Письма-ответы
Письмо-согласие – это письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.
При составлении такого письма желательно, чтобы соблюдалось языковое соответствие: в тексте ответного письма необходимо применять такие же языковые обороты и лексику, которые использовал автор в инициативном письме при его грамотном составлении с точки зрения языка и стиля.
Если в письме-просьбе содержало обоснование, ответное письмо-согласие также следует начинать с обоснования. При отсутствии в письме- просьбе обоснования, письмо-согласие начинается непосредственно с изложения сообщаемой информации:
Примеры писем-согласий
Письмо-согласие на предоставление в аренду выставочной площади
Письмо-согласие с обоснованием
Письмо-отказ – это письмо с отрицательным ответом на письмо- просьбу, запрос, предложение, приглашение и др.
Отказ необходимо объяснить и обосновать, поэтому его следует начинать следующим образом:
В письме-отказе при наличии возможности адресату сообщается информация о том, где и на каких условиях можно получить положительный ответ на данную просьбу или запрос.
Примеры писем-отказов
Письмо-отказ в выполнении заказа в установленный срок
Письмо-отказ на приглашение с извинениями
Письма-подтверждения направляются для сообщения информации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких- либо мероприятиях и т.д.
При наличии предварительной договоренности в тексте письма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление.
Ключевыми фразами этих писем являются:
В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелания, предложения, рекомендации.
Примеры писем-подтверждений
Письмо-подтверждение предварительной договоренности
Письмо-подтверждение оплаты товара
Письма претензионного характера
Письмо-напоминание – письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей.
Ключевыми фразами таких писем являются:
Текст письма-напоминания может включать в себя две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбу выполнить в связи с этим определенные действия. Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание.
В отдельных случаях письмо-напоминание может содержать третью часть: предупреждение о возможности применения определенных санкций при невыполнении адресатом взятых на себя обязательств, например:
В письме-напоминании может содержаться дополнительная информация с разъяснениями или уточнениями позиции автора.
Примеры писем-напоминаний
Письмо-напоминание из одной части (собственно напоминания)
Письмо-напоминание о необходимости выполнения договора на поставку с предупреждением о санкциях
Письмо-напоминание с предупреждением о санкциях и дополнительной информацией для адресата
Письма-требования составляются в ситуациях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции. По сравнению с ситуациями, когда направляются письма-напоминания, здесь невыполнение обязательств носит систематический характер или имеет место игнорирование выставляемых претензий. Зачастую письму-требованию предшествует письмо-напоминание.
Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на соответствующие документы, описывается сложившаяся в связи с их невыполнением ситуация, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы применения санкций в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:
