Организационно-правовая документация

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение о службе персонала (об отделе кадров), Положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) о разграничении полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по организации, контролю и анализу работы персонала, методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.

Процедуры составления организационно-правовой документации как правило включают в себя:

– сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик, ранее действовавших организационно-правовых документов:

– сбор и изучение распорядительной документов организации, касающихся объекта регламентации (учредительные документы, приказы о создании структурных подразделений, штатное расписание и др.);

– собеседование с руководством организации и структурных подразделений, ведущими специалистами по заранее разработанному вопроснику, с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;

– разработку концепции организационно-правового документа (назначение, структура, основные разделы, принципиальные положения и т.п.);

– согласование концепции с заинтересованными должностными лицами и работниками;

– составление проекта документа, рассылка его заинтересованным должностным лицам и работникам, сбор замечаний, предложений и пожеланий;

– обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного проекта организационно-правового документа;

– согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями структурных подразделений, профсоюзной организацией;

– подписание, утверждение документа, рассылка его в структурные подразделения для практического использования в работе; проставление на документе росписей работников об ознакомлении с документом;

– контроль со стороны руководителей всех рангов за реализацией требований и правил, установленных данным документом;

– регулярное внесение изменений и дополнений в организационно-правовой документ в соответствии с изменениями в направлениях деятельности организации, методов управления, технологии документационного обеспечения управления.

Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом организации, регламентирующим основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа. Правила подписываются руководитель кадровой службы и утверждаются работодателем организации. Они могут быть приложением к коллективному договору.

Положение о структурном подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Общие положения; Основные задачи; Функции; Права и обязанности руководителя подразделения; Ответственность руководителя; Взаимоотношения. Связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию руководителя организации и под контролем кадровой службы, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается руководителем вышестоящего структурного подразделения и утверждается руководителем организации. Изменения в положение вносятся приказом.

Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работника и имеет следующую структуру содержательной части: Общие положения; Функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, одним из руководителей организации, курирующим подразделение. Изменения в инструкцию вносят приказом.

Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощенную методику составления и основываться на аналогах, используемых в других организациях.