу.

Если ничто другое не помогает, прочтите, наконец, инструкцию.

Аксиома Каппа

Документирование как основа делопроизводства состоит прежде всего в фиксации управленческого решения на бумажном носителе или других носителях информации по установленным для каждого вида документов правилам, обеспечивающим его юридическую силу. Именно благодаря строгому следованию этим правилам создаваемые документы приобретают юридическую силу, т.е. свойство официального документа быть подлинным свидетельством, доказательством определенных фактов, событий, действий. Этим свойством документ наделяют действующее законодательство, компетенция издавшего его органа, а также установленный порядок его оформления.

Современные требования к оформлению документов заложены в государственных стандартах, представляющих собой унифицированные системы документации, которые устанавливают обязательные элементы оформления документа – реквизиты, а также зоны и последовательность их размещения на документе.

Требования к оформлению организационно-распорядительной документации содержатся в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30–2003. Они распространяются на все организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

На основе Постановления об утверждении правил делопроизводства федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству, содержащие требования к оформлению служебных документов.

Состав реквизитов документов

Каждый документ состоит из отдельных элементов – реквизитов.

• Реквизит (лат. requisitum – требуемое, необходимое) – обязательный элемент официального документа.

При подготовке и оформлении документа ГОСТ Р 6.30–2003 рекомендуется использовать 30 реквизитов. Постановление об утверждении правил делопроизводства содержит 24 реквизита (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Реквизиты документа, установленные ГОСТ Р 6.30–2003 и Постановлением об утверждении правил делопроизводства

ГОСТ Р 6.30-2003

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

01 – Государственный герб РФ;

02 – герб субъекта РФ;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа

01 – Государственный герб РФ;

02 – наименование федерального органа исполнительной власти;

03 – должность лица, подписавшего документ;

04 – подпись должностного лица;

05 – вид документа;

06 – место составления (издания) документа;

07 – справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

08 – адресат;

09 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – наименование документа;

12 – текст документа;

13 – ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14 – отметка о наличии приложений;

15 – гриф согласования;

16 – гриф утверждения;

17 – виза;

18 – оттиск печати;

19 – отметка о заверении копии;

20 – отметка об исполнителе;

21 – указания по исполнению документа;

22 – отметка о контроле документа;

23 – отметка об исполнении документа;

24 – отметка о конфиденциальности