Функции и структура бухгалтерского аппарата организации
Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организации. В настоящее время руководителям предоставлены широкие полномочия в организации бухгалтерского учета, позволяющие им играть активную роль на всех этапах осуществления учета.
Руководители организаций в зависимости от объема учетной работы устанавливают организационную форму бухгалтерской службы: самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером; наличие в штате должности главного бухгалтера (бухгалтера); передача на договорных началах ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту; ведение бухгалтерского учета лично.
Руководитель обязан создать условия для выполнения всеми подразделениями и работниками организации требований главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений.
Структура и объем работы бухгалтерии зависят от объема деятельности конкретной организации, степени оперативной самостоятельности подразделений организации и уровня автоматизации учетной работы. В соответствии с конкретными условиями деятельности организации учет может быть организован по централизованной, децентрализованной и смешанной форме.
При центролизованном учете в подразделениях организации оформляются лишь первичные документы, которые в установленные сроки передаются в бухгалтерию, где осуществляется синтетический и аналитический учет всех операций, составляется отчетность, в том числе бухгалтерский баланс, по организации в целом.
При децентрализации полный цикл учета от момента оформления хозяйственных операций документами через все стадии бухгалтерской обработки данных до составления отчетности подразделений проходит непосредственно в структурных подразделениях организации. Главная бухгалтерия делает сводку отчетов подразделений, составляет сводную отчетность, в том числе баланс, по организации, осуществляет контроль за постановкой учета в подразделениях. Децентрализация учета позволяет приблизить бухгалтерский аппарат к месту совершения хозяйственных операций, повышает оперативность его работы и аналитичность обработанной информации. Однако такая организация учета затрудняет разделение труда между учетными работниками, вызывает дополнительные расходы на ОГЛАВЛЕНИЕ бухгалтерского аппарата.
При смешанной форме организации учета отдельные (наиболее крупные) подразделения осуществляют законченный цикл учетных работ и составляют отдельный бухгалтерский баланс либо выполняют часть учетных работ (обработку первичных учетных документов, учет расчетов с работниками и др.).
Состав и численность отдельных бухгалтерских подразделений определяют исходя из масштабов хозяйственной деятельности, объема и сложности учетных работ, квалификации персонала.
В крупных организациях формируются отделы (группы) по предметному, линейному и функциональному признакам.
По предметному признаку выделяются следующие отделы или группы учета: основных средств и нематериальных активов; материалов; денежных средств; расчетов с персоналом; производства; готовой продукции; денежных средств; расчетных операций.
В небольших организациях функции ведения бухгалтерского учета распределяются между исполнителями, как правило, также но предметному признаку, когда каждый исполнитель осуществляет весь объем работ на определенном участке учета.
При распределении бухгалтерских работ по функциональному признаку каждый отдел или исполнитель выполняет определенную группу операций: проверка документов, заполнение регистров, составление отчетности и др.
По линейному признаку работы распределяются между подразделениями, когда бухгалтерские работы по определенному участку выполняются бухгалтерской группой или отдельным работником.
Главный бухгалтер (бухгалтер – при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации. При вступлении в должность главному бухгалтеру необходимо ознакомиться с внутренним положением о бухгалтерии, а при его отсутствии разработать этот документ самостоятельно. Положение должно включать следующие разделы: общие положения; функции бухгалтерии; права и обязанности работников; организация работы; взаимодействие с другими структурными подразделениями организации. Главный бухгалтер при необходимости может внести в положение изменения и дополнения.
Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной отчетности. В функции главного бухгалтера входят обеспечение соответствия осуществляемых хозяйственных операций законодательству, контроль за движением активов, формированием доходов и расходов и выполнением обязательств.
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по вопросу осуществления отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет ответственность за последствия осуществления таких операций.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности могут выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации.
При освобождении главного бухгалтера (бухгалтера) проводится передача дел работнику, вновь назначенному приказом руководителя, в процессе которой проверяется состояние бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных с составлением акта, утверждаемого руководителем организации.
