Особенности проведения деловых переговоров

Наиболее кропотливым следует считать способ заключения контракта купли-продажи путем подписания его контрагентами после проведения переговоров, позволяющих уточнить все точки зрения, устранить сомнения и противоречия на основе согласованного всеми сторонами окончательного варианта всех позиций контракта.

Искусство вести переговоры при заключении внешнеторгового контракта позволит добиться максимально возможного экономического результата.

Переговоры всегда нацелены на решение двух главных задач:

• любые переговоры должны привести к соглашению, если оно возможно;

• даже если и не удается улучшить отношения сторон в результате переговоров, то ни в коем случае нельзя допустить их ухудшения.

При подготовке к проведению переговоров необходимо квалифицированно разобраться в существе проблемы, подготовить необходимые объемы справочных материалов, иметь четко сформулированные доказательства, сгруппированные по проблемам перечни вопросов.

Весьма желательно иметь информацию об особенностях индивидуальных качеств партнеров, сидящих на противоположной стороне стола; знать особенности их характера, личные наклонности, хобби.

До ведения переговоров необходимо подготовить узловые вопросы и наметить того, кто и в какое время их задаст.

Следующим важным ходом будет продумывание вопросов, которые может задать контрагент, и осмысление вариантов ответов на них.

Все документы, справки, материалы должны быть систематизированы и разложены в определенном порядке для того, чтобы в нужный момент они мгновенно оказались под рукой.

Переговоры по назначению бывают двух видов:

• направленные на выяснение, уточнение общих условий возможной сделки;

• предназначенные для уточнения, корректировки условий контракта с целью его подписания.

И в том и в другом случае перед их проведением надо распределить обязанности по работе на самих переговорах. Весьма важно правильно назначить секретаря; им должен быть грамотный, владеющий проблемами специалист, а не только секретарша-стенографистка, которая может не обратить внимание на малозаметные, на первый взгляд, детали, имеющие в будущем большое значение для контракта.

К общим правилам международных встреч при подписании договора относятся следующие:

• нельзя опаздывать на переговоры, тем более что они могут быть перенесены или вообще не состояться;

• при размещении за столом важно обеспечить достаточно места и удобств для сумок и портфелей;

• всегда надо записывать фамилию контрагента, так как запомнить все трудно. Свою фамилию нужно произносить чаще (не обязательно самому – это могут сделать и коллеги по переговорам), чтобы ее было легче запомнить контрагенту;

• для создания непринужденной атмосферы, выяснения общих интересов в предварительной беседе можно вести разговор на общие темы (где вы бывали, что видели, с кем встречались?);

• вести переговоры надо в доброжелательной манере, внимательно, не перебивая, выслушать собеседника;

• в случае возникновения трудных, непредвиденных вопросов, ошибочные ответы на которые могут загнать в тупик, необходимо сказать: я посоветуюсь, извините – не встречался, не знаком, обсудим завтра и т.д. С ответом спешить ни в коем случае нельзя;

• мысли излагать надо кратко, четко. При длинных фразах – более 14 слов – собеседник забывает начало и помнит только конец предложения, если оно сказано без остановки;

• необходимо внимательно следить за своими высказываниями, как бы оценивая их со стороны, и за тем, что предлагает контрагент;

• весьма желательно знание языка, но переводчик должен быть обязательно. Иногда можно и не показывать вида, что язык известен;

• в переговорах необходимо соблюдать дисциплину и полное подчинение руководителю, так как именно на него возложена полная ответственность за результаты работы.

Наряду с общими правилами имеет смысл учесть и рекомендации психологов по ведению переговоров: необходимо отделять людей от проблем, поэтому надо направить усилия на опровержение доводов, прежде всего, а не контрагента; всегда на общую панораму переговоров смотреть глазами партнера, тогда взаимопонимания легче достигнуть; быть коммуникабельным; уметь убеждать логикой, расчетами, фактами; уметь контролировать эмоции – свои и контрагента, что позволит вовремя избежать накала страстей.

