Новые информационные технологии и коммуникации в организации

Новые технологии, применяющиеся в сфере организационных коммуникаций, включают в себя компьютеризованные системы по обработке информации, новые формы телекоммуникационных систем и их различные сочетания.

Развитие электронной технологии привело к появлению электронной почты, фототелеграфа (факса), видеоконференций, мобильных телефонов с голосовой почтой, пейджеров и т.д. Сейчас нетрудно отправить или получить письмо, используя компьютер, и передать с его помощью какие-либо данные на большое расстояние.

Широкое распространение электронной почты позволяет очень быстро и сравнительно дешево распространять информацию. Такой способ делает возможной постоянную коммуникацию независимо от места расположения ее участников и облегчает командную работу, поскольку все члены команды могут получать сообщения в одно и то же время. Использование электронной почты позволяет создавать и развивать деловые взаимоотношения, вносить вклад в решение задач организации, формировать чувство общности, причастности к ее делам.

Главные преимущества электронной почты – это высокая скорость передачи информации в любое время и удобство использования, ведь прочитать полученное сообщение можно также в любое подходящее время. Считается норой, что электронная почта помогает успешнее преодолевать статусные барьеры между членами организации и беспрепятственно высказывать свои идеи. При этом работник, которому бывает трудно добиться приема у какого-либо руководителя, может отправить ему сообщение по электронной почте. В настоящее время многие руководители, находящиеся на высшем уровне управления, рассматривают возможность получения информации на такой основе как один из действенных способов восходящих коммуникаций.

Однако электронная почта не лишена и недостатков. Главный из них – отсутствие непосредственного личного контакта между людьми, что исключает эмоциональную окраску общения. Использование так называемых смайликов (графических изображений лица человека посредством различных печатных знаков для выражения некоторых эмоций) привносит долю механистичности в подобное общение. Кроме того, имеющиеся данные говорят о том, что смайлики далеко не всегда придают сообщению именно тот смысл, который вкладывал в него отправитель информации, и, соответственно, зачастую неадекватно воспринимаются ее получателем.

Кроме того, электронная почта не самое подходящее средство для выражения запутанных и эмоциональных проблем, и, конечно, ее использование порождает вопросы конфиденциальности. Контроль этого оборудования также является проблемой, потому что имеется возможность для злоупотреблений им в организациях (использование для личных нужд).

Все чаще используется в последнее время такая разновидность электронной почты, как коммуникация в режиме реального времени, что дает людям возможность практически моментально обмениваться информацией друг с другом. Неудивительно, что эта форма коммуникации находит широкое использование в деятельности множества организаций. Таким образом, работники получают возможность очень быстро связываться с коллегами, трудящимися в отдаленных местах. К числу негативных сторон данной технологии относят ее навязчивость, поскольку считается, что интенсивный обмен сообщениями в режиме реального времени нередко отвлекает людей от исполнения ими своих непосредственных обязанностей, мешает им сосредоточиться^[1].

Характерной чертой современности является также создание внутренних информационных сетей организаций (крупных фирм, корпораций). Посредством такой сети на основе интернет-технологий работники могут поддерживать постоянную связь друг с другом, обмениваясь сообщениями, доступными только членам их организации. Кроме того, многие организации создают межкорпоративные сети, объединяющие их работников с партнерами из других организаций.

Если не так давно для того, чтобы обсудить какие-либо проблемы организации, необходимо было физическое присутствие определенных лиц в каком-либо помещении, то теперь с этой целью используются теле- и видеоконференции.

Коммуникация посредством телеконференции позволяет группе людей обмениваться информацией с помощью телефона или электронной почты. Имеется также специальное оборудование, позволяющее участникам собрания видеть друг друга на экранах и общаться в режиме реального времени. Эта форма коммуникации называется видеоконференцией. Данные технологии дают работникам возможность не только обмениваться информацией и приходить к согласованным решениям, но и формировать команды специалистов, члены которых могут находиться даже в разных городах.

Все более широкое использование информационных технологий неизбежно приводит к появлению новых моделей рабочей организации. Происходят соответствующие изменения в структуре организации, характере работы ее членов, их взаимодействии друг с другом и методах управления персоналом (см. параграф 2.4).

Современные американские теоретики и практики менеджмента с полным основанием утверждают, что новые информационные технологии позволяют нереструктурировать или даже деструктурировать организационные коммуникации. Они дают возможность преодолевать обычные ограничения во времени, пространстве и организационной иерархии, предписывающей определенные коммуникационные образцы^[2]. Очевидно, что все более расширяющееся использование новых информационных технологий приведет в итоге к новому типу организаций, соответствующих возникающему на наших глазах информационному обществу.

Краткое ОГЛАВЛЕНИЕ

1. Любая организация имеет определенную систему коммуникаций (связей), которая обеспечивает обмен информацией между ее членами. Наряду с информационной функцией коммуникации называют такие функции, как мотивационная, контрольная и экспрессивная.

2. Выделяют следующие основные элементы коммуникационного процесса:

1) источник информации;

2) передатчик;

3) приемник;

4) получатель информации.

3. В соответствии с направлением потоков информации в организации имеются нисходящие, восходящие и горизонтальные коммуникации.

4. Различают формальные (официальные) и неформальные (неофициальные) канаты коммуникаций в организации. Формальные каналы установлены административно в соответствии с должностной структурой. К неформальным каналам относятся все те, которые не совпадают с официально установленными.

5. В организации используются вербальные и невербальные коммуникации. Эти способы передачи информации присущи вертикальным и горизонтальным коммуникациям, формальным и неформальным.

6. Различные успехи менеджеров прямо связаны с их умениями активного слушания. Имеется несколько стилей слушания: ориентации на результат, на причину и на процесс. Тренинг активного слушания помогает человеку совершенствовать свои умения в данном отношении.

7. Выделяют следующие функции невербальной коммуникации: акцентирование, противоречие, замещение, дополнение и регулирование.

8. Невербальная коммуникация имеет следующие формы: паралингвистика, контакт глаз, лицевые экспрессии, телодвижения человека (его позы и жесты), одежда и проксемика.

9. Процесс коммуникации в организации может сопровождаться следующими барьерами: трудности кодирования, несовершенная обратная связь, психологический шум, избирательность, недостаток доверия между участниками коммуникаций, эмоциональные состояния, фильтрация информации и ее удерживание.

10. Применение новых информационных технологий коммуникации в организации позволяет усовершенствовать процесс обеспечения ее членов необходимой информацией. Происходят также соответствующие изменения в структуре организации, характере работы ее членов, их взаимодействии друг с другом и методах управления персоналом.