Интернациональное и национальное в служебном документе

Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует, прежде всего, в письменной форме речи. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. И все эти отношения имеют свою фиксацию в документах. В данной главе пас интересуют особенности служебных документов или, как их еще называют, управленческих или административных документов как части официально-делового стиля.

• Официально-деловой стиль речи – функциональный стиль русского литературного языка, обслуживающий сферу внутригосударственных и межгосударственных деловых отношений.

• Язык служебного документа – часть официально-делового стиля речи, существующая для передачи служебной информации посредством документов.

Деловое общение посредством документов имеет свои специфические черты, влияющие на характер передаваемой информации, ее ОГЛАВЛЕНИЕ и языковое оформление.

Формирование деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения частных и юридических лиц. Интернациональные свойства служебного документа – следствие универсальности функций и задач, которые оно призвано решать.

Мировой опыт показывает, что при всей специфике национальных школ официальной письменной деловой речи неизменными остаются основные требования как к смысловому наполнению документов, так и к их языковому оформлению.

Можно выделить ряд наиболее существенных интернациональных особенностей служебного документа, которые необходимо учитывать составителю. Эти особенности носят, прежде всего, экстралингвистический характер.

Точность и понятность

Основным требованием к содержанию любого документа в любой стране являются его максимальная точность и понятность (ясность).

• Текстовая точность документа – фактическая и смысловая точность документа, исключающая возможность инотолкований и неясностей.

Точность изложения документа предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и автором документа, и сто адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. Если текст документа может трактоваться двояко, то возможно и двоякое принятие решений. Не случайно юристы утверждают, что большинство судебных разбирательств возникает из-за неоднозначного восприятия текста документа.

Точность и однозначность текста достигается с помощью самых различных лингвистических средств. Это, прежде всего, использование специальных слов, терминов и языковых формул официально-делового стиля речи. Например: служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; оклад устанавливается, а не дается; документ визируется, а не подписывается; отчет заслушивается, а не выслушивается. Более подробно о специальных стандартных словах и словосочетаниях будет сказано далее.

Но на ряд факторов, оказывающих существенное влияние на процесс восприятия и понимания речи, следует обратить особое внимание. Нередко у отправителя (адресанта) возникает необходимость обозначить в документе какое-либо новое понятие новым термином. Тогда составитель документа останавливает свой выбор на иностранном слове, так как в русском языке нет аналога. Но у автора нет уверенности в том, что адресат поймет новое слово-термин.

Обратите внимание

Если вы употребляете незнакомое или малознакомое адресату слово, то необходимо дать в скобках расшифровку этого термина словами нейтральной лексики, чтобы далее употреблять в тексте незнакомый ранее термин без дополнительных толкований.

Трудности понимания текста документа могут также возникать из-за синонимичного обозначения ключевых слов. Термины-синонимы различаются оттенками своих значений и поэтому не могут употребляться на равных основаниях в одном и том же тексте. Например, такие синонимичные слова, как перемещение и продвижение по службе; совмещение и совместительство. Это близкие по смыслу слова, но для документа подобная синонимия недопустима.

Обратите внимание

Для ключевых слов нет места синонимии в служебном документе и деловом письме.

Очень часто составитель документа не учитывает важнейший фактор: документ – источник письменной информации. Поэтому, составляя документ, необходимо помнить о разнице между устной и письменной речью. Если вы обращаетесь к кому-то устно, вы можете оценить, как слушатель воспринимает ваши слова, как он понимает их смысл. Если ваш собеседник не полностью понимает ваше сообщение, вы можете по ходу общения изменить, перефразировать сказанное, подкрепить свою мысль жестами, использовать смысловые паузы, правильно расставить логические акценты, выделив какое-то слово, повторить часть сказанного или даже проиллюстрировать графически.

Если же вы обращаетесь к кому-либо письменно, передаете информацию с помощью документа, то при этом нет немедленной обратной связи или возможности изменить послание. Адресату придется самому интерпретировать вашу информацию, и он будет ее воспринимать в меру своих возможностей, своего понимания.

Обратите внимание

Автор документа должен продумывать каждое слово, не допуская возможности истолковать написанное иначе, чем задумано.