Для каждого работника бухгалтерии составляются должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности работников. Должностные обязанности и требования к знаниям и квалификации работников должны соответствовать тарифно-квалификационным характеристикам, установленным Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). Должностные инструкции разрабатываются главным бухгалтером и утверждаются руководителем организации и включают следующие разделы: общие положения; функции работника; права и обязанности работника; организация работы; взаимодействие с другими работниками организации; правила оценки результатов работы. Работникам инструкции выдаются на руки и (или) для ознакомления иод расписку. Главный бухгалтер может вносить в инструкцию необходимые изменения и дополнения.
В должностной инструкции главного бухгалтера необходимо отразить круг его обязанностей, в частности, в ней должны содержаться следующие основные положения:
– организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности;
– организация и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности организации;
– рациональная организация учета и отчетности в организации и ее подразделениях на основе максимальной централизации и автоматизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля;
– разработка и осуществление мероприятий, направленных на соблюдение государственной и финансовой дисциплины;
– организация учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (оказания услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации, а также финансовых, расчетных и кредитных операций;
– обеспечение контроля за законностью, своевременностью и правильностью оформления документов, составлением экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ (услуг), расчетами по оплате труда с работниками организации;
– правильное начисление и перечисление платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, средств на финансирование капитальных вложений;
– погашение в установленные сроки задолженности банкам по ссудам;
– участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях устранения потерь и непроизводительных затрат; предупреждение недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства;
– оформление документов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей; контроль за передачей в необходимых случаях этих документов в следственные и судебные органы;
– обеспечение строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь, обеспечение сохранности бухгалтерских документов, а также оформления и сдачи их в установленном порядке в архив;
– разработка рациональной плановой и учетной документации, организация внедрения средств механизации учетно-вычислительных работ;
– руководство работниками бухгалтерии организации;
– проведение инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств;
– подготовка данных по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности;
– обеспечение сохранности бухгалтерских документов, их оформление в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.
Главный бухгалтер должен знать:
– законы РФ, постановления и решения Правительства РФ по вопросам деятельности отрасли; постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы вышестоящих органов, финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также финансово-хозяйственной деятельности организации;
– структуру организации и перспективы ее развития; положения и инструкции по организации бухгалтерского учета в организации, правила его ведения; порядок оформления операций и организации документооборота по участкам учета; формы и порядок финансовых расчетов;
– методы экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности организации; способы и методы выявления внутрихозяйственных резервов;
– порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;
– правила расчетов с дебиторами и кредиторами; порядок списания с баланса недостач, дебиторской задолженности и других потерь; правила проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств;
– порядок и сроки составления бухгалтерской отчетности; правила проведения проверок и документальных ревизий;
– возможности и порядок применения средств компьютерной обработки информации и анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности организации;
– отечественную и зарубежную практику совершенствования хозяйственной и финансовой деятельности организации; экономику, организацию производства, труда, управления; законодательство о труде; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Главный бухгалтер должен иметь высшее профессиональное (экономическое, финансово-экономическое) образование и стаж финансово-бухгалтерской (финансово-экономической) работы на руководящих должностях не менее пяти лет.
Должностная инструкция бухгалтера должна включать следующие основные положения, отражающие круг его обязанностей:
– выполнение работ на различных участках бухгалтерского учета (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками за предоставленные услуги);
– участие в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов; осуществление приема и контроля первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и их подготовка к счетной обработке;
– отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с движением денежных средств и товарно-материальных ценностей;
– составление отчетных калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг), выявление источников образования потерь и непроизводительных расходов, подготовка предложений по их предупреждению;
– начисление и перечисление платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, средств на финансирование капитальных вложений, оплаты труда рабочих и служащих, платежей но налогам, других выплат и платежей.
Бухгалтер должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации бухгалтерского учета и составления отчетности; формы и методы бухгалтерского учета в организации; план и корреспонденцию счетов;
– порядок организации документооборота на участках бухгалтерского учета; порядок документального оформления и отражения в системе бухгалтерского учета хозяйственных средств и их движения;
– методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации; правила эксплуатации вычислительной техники; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; технику безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
В штатном расписании организации должно быть указано число работников бухгалтерии, наименование должностей, обязанности работников, система оплаты труда и размер заработной платы.
