Визитная карточка в деловой коммуникации

Визитная карточка – это часть личного пространства субъекта и важный, но не всегда обязательный атрибут деловой коммуникации. Следует сказать, что в дореволюционной

России визитные карточки были весьма распространены вплоть до 1917 г., однако ее изобрели французы еще в XVII в. В этикете бизнеса они играют огромную роль, особенно в Японии, Китае, Корее и в большинстве случаев заменяют любой документ, в частности, удостоверение личности. К сожалению, большинство отечественных бизнесменов не уделяют им должного внимания, относясь к ним как к сувенирам, которые принято вручать при знакомстве. Между тем существует этикет визитных карточек, и знание его – неотъемлемая часть культуры делового человека.

Визитная карточка представляет собой лист не слишком плотного картона небольшого формата. Текст печатается типографским способом. Цвет карточки варьируется от розового и голубого – до черного, хотя согласно протоколу он должен быть белым. Здесь гендерные отличия игнорируются. Текст набирается черным цветом, но никак ни "серебряным", или "золотым". Обратная сторона карточки должна быть чистой, чтобы делать пометки. Иногда на обратной стороне дублируется текст на иностранном языке (английском, или языке страны пребывания), номер телефона (лучше несколько, это солиднее), телефакса и телекса. Текст должен быть расположен вдоль длинной стороны, и, поскольку визитная карточка представляет лично вас, а не фирму, где вы работаете, крупным шрифтом должны быть набраны ваше имя, отчество и фамилия. Не рекомендуется на визитных карточках указывать домашний адрес и телефон. Зато месторасположение офиса (например, центральная часть города, собственное здание и т.д.) может свидетельствовать о финансовой прочности фирмы.

В карточке надо максимально доступно для иностранцев указать не только свою должность, но и реальную сферу интересов и служебных полномочий. Важно, чтобы текст карточки подготовил профессиональный переводчик, поскольку название должностей и отделов часто не имеют в иностранных языках прямых аналогов.

В России приняты двусторонние визитки на двух языках – на английском и русском, однако лучше печатать текст на одной стороне, чтобы вторая была свободна для записи.

Недостаток всех карточек – перегруженность информацией. Вместе с тем на ней должно быть напечатано следующее. В левом верхнем углу помещают эмблему фирмы, справа от которой в самом верху карточки печатается название фирмы или предприятия. Далее в центре карточки указываются фамилия, имя и отчество ее обладателя, под ними должность. Все координаты (телефон, факс) печатаются в правом нижнем углу. Причем адрес можно не указывать, при необходимости владелец может написать его от руки на обратной стороне.

Визитная карточка должна иметь классический размер (90×50; 105×75 мм) и оформление, поскольку является документом для банка данных и хранится в специальном кляссере. Оптимальный размер заказа – 200–300 штук, при себе надо иметь не менее десяти своих визитных карточек.

Визитными карточками рекомендуется обмениваться при первом знакомстве. При встрече люди устанавливают зрительный контакт, потом здороваются, представляются, обмениваются рукопожатиями и только после этого – визитными карточками. Получив визитную карточку, необходимо поблагодарить партнера и прочесть вслух его имя, отчество и фамилию, чтобы быть уверенным в их произношении. Это к тому же поможет сразу наладить контакт, люди любят, когда их называют по имени. Не следует обмениваться визитными карточками за обеденным столом, тем более навязывать ее человеку, если чувствуете, что он вами не интересуется. Все-таки – это личный обмен между двумя лицами, а не общественное действие.

Вручают карточки обязательно обеими руками или только правой рукой при знакомстве с партнерами по бизнесу, приеме делегации или прощании как знак особого доверия частному лицу. Визитные карточки никогда нс подписываются и дата не проставляется. На полученные визитные карточки полагается давать ответ также визитной карточкой в течение 24 часов.

При деловом знакомстве обмен визитными карточками является обязательной частью. Существуют этикетные правила для использования визитных карточек. Так, после состоявшегося знакомства первым оставляет свою визитную карточку тот, чей ранг ниже. Особенно строго подобные правила соблюдают японцы и корейцы, для которых нарушение иерархии равносильно оскорблению. При равном статусе во внимание принимается возраст – младший по возрасту оставляет карточку первым. После представления женщине мужчина должен (в течение недели) послать свою визитную карточку ей и ее супругу, даже если он не был ему представлен.

Вручение визитной карточки должно отвечать нижеследующим этикетным правилам:

• визитная карточка вручается строго по ранжиру, т.е. сначала главе делегации, а уже потом ее членам;

• вручение карточки сопровождается легким поклоном;

• карточка передается партнеру так, чтобы он мог сразу прочитать ее текст;

• вы произносите вслух имя и фамилию, чтобы иностранец мог более или менее их понять;

• не рекомендуется мять чужие визитные карточки, вертеть их в руках на глазах у хозяина, делать пометки (на двусторонних карточках). Это воспринимается как неуважение к деловому партнеру.

Заметим, что визитные карточки с фотографией владельца встречаются весьма редко, так как это считается дурным вкусом.

Если вы посылаете свою визитную карточку или оставляете в момент посещения, то в зависимости от конкретного случая в левом нижнем ушу карандашом или ручкой пишутся буквы латинского алфавита (начальные буквы французских слов), которые означают следующее:

• p.f. – поздравление;

• р.r. – благодарность;

• р.с. – соболезнование;

• р.р. – в случае заочного представления вновь прибывшего лица посылается его руководителем вместе с визитной карточкой этого работника, на которой ничего не пишется;

• p.f.с. – удовлетворение знакомством;

• р.р.с. – заочное прощание, в случае окончательного отъезда из страны;

• p.f.N.a. – поздравление с Новым годом и т.д.

На визитных карточках могут быть и другие надписи.

Визитными карточками не только обмениваются при знакомстве, но и посылают после нанесенного делового визита, если не наносится ответный визит. С визитной карточкой посылаются цветы, подарки и т.д.

На визитных карточках, посылаемых в одном конверте нескольким лицам, работающим в одном учреждении, в верхнем левом углу каждой из них карандашом пишется фамилия лица, кому она адресована.

Визитные карточки либо лично вручаются адресату, либо оставляются у него дома при его отсутствии, либо посылаются с курьером, либо по почте. В карточках, завозимых лично, загибают верхний правый угол, но считается грубым нарушением этикета, если загнутую визитную карточку поручают завести курьеру либо отсылают по почте.

На полученные визитные карточки полагается дать ответ визитными же карточками в течение 24 часов. Если деловые отношения складываются удачно, можно по прошествии некоторого времени вручить партнеру личную визитную карточку, предварительно вычеркнув отчество и фамилию, оставив только имя и вписав от руки номер домашнего телефона.

Таким образом, наличие визитной карточки и ее внешний вид в достаточной степени характеризуют владельца – его положение, социальный статус, вкус. Этот невесомый кусочек картона придает "вес" своему обладателю.

Итак, хорошие манеры в деловом общении основаны на знаниях о них, а знание, как известно, является силой лишь тогда, когда оно применяется. Однако жизнь сложнее и разнообразнее любых правил, и иногда приходится действовать по обстоятельствам, не забывая об уважении к себе и тем, кто вас окружает. То, что достойно уважения, всегда прилично, тем более золотое правило: "Относиться к другим, ко всем без исключения, так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам", никто не отменял. Именно на нем построены этика общения и этикет деловых коммуникаций.