Системы электронного документооборота

Одной из функциональных подсистем КИС предприятия является Электронная Система Управления Документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.

Создаваемые сегодня электронные системы управления документооборотом должны отвечать основным требованиям корпоративных экономических информационных систем (КИС):

• Масштабируемости. Желательно, чтобы система электронного документооборота могла поддерживать как отдельных пользователей, так и несколько тысяч пользователей. Кроме того, необходимо, чтобы способность системы наращивать свою мощность определялась только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

• Распределенности. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Архитектура системы должна также поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

• Модульности. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

• Открытости. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, в частности бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Успешность деятельности компаний определяется тем, насколько эффективно в них управляют информацией: доходит ли она своевременно до тех, кому она необходима. Платформа ЭСУД должна закладывать фундамент для построения на предприятии системы управления корпоративным ОГЛАВЛЕНИЕм, где все функциональные компоненты будут взаимосвязаны между собой. Платформа для управления должна включать три основных функциональных компонента: всеобъемлющее управление контентом; полный его жизненный цикл и создание приложений для управления контентом.

Всеобъемлющее управление ОГЛАВЛЕНИЕм – это возможность управлять любым контентом в любое время и в любом месте. ЭСУД должна поддерживать файлы всех известных форматов, в том числе мультимедийные, и позволять легко расширять эту поддержку на новые фор – маты. Вы сможете управлять практически всеми типами знаний – документами, веб-контентом, XML – extensible Markup Language – расширяемый язык разметки, графикой и мультимедийной информацией, фиксированным ОГЛАВЛЕНИЕм (таким как отчеты и записи), информацией средств коллективной работы (сообщениями электронной почты, дискуссиями и др.). В ЭСУД должны быть заложены средства интеграции со многими популярными инструментами разработки контента и управления всеми этапами его жизненного цикла, начиная с создания и распространения до архивирования и уничтожения в соответствии с регулирующими эти процессы нормами и корпоративной политикой.

Всеобъемлющее управление контентом также подразумевает эффективное использование других компонентов корпоративной инфраструктуры, в частности операционных систем, средств программирования, систем управления реляционными базами данных, серверов веб-приложений, служб контроля доступа и корпоративных приложений типа ERP и CRM. ЭСУД может быть интегрирована со всеми этими системами. Платформа дает распределенное хранилище содержания, к которому можно обращаться в любое время, находясь в любой точке земного шара.

Платформа ЭСУД должна управлять контентом с момента его создания или получения на всем пути к конечному пункту назначения. Маршруты и пункты назначения бывают различными – они зависят от задач, в числе которых: публикация информации о продукции на сайте, предоставление субподрядчикам технических спецификаций, донесение до местных представителей сведений о новых инициативах по продажам или направление клиентам счетов. Разумеется, путь контента может завершаться его архивированием или уничтожением.

Процессы создания и управления ОГЛАВЛЕНИЕм не менее важны, чем процессы публикации. Хотя различные приложения ориентированы на работу с определенными типами контента, – в них используется одинаковая модель управления его жизненным циклом. Согласно ей, жизненный цикл содержания состоит из четырех основных этапов: создание и сбор; управление; распространение; архивирование.

В ЭСУД должны быть средства, необходимые па каждом из этих этапов, включая инструменты для коллективной работы и автоматизации деловых процессов.

Первоочередная задача системы управления ОГЛАВЛЕНИЕм – сбор из внутренних и внешних источников необходимого содержания и добавление его в корпоративное хранилище.

Хранилище содержания – основа системы управления ОГЛАВЛЕНИЕм в ЭСУД. Это безопасная среда храпения, которая обеспечивает организованный доступ к содержанию независимо от его источника и формата.

Способы распространения контента на платформе Documentum могут быть двух типов:

1. Извлечение. В данном случае внешние системы или пользователи должны инициировать запрос через один из интерфейсов доступа к хранилищу, на основании которого система вернет требуемое ОГЛАВЛЕНИЕ.

2. Публикация. Платформа ЭСУД на основе установленных бизнес-правил должна извлекать требуемое ОГЛАВЛЕНИЕ и публиковать его на удаленные сервера, файлохранилища, порталы, печать и т.д.

В настоящее время к хранению контента выдвигаются прежде всего требования надежности, экономической эффективности и возможности расширения его объемов. Гибкая архитектура ЭСУД должна обеспечивать интеграцию с любой архивной системой и системой хранения данных. Поскольку хранилище ЭСУД основано на операционной системе и базе данных клиента, то ЭСУД должна работать со всеми хранилищами данных, к которым имеется доступ через интерфейс файловой системы, а также поддерживать все современные СУБД корпоративного уровня. В результате пользователям должны быть открыты преимущества всех инфраструктур хранения, в том числе JBOD, RAID, приводов CD, DVD, оптических лазерных дисков, ленточных накопителей, а также сложных сетевых систем хранения NAS (Network Attached Storage) и SAN (Storage Area Network). Кроме того, пользователям ЭСУД должны быть доступны системы хранения, представленные через собственные интерфейсы API, в частности систему адресного хранения содержания EMC Centera, обладающую высокой устойчивостью и безотказностью работы.

В соответствии с современными нормами, регулирующими работу с электронной информацией, ОГЛАВЛЕНИЕ корпоративного хранилища должно быть классифицировано и надежно сохранено.