Функции менеджмента

Суть любой целенаправленной деятельности, в том числе менеджмента, проявляется в функциях (от лат. functio – обязанность, круг деятельности, назначение, роль).

Процесс управления раскрывается в его функциях, которые возникают в результате разделения и специализации труда в сфере управления. Функции управления – составные части любого процесса управления.

Функции менеджмента – это вид управленческой деятельности, направленной на решение конкретной задачи управления специальными приемами и методами [4].

К основным характеристикам функций управления можно отнести:

– однородность содержания работ, выполняемых в рамках одной функции управления;

– целевую направленность этих работ;

– обособленность выполняемых задач.

Функции управления подразделяются на общие и специфические (конкретные). Первые рассматриваются как функции, обязательные к исполнению в любой организационной системе, вторые – как функции, отражающие специфику той или иной организационной системы.

В наиболее распространенной классификации к общим функциям относят: планирование, распорядительство, организацию, мотивацию, контроль и координацию. Эти функции характерны для любого процесса управления независимо от особенностей той или иной организации (ее размера, профиля деятельности, формы собственности и т.д.). Взаимосвязь общих функций, иллюстрирующая ОГЛАВЛЕНИЕ процесса управления, представлена на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Взаимосвязь общих функций менеджмента

В своей работе менеджер постоянно возвращается к этим функциям. При этом большего успеха достигает тот коллектив, руководитель которого постоянно совершенствует исполнение всех функций, составляющих процесс управления.

К числу конкретных функций управления относятся маркетинг, управление персоналом, производством, технологическим процессом, финансами и др.

Рассмотрим ОГЛАВЛЕНИЕ общих функций управления более подробно.

Планирование – это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации и ее составных частей. Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимое для достижения поставленных целей. Таким образом, планирование включает:

– глубокий и всесторонний анализ состояния организации;

– формирование текущих и перспективных целей и задач;

– разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;

– определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;

– доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.

Планирование является главной функцией управления, от которой зависят все другие функции.

Цели – это те ключевые результаты, к которым стремится предприятие в своей деятельности. Ставя определенные цели, менеджер формулирует те главные ориентиры, на которых должна быть сфокусирована вся деятельность организации и ее коллектива.

Чтобы эффективно работать, менеджеры ставят перед организацией конкретные, измеримые, уместные, стимулирующие, заметные цели на определенный период времени. Выработка эффективных целей усиливает побудительные мотивы, устанавливает четкие ориентиры деятельности и создает ясную картину ожидаемых результатов.

Органической составной частью планирования при этом становится составление долгосрочных и среднесрочных прогнозов, показывающих возможные направления будущего развития организации в тесном взаимодействии с окружающей ее средой. Прогнозы на будущее закладываются в основу стратегических планов, в которых находят отражение важнейшие для любой организации связи между целями, ресурсами и возможностями окружающей среды. В свою очередь, стратегические планы составляют основу текущих планов, с помощью которых организуется работа предприятия.

Организация (процесс) как функция управления требует от менеджера свободного владения аналитическими навыками. Задача этой функции – формирование структуры предприятия, а также обеспечение его всем необходимым для нормальной работы: персоналом, материалами, оборудованием, помещением, денежными средствами и др. После того как план составлен, задача состоит в том, чтобы создать реальные условия для достижения намеченных целей.

Организовать – означает разделить целое на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи нижестоящим уровням путем распределения ответственности, полномочий, а также установить взаимосвязи между различными видами работ. Для этого необходимо четко определить права, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных лиц. Это достигается путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкций, определяющих внутренний распорядок, границы деятельности каждого подразделения и работника организации.

Организация (процесс) пронизывает весь процесс управления деятельностью фирмы и реализуется:

– через создание структуры и системы управления, которые обеспечивают внутреннюю согласованность всех элементов организации;

– определение форм разделения труда, прав и обязанностей исполнителей;

– проектирование системы коммуникаций;

– группировку задач для определения видов работ и их распределения по соответствующим подразделениям;

– разработку принципов мотивации;

– регламентацию работы, разработку правил, норм и нормативов;

– расстановку работников, организацию текущей работы с ними;

– анализ и обобщение организационного опыта;

– организационное проектирование и др.