С целью обеспечения условий экономической безопасности организаций, соблюдения интересов государства проводится аттестация главных бухгалтеров, а также иных специалистов, занятых оказанием бухгалтерских услуг в специализированных организациях или индивидуально.
Под аттестацией главных бухгалтеров, а также иных специалистов, занятых оказанием бухгалтерских услуг, понимается проверка квалификации физических лиц, желающих заниматься ведением бухгалтерского учета на должностях главных бухгалтеров (бухгалтеров), а также на право оказания бухгалтерских услуг. Кандидатам, имеющим необходимое образование и стаж работы и сдавшим квалификационные экзамены, выдастся квалификационный аттестат профессионального бухгалтера установленного образца.
Критерии видов организаций, бухгалтерская отчетность которых должна быть подписана аттестованным главным бухгалтером (бухгалтером), а также перечень видов бухгалтерских услуг, оказываемых аттестованным специалистом, устанавливаются Минфином России, который также определяет: требования к кандидатам на получение квалификационного аттестата профессионального бухгалтера; порядок проведения аттестации; перечень документов, подаваемых вместе с заявлением о допуске к аттестации; сроки и условия действия квалификационных аттестатов; программы квалификационных экзаменов и порядок их сдачи; правила проведения переаттестации профессиональных бухгалтеров.
Порядок подготовки главных бухгалтеров и иных специалистов, занятых оказанием бухгалтерских услуг, к аттестации и порядок повышения их квалификации, правила сдачи квалификационных экзаменов разрабатываются с участием аккредитованного профессионального объединения бухгалтеров.
К ведению бухгалтерского учета во всех организациях независимо от форм собственности предъявляются единые требования, в частности:
– бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством РФ;
– объекты бухгалтерского учета отражаются способом двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, а также способом простой записи на забалансовых счетах, включенных в рабочий план счетов;
– документирование активов, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке;
– соблюдается равенство данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на 1-е число каждого месяца;
– все хозяйственные операции и результаты инвентаризации своевременно регистрируются на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков и изъятий;
– выбор способа ведения бухгалтерского учета устанавливается организацией в ее учетной политике;
– текущие затраты на производство продукции, выполнение работ, оказание услуг и капитальные вложения учитываются раздельно.
Должностные лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, не выполняющие требования и нормы бухгалтерского учета, предусмотренные законодательством, в том числе требования, касающиеся искажения бухгалтерской отчетности, несоблюдения сроков ее представления и публикации, привлекаются к административной, дисциплинарной, уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ.
Согласно ст. 7 Закона о бухучете № 402-ФЗ ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.
Руководитель экономического субъекта, за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя.
В открытых акционерных обществах (за исключением кредитных организаций), страховых организациях и негосударственных пенсионных фондах, акционерных инвестиционных фондах, управляющих компаниях паевых инвестиционных фондов, в иных экономических субъектах, ценные бумаги которых допущены к обращению на торгах фондовых бирж и (или) иных организаторов торговли на рынке ценных бумаг (за исключением кредитных организаций), в органах управления государственных внебюджетных фондов, органах управления государственных территориальных внебюджетных фондов главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета, должны отвечать следующим требованиям:
1) иметь высшее профессиональное образование;
2) иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего профессионального образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита – не менее пяти лет из последних семи календарных лет;
3) не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.
Дополнительные требования к главному бухгалтеру или иному должностному лицу, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета, могут помимо Закона о бухучете № 402-ФЗ устанавливаться другими федеральными законами.
Физическое лицо, с которым экономический субъект заключает договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, должно соответствовать требованиям, установленным п. 4 ст. 7 Закона о бухучете № 402-ФЗ. Юридическое лицо, с которым экономический субъект заключает договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, должно иметь не менее одного работника, отвечающего вышеуказанным требованиям.
Главный бухгалтер кредитной организации должен отвечать требованиям, установленным Банком России.
В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета:
1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;
2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.