Формальные и неформальные каналы коммуникаций

Каналы коммуникаций – это пути, которые используются с целью передачи информации. Различают формальные (официальные) и неформальные (неофициальные) каналы. Формальные каналы коммуникации установлены административно в соответствии с должностной организационной структурой. Они связывают работников в этой структуре как по вертикали (взаимосвязи между руководителями и подчиненными), так и по горизонтали (взаимосвязи между равными по служебному положению членами организации). Имеются также соответствующие каналы коммуникаций, связывающие официальным образом данную организацию в целом с другими организациями.

К неформальным каналам коммуникации относятся те, которые не совпадают с официально установленными. Можно выделить две основных причины, побуждающие людей использовать неформальные каналы:

1) потребность членов организации в социальных контактах, которая полностью никогда не удовлетворяется в пределах системы официальных коммуникаций;

2) низкая эффективность отдельных элементов данной системы.

Отметим, что посредством неофициальных коммуникаций могут передаваться сообщения, не обязательно относящиеся к рабочим обязанностям людей, выходящие за пределы официальной деятельности данной организации. Это могут быть анекдоты, шутки, дружеский обмен информацией личного характера, слухи. Наиболее типичные слухи, циркулирующие по неформальным каналам, касаются предстоящих сокращений штатов, изменений организационной структуры, грядущих перемещений и повышений. Однако по неформальным каналам распространяются не только различного рода вымыслы и слухи. Порой по неформальным каналам передается вполне обоснованная информация, но до официального оповещения о ней. Поэтому некоторые решения в организации готовятся па основе информации, получаемой по неформальным каналам.

Принадлежность каких-либо членов организации к одним и тем же неформальным группам, естественно, способствует быстрой передаче информации в пределах этих групп. Однако неформальные коммуникации могут возникать не только между членами неформальных групп. Хорошие личные взаимоотношения между теми или иными членами организации облегчают неформальную передачу информации и по горизонтали, и по вертикали. Главная особенность системы неформальных коммуникаций – ее большая гибкость, что нередко благоприятствует скорейшему распространению информации.

Для эффективного функционирования любой организации необходимо наличие в ней системы как формальных, так и неформальных коммуникаций. Если организация обладает только системой формальных коммуникаций, процесс прохождения информации будет бюрократизироваться. Неслучайно во многих организациях значительная часть информации, которая используется в целях принятия директивных решений, передается неофициальным образом. Однако если система неформальных коммуникаций окажется превалирующей, это может привести к широкому распространению слухов и предположений, мешающих эффективной организационной деятельности. Таким образом, нужен определенный баланс формальной и неформальной систем коммуникаций, оптимальное соотношений между ними.

Можно отметить 16 возможных комбинаций при использовании различных каналов и форм коммуникаций (табл. 10.1)^[1]. Для пояснения данных, содержащихся в таблице, приведем пример: менеджер, действующий в соответствии с комбинацией 11, сначала отправляет письменное сообщение по официальному каналу, а затем дополняет его устным контактом, используя неофициальный канал. Подобным образом интерпретируются и остальные комбинации каналов и форм коммуникации.

Система официальных коммуникаций включает в себя главным образом комбинации 1, 5, 9, 13 с акцентом на первой. Западные авторы, подчеркивающие важность неформальных каналов, большей частью описывают комбинации 2, 6, 10, 14 с акцентом на шестой. Порой отмечается особая важность комбинации 16, при которой коммуникация осуществляется сначала устно на неформальном уровне. После того как достигнуто согласие (или даже предпринято соответствующее действие), эта коммуникация формализуется по официальным правилам.

Таблица 10.1

Комбинации каналов и форм коммуникации

Форма коммуникации	Канал коммуникации
	Официальный	Неофициальный	Официальный, затем неофициальный	Неофициальный, затем официальный
Письменная	1	2	3	4
Устная	5	6	7	8
Письменная, затем устная	9	10	11	12
Устная, затем письменная	13	14	15	16

Решение вопроса о том, какие из указанных в табл. 10.1 комбинаций необходимо использовать, зависит от ряда факторов:

• величины организации;

• характера сообщения;

• личных качеств работников, включенных в систему коммуникации;

• особенностей взаимоотношений между ними;

• специфики каналов коммуникаций.

Главным из этих факторов является величина организации. Чем она крупнее, тем в большей степени следует полагаться на формальные каналы коммуникаций. Это объясняется множественностью задач крупной организации и сложностями координации деятельности ее подразделений.