Учетные точки

В ходе обмена информацией появляется необходимость определить субъектов взаимоотношений. Их можно обозначить как учетные точки. После того как учетные точки зафиксированы, они накладываются на описанные заранее взаимосвязи подразделений предприятия (см. гл. 1). В результате строятся схемы взаимосвязей учетных точек по аналогии с рис. 10.6.

Данные схемы помогут не только отсечь несущественные связи на первых шагах проекта. Они незаменимы при тестировании предложений по оптимизации с целью удостовериться, что все учтено.

Альбомы документов

Важный шаг – создание альбомов документов, существующих на момент выполнения проекта и их описание – самая трудоемкая, но необходимая работа. Из практики ошибок: своевременно определите объем работы, так как нельзя объять необъятное; выясните, составляет ли документ тот же работник, что и подписывает, или есть реальные невидимые исполнители. В ситуациях, когда начальник цеха подписывает накладную на передачу полуфабриката в следующий цех, определитесь, сколько раз вы опишите движение документа: один раз от цеха к цеху, или проследите весь путь. Главное, чтобы был идентичный принцип записей по всем подразделениям организации. При проведении работ должно соблюдаться обязательное условие: описание документов необходимо представлять в единообразной форме по всем подразделениям организации.

Рис. 10.6. Информационные взаимосвязи начальника цеха

После описания документов можно переходить к построению схем. Они наглядно отвечают, например, на вопрос, сколь труден путь рядового документа в четырех экземплярах в отличие от выполнения производственной операции, которую этот документ оформляет (рис. 10.7). Обратите внимание, на рисунке показан еще один первичный документ идентичного назначения. Отвес наряду с накладной оформляет движение полуфабриката, но уже для передачи информации мастерам цеха и технологам в целях контроля за ходом производственного бизнес-процесса, а не за другим внутрипроизводственным подразделениям. Данная ситуация типична, меняются названия. На предприятии пищевой промышленности параллельно идут отвес и накладная; на предприятии электротехнической промышленности – сопроводительный лист и накладная; на швейной фабрике – раскройная карта и накладная. Такое дублирование информации – источник дополнительных затрат, потерь времени и возможных приписок.

Рис. 10.7. Движение накладной на передачу полуфабриката

Богатый материал для анализа дают локальные схемы (см. рис. 10.1 и 10.2). Например, по каждому учетному журналу, ведущемуся в комнате сменных мастеров, показываются источники поступления информации, потребители данных (в лицах и документах), сроки и назначение информации. Данные схемы хороши многогранностью описания, которое трудно воспринимать на общих схемах документооборота.

Локальные схемы документооборота целесообразно использовать также на последнем шаге при создании стандартов.

Тематический анализ и оптимизация документооборота

Загромождение документооборота, его нерациональность легко можно обнаружить, проведя анализ по темам. Проанализируйте, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что факт перехода контейнера с полуфабрикатом из цеха в цех будет сопровождаться многочисленными записями в первичных документах, журналах, сводках и отчетах.

Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха. Пройдем, например, по кондитерской фабрике. Производственный процесс, как правило, состоит из следующих непрерывных операций: подготовка сырья и материалов к производству; приготовление кондитерских масс; формование изделий; завертка, расфасовка и упаковка продукции. Многие технологические процессы протекают в закрытой аппаратуре, а межоперационная транспортировка – в закрытых коммуникациях. На рис. 10.8 видно, что операция о передаче контейнера с кондитерской массой от одной производственной операции к другой записана девять раз. Если данная партия попадет под инвентаризацию, то будет совершена десятая запись.

Для выработки решения о сокращении записей рекомендуется проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме. Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.), поможет выявить дублирование документов или реквизитов по существу. В результате принимается решение о сокращении или преобразовании документов с учетом возможностей информационных технологий. Могут быть даны рекомендации по объединению журналов (табл. 10.2).

Рис. 10.8. Передача кондитерской массы в переработку

Таблица 10.2

Объединение документов

Объединенные журналы		Отражение операций в новых журналах
№ журнала по альбому	Наименование	№ журнала по альбому	Наименование
Цех № 1
28	Журнал первичной приемки сырья	Новый	Журнал поступления, хранения и передачи сырья в производство
32	Журнал поставки и хранения сырья

При оптимизации документооборота проводят работы по приведению названий документов в соответствии с их ОГЛАВЛЕНИЕм. На первый взгляд незначительная процедура снимает много проблем при смене менеджеров подразделений и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений.

Журналы, название которых следует изменить в соответствии с их ОГЛАВЛЕНИЕм, представлены в табл. 10.3.

Таблица 10.3

Приведение названий документов в соответствии с ОГЛАВЛЕНИЕм

№ п/п	Существующее название	Предлагаемое название	Примечание
Цех № 1
52	Журнал учета сортированного сырья	Журнал учета выработки сортировщиков	В журнале на отдельных листах фиксируется индивидуальная выработка сортировщиков
46	Журнал приема-сдачи смен и распоряжений	Журнал технологических параметров склада созревания	В журнал заносятся следующие данные: о влажности и температуре на складе созревания; распоряжения об изменении режима влажности и температурного режима; прочая информация, касающаяся отклонений от технологических параметров на складе созревания

Рис. 10.9. Функциограмма по документам цехового склада

Наглядно результаты сокращения документов дают функциограммы, на которых документы привязываются к выполняемым функциям (рис. 10.9).

Из рисунка видна громоздкость существующего документооборота на цеховом складе созревания белковой колбасной оболочки, т.е. необходима операция технологического процесса. Исходя из допущения, что радикальное сокращение существующих журналов, ведомостей и других документов может привести к сопротивлению со стороны заведующего складом (поведенческий аспект), была принята тактика пошагового реинжиниринга учетных бизнес-процессов. В ходе проекта выработано предложение о сокращении количества документов, что обозначено на рис. 10.9 жирной линией. Предложения по снятию дублирования обосновываются реквизитным анализом документов, который, как уже говорилось, может проводиться в табличной или графической форме.

Завершает работы по проектированию шаг, на котором создаются стандарты документооборота и внутренней отчетности. По каждой теме разрабатываются формы документов и отчетов; инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает документ; устанавливается ответственность за нарушение регламента.

Организация информационных потоков с использованием программных продуктов, позволяющих снимать информацию без участия человека с помощью установленных на оборудовании датчиков, более экономична и оперативна. Такая организация снижает риски возникновения приписок со стороны работников цехов. Снижаются возможности хищений и фальсификации показателей выполнения планов по затратам и объему производства. Следовательно, объективнее решаются вопросы мотивации персонала.

На рис. 10.10 показан преобразованный документооборот цеха кондитерской фабрики (см. пример 10.2) в сравнении с изначальным, содержащим дублирование информации (см. рис. 10.3).

Рис. 10.10. Оптимальный документооборот

При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.

Данная процедура организации, рассмотренная на примере документооборота, отражающего свершившиеся операции, пригодна для проектирования документооборота по бюджетированию. Целесообразность и логика осуществления всех видов работ оценивается с точки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.