Не менее важная задача функции организации – создание условий для формирования такой культуры внутри организации, которая обладает высокой чувствительностью к изменениям, научно-техническому прогрессу, к единым для всей организации ценностям. Здесь главное – работа с персоналом; развитие стратегического и экономического мышления в сознании руководителей; поддержка работников предпринимательского склада, склонных к творчеству, нововведениям и не боящихся рисковать и брать на себя ответственность за решение проблем предприятия.

Распорядительская функция заключается в доведении до сведения каждого субъекта того, что и как тот должен делать для достижения поставленных целей. В ее основе находится субординация – служебное подчинение младших старшим по должности (существует между подразделениями, руководителями и специалистами разных уровней).

Предусматривается также персональная ответственность должностных лиц за выполнение указаний вышестоящего органа управления. С помощью инструктирования создаются условия для реализации процессов, не зависящие от индивидуальных качеств людей, а вытекающие из требований системы управления. В задачи инструктирования входят:

– знакомство с условиями производства, обстановкой;

– консультации по выполнению конкретных видов работ;

– обеспечение информацией.

Эти задачи реализуются с помощью как инструкций (должностных, рабочих), так и методических указаний. Разрабатываются также нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб.

Распорядительство, но А. Файолю (французский инженер и предприниматель), состоит в том, чтобы хорошо знать работников, увольнять нерадивых, подавать положительный пример, активизировать, воспитывать, проводить совещания, обеспечивая тем самым выполнение задания. Успешная реализация функции распорядительства требует хорошего знания менеджером подчиненных, налаживания личных контактов с ними, демонстрации на собственном примере.

Распорядительство предполагает:

– оформление организационно-распорядительных документов и доведение их до исполнителей;

– разъяснение и конкретизацию задач;

– назначение ответственных;

– контроль и оценку работы.

Ни одна задача не будет успешно решена качественно и с минимальными затратами, если люди не будут в этом заинтересованы. Отсюда вытекает еще одна важнейшая функция менеджмента – мотивация.

Цель мотивации – создать у работника стимулы к труду и побудить его работать с полной отдачей. Поведение людей определяется множеством мотивов. Мотив – это то, что вызывает определенные действия человека, он находится внутри человека, имеет персональный характер, зависит от различных внешних и внутренних по отношению к нему факторов.

В основе внутренних побуждений, которые заставляют людей действовать определенным образом, лежат их потребности.

Более подробно функция мотивации рассмотрена в гл. 12.

Координация – вид управленческой деятельности, направленной на достижение целей организации с помощью совместной работы субъектов как единого целого. Главная задача координации – выполнение упорядоченной, согласованной во времени и пространстве работы всех звеньев управления путем установления рациональных коммуникаций и обмена информации между ними. Это обеспечивает необходимый уровень сотрудничества участников, согласованность и единство их совместных действий и тем самым упрощает реализацию всех остальных функций.

Координация может осуществляться формальными и неформальными методами, на одном (по горизонтали) и разных (но вертикали) уровнях с помощью различных инструментов (руководителя, специальных групп, личных неформальных контактов и др.). Объектом функции координирования являются как управляемая, так и управляющая подсистемы.

Благодаря координации обеспечивается согласованность действий внутри системы и между системой и внешней средой путем синхронизации во времени и пространстве усилий субъектов, их интеграции в единое целое, что позволяет эффективно и оперативно достигать поставленных целей.

В соответствии с характером решаемых задач выделяют следующие типы координации:

а) превентивная (предвидение проблем и трудностей);

б) устраняющая (устранение перебоев в хозяйственной системе);

в) регулирующая (сохранение существующей системы производства и управления);

г) стимулирующая (улучшение деятельности системы производства и управления организации даже при отсутствии видимых проблем).

Координирующее воздействие должно быть системным, минимальным по объему, непротиворечивым (не порождающим взаимоисключающие эффекты).