Вполне возможен и нужен учет национальных особенностей контрагентов. Исходя из наблюдений практических работников внешнеторговых организаций, социологов, психологов за работой наших работников с контрагентами из разных стран и регионов мира, можно дать группировки наиболее характерных свойств представителей этих стран и регионов (табл. 11.1).

Большое внимание в западных странах уделяется поведению в обществе, манерам, этикету.

В настоящее время нормы поведения народов Европы весьма сильно сблизились, чему в немалой степени способствуют туризм, частые деловые поездки, спортивные мероприятия, фестивали и т.д. Поэтому общеевропейский кодекс хорошего тона в принципе мало отличается от американского или русского. И все же в деле общения с иностранцами у представителей нашей страны опыта, конечно, маловато. Что больше всего может удивить, озадачить или даже огорчить иностранцев в процессе общения с нашими работниками?

Неестественность поведения – излишняя скованность или вольность, ненужное подражание другим нравам.

Таблица 11.1

Наиболее типичные свойства характера и манеры поведения представителей равных стран

№ п/п	Страна, регион	Свойства характера, манеры поведения представителей разных стран
1	Скандинавские страны	Предусмотрительны и консервативны. Если приняли решение, следуют ему до конца. Рукопожатие равносильно подписанию контракта. Во время отдыха не любят говорить о делах с иностранцами
2	Германия	Педантичны, весь материал систематизирован, упорядочен, собраны письменные доказательства, строгая подчиненность в соответствии с иерархией
3	Англия	Хорошая выдержка, воспитанность, юмор, умело ведут переговоры
4	Франция, Италия, Испания	Быстры, экспансивны, могут решать серьезные вопросы сразу после анекдотов
5	США	Равнодушны к титулам, рангам, возрасту, работают легко, азартно, не любят лишних бумаг и формализма, деловиты, свою выгоду не упускают
6	Южная Америка	Любят подарки, но не любят разговоров о политике, кубинцы могут и опаздывать на переговоры
7	Африка	Не любят много бумаг, верят логике, убежденности, строгим доказательствам, просто так на веру стараются ничего не брать
8	Восточные и Ближневосточные страны	На встречах с ними не должно быть спиртных напитков и табака, нельзя спрашивать о здоровье жены
9	Япония	Работают ответственно, строго, анекдотов не любят, на переговорах внимательно следят и за тем, что говорят, и за мимикой лица говорящего. Протокол пишут два человека

Нетерпимость к обычаям, религиозным чувствам других народов. Стремление без особой на то необходимости вступать в политические дискуссии, критикуя при этом в резкой форме свою страну, страну пребывания или другие страны.

В Германии или Австрии не следует напоминать о том, что Советская Армия освободила их от фашизма. Комплекс вины не будет способствовать улучшению деловых импульсов.

В рабочее время не принято носить слишком светлые костюмы, яркие или, наоборот, темные сорочки; заношенный, неглаженный костюм, несвежие сорочки, галстук в пятнах; ордена и медали.

Во время коммерческих переговоров или различного рода встреч не рекомендуется курить, снимать пиджак, не спросив разрешения присутствующих женщин.

На приеме или обеде алкогольные напитки следует потреблять весьма осторожно, сдержанно, не заставляя соседей пить до дна или давать какие-либо рекомендации на этот счет.

При подготовке к командировке в зарубежную страну очень важно заблаговременно согласовать сроки, точно установив оптимальную для обеих сторон дату прибытия, с тем чтобы она не совпадала с праздниками, выходными днями или отсутствием в стране пребывания необходимых иностранных менеджеров.

При проведении переговоров при продаже и закупке товаров у иностранных контрагентов следует использовать разные тактические приемы.

