Сохранение документа
Для сохранения отредактированного документа в текстовом процессоре Word используются следующие приемы сохранения документа: первичное сохранение документа, повторное сохранение под тем же именем, повторное сохранение документа под другим именем.
Для первичного сохранения документа необходимо создать новый документ и сохранить под выбранным пользователем именем в заданной пользователем папке. Для повторного сохранения документа под те же именем необходимо после добавления в него новой информации сохранить иод тем же именем в той же (или другой) папке. Для повторного сохранения документа под другим именем необходимо после внесения изменения в документ сохранить его под другим именем (или в другой нанке, или на другом диске, или с другой кодировкой, например в кодировке Word 97). Для того чтобы защитить свой документ от несанкционированного его изменения (редактирования), его можно сохранить с паролем. Для этого выбирается опция Файл – Сохранить как... – Общие параметры – Зашифровать паролем или другой вариант сохранения: Файл – Сведения – Защитить документ – Зашифровать паролем...
Для справки
Наиболее распространенные форматы текстовых документов. В практике работы с документами часто возникает необходимость сохранения этих документов в другой кодировке, например в формате PDF либо в каких-то других форматах.
Для сохранения документа в формате PDF необходимо выбрать команду в меню Файл – Надстройки – Сохранить как PDF. Это очень удобная функция новой версии текстового процессора (Word 2007, Word 2010), так как формат PDF стал сегодня de facto главным форматом представления текстовых документов.
Помимо кодировки PDF, существуют еще несколько разных форматов представления документов, которые можно в зависимости от предъявляемых к текстовому файлу требований выбрать при сохранении своего документа. Например, формат XPS (англ. XML Paper Specification) – открытый графический формат фиксированной разметки на базе языка XML[1], разработанный компанией Microsoft. Этот функционал направлен исключительно на документооборот, так как получаемый в этом формате документ проще и легче PDF (если не используются свои пространства имен для расширения возможностей); в нем используется векторная непоследовательная разметка, аналогичная XAML; он взаимодействуете .NET Framework, поддерживает многопоточную работу и представления, безопасен (на данный момент не имеет официальной поддержки скриптов), поддерживает шифрование, цифровые сертификаты. Файлы с расширением .xps представляют собой открытый формат в базе XML для работы с графическими материалами и документами, упакованными в zip-архив.
Формат XPS – это формат документа, который можно использовать для просмотра, сохранения, подписывания и защиты содержимого документа. XPS-документ похож на электронный лист бумаги. Изменить ОГЛАВЛЕНИЕ листа после печати нельзя, также нельзя изменить содержимое XPS-документа после сохранения его в формате XPS. В последних версиях Windows можно создавать XPS-документ в любой программе, в которой есть возможность печати, но просматривать, подписывать и устанавливать разрешения для XPS-документов можно только при помощи средства просмотра XPS.
Печать документа
После того как редактирование текстового документа завершено, его можно выводить на печать. Для печати файла в текстовом процессоре Word используется раздел меню Файл – Печать. В нем есть возможность задать желаемые параметры печати, а именно:
• определить печатающее устройство (принтер), которое подсоединено к данному компьютеру;
• определить диапазон страниц, которые будут напечатаны (здесь предусмотрены опции: Все (страницы), Определенные страницы (отдельные или диапазон), Текущая страница, а также только Нечетные или только Четные страницы и т.п.);
• задать количество печатных копий документа и при желании распечатать каждую копию отдельно (опция Разобрать по копиям);
• определить масштаб печати текста документа на листе бумаги, параллельно задав ее формат (одна или несколько страниц на листе бумаги А4, Letter и т.д.).
Перед тем как начать печатать документ, рекомендуется просмотреть его в режиме Предварительный просмотр – Просмотр документа перед печатью. Это позволит оперативно устранить недочеты и тем самым существенно сэкономить расходные материалы.