Редактирование электронных таблиц Excel

Для того чтобы иметь возможность работать с таблицей в дальнейшем, ее надо сохранить на диске компьютера. Таблица (книга) сохраняется на диске обычным образом, т.е. выбором в меню Файл команды Сохранить или щелчком по находящейся на панели стандартной панели инструментов командной кнопке Сохранить. Если таблица еще ни разу не была сохранена, то на экране появляется диалоговое окно Сохранение документа, в котором есть возможность выбрать папку, в которой должна быть сохранена книга, задать имя книги и выбрать формат, в котором будет сохранен файл. Основные форматы файлов Excel показаны в табл. 12.3.

Таблица 12.3

Характеристика основных форматов файлов Excel

Формат	Расши рение	Описание
Книга Excel	XLSX	Стандартный формат файлов Office Excel 2007, основанный на языке XML. В этом формате нельзя сохранять код макросов Microsoft Visual Basic для приложений (VBA) и листы макросов Microsoft Office Excel 4.0 (XLM)
Лист Excel (код)	XLSM	Формат Office Excel 2007 на основе XML с поддержкой макросов. Позволяет сохранять код макросов VBA и листы макросов Microsoft. Excel 4.0 (XLM)
Двоичная книга Excel	XLSB	Формат двоичных файлов Office Excel 2007 (BIFF12), подобный старому формату XLS, по сохраняющий новые средства Excel
Шаблон	XLTX	Файлы шаблонов рабочих книг, которые нс содержат макросы
Шаблон (код)	XLTM	Файлы шаблонов рабочих книг, содержащих макросы
Книга Microsoft Excel 1997-2003	XLS	Формат двоичных файлов Excel 1997–2003 (BIFF8)
Шаблон Excel 1997-2003	XLT	Формат двоичных файлов Excel 1997–2003 (BIFF8) для хранения шаблонов Excel
Резервная книга	XLSK	Формат файлов резервного копирования

Редактирование элементов рабочего листа таблицы

Для того чтобы провести редактирование и форматирование сохраненной таблицы Excel, ее надо загрузить в табличный процессор с помощью стандартных процедур открытия файла (так же, как в любом другом приложении Microsoft Office).

Для того чтобы вставить в таблицу новую строку, надо выделить строку, перед которой будет добавлена новая (пустая) строка, и в разделе меню Вставка выбрать команду Строки. Для добавления в таблицу нового столбца следует выделить столбец, перед которым будет добавлен новый (пустой) столбец, и в разделе меню Вставка выбрать команду Столбцы. Вставить столбец или строку можно также выбором команды Добавить ячейки контекстного меню, которое появляется в результате щелчка правой кнопкой мыши в выделенной строке или столбце.

Для того чтобы удалить какую-либо строку или столбец таблицы, необходимо выделить эту строку (столбец) и в разделе меню Правка выбрать команду Удалить. Аналогично можно удалять сразу несколько выделенных элементов – смежных строк или столбцов, а также несмежных элементов (несмежные строки или столбцы для этого выделяют мышью при нажатой клавише Ctrl).

Изменение ширины столбца (строки) можно осуществить с помощью мыши, выделив нужный элемент (строку или столбец) и подведя курсор к его границе, переместить эту границу до нужного размера при нажатой клавише мыши. Изменить размеры столбца (строки) можно также в разделе меню Формат, подраздел Столбец (Строка), опция Автоподбор ширины (высоты).

Иногда при редактировании таблицы возникает необходимость переместить несколько строк или столбцов, например для того, чтобы изменить порядок их следования. Для того чтобы переместить фрагмент таблицы (строку, несколько строк, столбец, несколько столбцов или диапазон), нужно:

1) подготовить место, куда должен быть вставлен фрагмент. Подготовка заключается в добавлении в таблицу необходимого количества пустых строк или столбцов;

2) выделить фрагмент таблицы, который нужно переместить, и в меню Правка выбрать команду Вырезать. Обратите внимание, что Excel не удаляет вырезанные ячейки, а только выделяет их. Выделенные ячейки будут удалены после того, как будет выполнена команда Вставить;

3) установить указатель активной ячейки в ту ячейку таблицы, в которую должна быть помещена левая верхняя ячейка перемещаемого диапазона;

4) в меню Правка выбрать команду Вставить. Выделенный диапазон будет удален со старого места и помещен в новое место.

Копирование столбцов или строк таблицы выполняется аналогичным способом. Важно помнить, что копировать и перемещать элементы таблицы (строки, столбцы, ячейки с введенными данными) можно не только в пределах одного листа, но также на другой лист и, в том числе, на листы другой рабочей книги.