Результаты деятельности организации, подразделения и отдельных лиц требуется время от времени проверять, оценивать и корректировать.

Координация действий в рамках небольшой фирмы сравнительно несложная функция, поскольку в малом коллективе все работники на виду, а управление, как правило, осуществляется на уровне непосредственного общения. Сложнее осуществить координацию в среднем и тем более в крупном предприятии, однако только четко скоординированная деятельность всех взаимосвязанных звеньев организации позволяет добиться успехов.

Контроль – управленческая функция, в задачи которой входят количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Главные инструменты выполнения этой функции – наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. При этом контроль должен быть своевременным и простым.

Управленческий контроль как один из главных инструментов выработки политики и принятия решений обеспечивает нормальное функционирование организации для достижения намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и при оперативном руководстве.

ОГЛАВЛЕНИЕ функции контроля:

– сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений;

– сравнение их с плановыми показателями;

– выявление отклонений и анализ их причин;

– разработка мероприятий для принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности того или иного подразделения организации.

Различают следующие основные виды контроля:

– предварительный контроль, который выполняется до фактического начала работ (оценка квалификации персонала, выработка стандартов для материальных ресурсов, составление бюджета и т.п.);

– текущий контроль проводится в процессе работы. Чаще всего объект такого контроля – сотрудники, а сам контроль – прерогатива их непосредственного руководителя. Текущий контроль для аппарата управления играет роль обратной связи;

– заключительный контроль помогает руководству организации предотвратить ошибки в будущем при планировании работ.

Информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации труда сотрудников. Выполняя функцию контроля, т.е. сопоставляя полученные результаты с теми, которых необходимо достичь, менеджеры принимают соответствующие меры. Если результаты хуже ожидаемых, то контроль помогает выявить причины отклонений и внести необходимые коррективы.

Контроль непосредственно связан с функцией планирования. Стратегические планы отражают изменения как внутри, так и вне организации, и процесс контроля позволяет менеджерам удостовериться, действует ли принятая стратегия. Если на предприятии постоянно осуществляется контроль, то ошибки можно заметить на раннем этапе и своевременно принять необходимые меры, позволяющие решить проблему, предотвратив тем самым возможный серьезный ущерб.

Процесс контроля представляет собой замкнутый цикл, состоящий из четырех этапов (рис. 1.2). Для выполнения эффективного контроля устанавливают стандарты, т.е. критерии оценки работы предприятия. Они должны быть тесно связаны со стратегическими целями, в противном случае будет контролироваться выполнение неверной задачи.

Рис. 1.2. Этапы процесса контроля

Чтобы контроль был эффективным, т.е. обеспечивал достижение целей организации, он должен соответствовать следующим принципам:

– стратегическая направленность, т.е. контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их;

– ориентированность на результаты, т.е. контроль должен способствовать достижению поставленных целей и формулированию новых целей, которые обеспечат выживание организации в будущем;

– своевременность, т.е. необходимость:

1) определить наиболее подходящий временной интервал контроля, учитывающий параметры основного плана, скорость изменений, а также затраты на проведение измерений и распространение полученных результатов;

2) обеспечить возможность устранения отклонений прежде, чем они достигнут серьезных размеров;

– гибкость, т.е. контроль должен иметь возможность адаптироваться к происходящим изменениям;

– простота контроля, что помогает лучше понять его цели и инструменты, и, следовательно, обеспечивает поддержку существующей системы контроля персоналом организации (кроме того, простые методы контроля более экономичны);

– экономичность, т.е. затраты на осуществление контроля не должны превышать создаваемые им преимущества; его масштабы должны соответствовать потребностям системы управления в аналитической информации;

– соответствие используемых средств и методов контроля контролируемому виду деятельности (предмету контроля).

Для повышения эффективности контроля и устранения его негативного восприятия работниками специалисты рекомендуют:

– устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;

– обсуждать с сотрудниками ожидаемые результаты;

– устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;

– избегать жесткого контроля;

– вознаграждать за достижение стандартов.

Таким образом, контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Предназначение контроля – это предупреждение возможных отклонений от намеченных планов.