При заключении экспортных договоров можно использовать метод согласия, при котором надо так воздействовать на контрагента, чтобы его некоторые соглашения по пунктам или по вопросам перерастали в согласие по контракту. Можно использовать альтернативный подход: первый, второй варианты возможны для рассмотрения, а третий вариант – не предлагать. Используется и метод принятия предложений покупателя: необходимо дать согласие по ряду пунктов, а это, в свою очередь, с морально-психологической точки зрения как бы обязывает и его подписать контракт.

При заключении договоров по импорту желательно у контрагента создать ощущение конкуренции, наличия нескольких поставщиков. Иногда имеет смысл оперировать большими количественными показателями, что вызывает интерес поставщика и может подтолкнуть его к уменьшению цены. При закупке товаров желательно часть суммы оплатить наличными, так как если вся сумма в кредит, это очень дорого, учитывая, что требуется при этом оплата процентов за кредит. Крайне нежелательно в начале переговоров о закупке говорить о бартере, об этом следует говорить уже в процессе переговоров при рассмотрении условий платежа. Если же сказать о бартере в самом начале переговоров, то поставщик сразу же поднимет цену.

К общим рекомендациям при закупке и продаже товаров следует отнести идею о пропускании трудно разрешаемых или не разрешаемых вопросов, а к ним можно вернуться уже после рассмотрения других вопросов, учитывая, что если наша страна уступила половину проблемных вопросов, то и контрагент, как правило, поступит так же.

Четкое, грамотное, деловое ведение переговоров на международных встречах по закупке и продаже товаров будет всегда способствовать успеху во внешнеторговой деятельности.

Подписание и исполнение контрактов

Окончательный вариант контракта является результатом совместных усилий контрагентов, но непосредственно печатание текста обычно выполняет принимающая сторона.

Наиболее выгодной позицией обладает сторона, готовившая проект контракта для обсуждения, так как текст условий сформулирован в наиболее удобной для них редакции. Внесение изменений требует определенных усилий от второй стороны в связи с необходимостью быстрой и доказательной аргументации своих контрпредложений.

Принимающая сторона имеет также преимущества при уточнении различных новых предложений, выдвигаемых контрагентом, силами своих специалистов, находящихся под рукой руководителя переговоров. Имеется возможность весьма оперативно обсудить ряд новых идей и первоначальные замыслы непосредственно с их разработчиками.

Значительно сложнее складывается ситуация для приехавшей стороны. При необходимости отступления от согласованного проекта контракта очень важно, чтобы на завершающей стадии переговоров присутствовал либо глава фирмы, либо менеджер, обладающий достаточными полномочиями для внесения коррективов.

Подписание контракта осуществляется участниками переговоров, имеющими соответствующие права подписи коммерческих документов по должности или по доверенности. Каждая сторона обычно подписывает по одному оригиналу контракта. И, кроме того, принимающая сторона обеспечивает всех необходимым числом копий, которые могут понадобиться для организации исполнения контракта различными отделами. Оригинал контракта обязательно учитывается в плановом, валютно-финансовом отделах, в бухгалтерии и сдается на хранение.

Исполнение контрактов обязательно планируется. Для исполнения сложных контрактов разрабатываются целевые планы мероприятий. Планирование исполнения осуществляется на основе взаимной увязки этапов взаимоотношений различных предприятий, фирм со сроками выполнения заданий перед контрагентом.

В экспортном контракте непременно указывается только один срок его выполнения, а в плане исполнения импортного контракта может быть предусмотрено большое число промежуточных этапов. В планах по выполнению импортного контракта указываются сроки перевода аванса инопартнеру, сроки получения различного рода документации, подачи заявок и согласованных документов и т.д.

В целом же конкретизация планирования исполнения контрактов зависит от условий контрактов, от их вида, от особенностей организации внешнеторговой работы на предприятии, фирме. В настоящее время планирование и контроль исполнения осуществляется с помощью ЭВМ, что повышает оперативность и четкость управления внешнеэкономической деятельностью.