Формализованные данные о работнике: личное дело

Очень часто организации рассматривают образ человека в укрупненных параметрах, например в объеме информации из его личного дела.

На каждого работника предприятия ведется личное дело. Состав личного дела обычно таков^[1]:

• внутренняя опись документов дела;

• личное заявление о приеме на работу (и об увольнении);

• трудовой договор;

• личный листок по учету кадров (анкета);

• заявления сотрудника о перемещениях;

• представления руководства при перемещениях, выдвижениях, зачислениях в резерв;

• аттестационные листы;

• дополнения к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);

• автобиография;

• копии документов об образовании;

• характеристики или рекомендательные письма;

• выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученых степеней, награждении государственными наградами;

• копии наградных листов;

• карточки учета поощрений и взысканий;

• фотографии;

• результаты медицинского обследования;

• карточка формы № Т-2;

• копии приказов о назначении на должность, о перемещениях и увольнении.

В необходимых случаях, например предусмотренных законодательством, в личное дело включаются список науч

ных трудов и изобретений, выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например аттестационные листы, отзывы, представления на назначение на должность, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содержащие анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии). Правомерно включение в состав личного дела результатов тестирования профессиональных и личностных качеств работника. В личном деле работников зарубежных фирм накапливается от 400 до 4000 единиц информации, позволяющей достаточно точно определить перспективы, потенциал работника и его пригодность к работе на том или ином рабочем месте. Личные дела работников относятся к архивным документам и должны находиться на временном хранении в организации в течение 75 лет, после чего по акту направляться на постоянное хранение в органы Росархива.

В США в базы данных включают информацию обо всех работниках. Информация, сообщаемая обычно о рядовых работниках, включает следующее:

– базовое образование и биографические данные;

– опыт работы;

– индивидуальные навыки и знания;

– имеющиеся лицензии и сертификаты;

– программы обучения, пройденные в период работы в организации;

– прежние оценки результатов деятельности;

– профессиональные цели.

Для менеджеров фирмы могут хранить дополнительные базы данных, содержащие сведения, необходимые для решения задач о замене или повышении:

– послужной список и опыт работы;

– базовое образование;

– оценка сильных и слабых сторон;

– потребности в росте;

– потенциал для повышения в должности в настоящее время, перспективы дальнейшего роста;

– результаты текущей работы;

– сфера специализации;

– предпочитаемая работа;

– географические предпочтения;

– карьерные цели и желания;

– ожидаемая дата выхода на пенсию;

– личная (частная) история, включая психологическую оценку личности.

Данные о работнике могут быть составлены из следующих параметров:

• наличие высшего образования. Диплом о высшем образовании не только подтверждает наличие у соискателя профессиональных знаний, но и предполагает определенный уровень внутренней культуры. Успешный кандидат должен иметь диплом хорошего вуза;

• не менее значимым является владение иностранным языком;

• способность быстро учиться;

• на удивление много внимания обращают работодатели на то, собрал ли соискатель перед собеседованием информацию о компании, в которую устраивается работать;

• наличие у соискателя опыта работы. Мы бы порекомендовали студентам еще во время учебы в вузе постараться получить практический опыт в интересующей их профессиональной сфере, поработав, например, стажером;

• деловой стиль одежды;

• наличие творческого подхода и высокой инициативности;

• профессионализм;

• коммуникативные навыки;

• немаловажно умение соискателя планировать и организовывать свою работу, устанавливать приоритеты^[2].

Многие из этих качеств являются комплексами, их достаточно сложно, дорого и трудоемко проверить. Более точным и лучше измеряемым представляется образ, опирающийся на достижения современной психологии. Формируя портрет, профиль работника, не следует забывать о наличии у каждого человека, кроме позитивных, еще и негативных качеств, которые могут препятствовать успеху в общении, но могут у реальной личности прекрасно сочетаться с положительными качествами. К примеру, работник является прекрасным профессионалом, но не может работать в коллективе. Такие противоречия личности следует предвидеть и принимать меры к их выявлению.