Функции управления информационно-консультационной службой

Для правильного построения системы управления информационно-консультационной службой большое значение имеет определение функций управления, их четкая, обоснованная классификация.

Функции управления ИКС вытекают из содержания ее деятельности и определяются спецификой управляемого объекта и составом решаемых задач. Каждая из конкретных функций управления обеспечивает целевое воздействие на тот или иной объект, объединяет те виды управленческих работ, которые характеризуются общностью объекта, цели и результатов (например, управление кадрами, финансами, техническим обеспечением и т.д.).

Функции управления – это специфические виды деятельности, обладающие единством цели, характера выполняемых работ и операций, направленные на определенную часть управляемого объекта для достижения поставленной цели.

Для выполнения функций в целом создастся аппарат управления ИКС, а для выполнения той или иной конкретной функции (или ряда функций) – отдельные структурные подразделения. Только выполнение всех функций в совокупности обеспечивает нормальную деятельность и развитие управляемого объекта.

Любая из функций управления подразделяется на составные части: работы, операции, элементы. Функцию выполняет определенное число работников, каждый из которых в процессе повседневного труда выполняет отдельные виды работ. Правильное выделение функций позволяет объединять сотрудников, имеющих сходный характер работы, в одно звено управления, тем самым упрощая структуру и облегчая координацию деятельности функциональных подразделений ИКС.

На основе состава и объема работ в разрезе функций определяют рациональное построение системы управления в целом и численность работников структурных подразделений, разрабатываются документы организационного регламентирования. Функциональное разделение процессов управления важно для их организации, поскольку оно определяет цели, задачи и направления деятельности работников управления информационно-консультационной службой.

Существует множество классификаций функций управления, но, по нашему мнению, основополагающее значение имеет такая классификация, которая отражает ОГЛАВЛЕНИЕ процесса управления и его стадии^[1]:

• планирование;

• организация;

• регулирование (координирование, распорядительство);

• контроль;

• учет и анализ.

В этих общих (основных) для работников управления функциях отражаются целевая направленность и тс задачи, которые должна решать система управления. Общие функции присущи любой управляющей системе, свойственны как общему, так и специализированному виду управленческой деятельности. Процесс управления начинается с постановки целей (планирования) и заканчивается учетом и анализом их выполнения. Общие функции управления строго взаимосвязаны, поэтому деятельность любого работника управления наиболее эффективна, когда всем основным функциям уделяется необходимое внимание и каждая реализуется в соответствии с ее местом и ОГЛАВЛЕНИЕм.

Планирование как функция управления заключается в определении целей (задач) управляемого объекта и разработке программы действий по их достижению. Действия всех других функций управления так или иначе подчинены задачам, определенным в плановых заданиях. Поэтому данная функция является основополагающей среди других основных функций.

Деятельность ИКС должна планироваться на всех уровнях управленческой иерархии от федерального уровня до планирования своей работы отдельными работниками службы (консультантами, специалистами и др.). Подробнее см. гл. 4 данного учебника.

Функция организации призвана обеспечить реализацию намеченной в плане цели путем установления пропорций между составными частями консультационного процесса и порядка их взаимодействия: формирование управляемой и управляющей систем ИКС; определение места и роли каждого работника в системе и рациональное распределение этих сотрудников по подразделениям; налаживание четкого взаимодействия между сотрудниками службы; разработка документов, регламентирующих деятельность всего аппарата управления, отдельных подразделений и работников, с тем чтобы обеспечивалось заданное течение консультационного процесса и выполнение всех функций и т.п.

От правильной организации ИКС зависит эффективность ее деятельности.

Функция регулирования (координирования, распорядительства) заключается в достижении согласований между различными частями управляемой системы путем установления наиболее рациональных внутренних и внешних связей. С ростом экономических, организационных, технических и других связей возникает необходимость их упорядочения, рациональной организации. По мере обнаружения в ходе контроля отклонений, сбоев, недостатков система также нуждается в регулировании, приведении в нормальное состояние.

ИКС должна иметь постоянную обратную связь с товаропроизводителями и оперативно реагировать на их запросы, в том числе адаптируя свою систему управления.

Функция контроля состоит в непрерывном наблюдении, мониторинге деятельности ИКС (подробнее см. гл. 7) и сопоставлении полученных результатов с установленными в плане, в выявлении необходимых действий в следующем цикле управления. Системы, формы и методы контроля многообразны и определяются поставленными перед ним задачами и характером функционирования объекта. Эффективное управление любой системой ИКС возможно лишь тогда, когда ее деятельность надежно и непрерывно контролируется.

С контролем органически связана функция учета и анализа. Эта функция состоит в том, чтобы дать характеристику выполнения плана и использовать учетную информацию для анализа результатов работы службы за отчетный период и разработки плана работы ИКС на будущий период.

Таким образом, общие (основные) функции управления в единстве обеспечивают цельность процесса управления ИКС.