Методы проверки документов, отражающих однородные хозяйственные операции

Методы проверки документов, отражающих однородные хозяйственные операции, включают: восстановление учетных записей по документам, обратную калькуляцию, хронологический и сравнительный анализ.

1. Восстановление учетных записей на основе документов целесообразно осуществлять в следующих случаях:

а) при запущенности бухгалтерского (синтетического или аналитического) либо оперативно-технического (чаще всего складского, объектового) учетов;

б) при умышленном или случайном уничтожении регистров бухгалтерского и оперативного учета (разумеется, если не уничтожена первичная документация);

в) когда первичная документация имеется в полном объеме, однако аналитический учет не велся в целях сокращения учетной работы (например, на производстве предприятий общественного питания) или в связи с особыми правилами и условиями документального оформления некоторых хозяйственных операций (строительство, розничная торговая сеть);

г) при наличии достоверных данных о подложности записей в аналитическом учете.

Сущность этого метода заключается в приведении бухгалтерского и складского учета в соответствие с требованиями положений, инструкций и других подзаконных нормативных актов, регламентирующих хозяйственную деятельность.

Частными приемами восстановления учетных записей являются: 1) восстановление количественного учета; 2) контрольное сличение остатков.

Восстановление количественного (количественно-сортового) учета может быть использовано при проведении документальной ревизии в любой отрасли экономики, но чаще всего этот метод применяется на предприятиях торговли и общественного питания (склады, оптовые базы, магазины, рестораны, столовые и т.п.).

Сущность контрольного сличения заключается в том, что данные об остатке товара по инвентаризационной описи на конец проверяемого инвентаризационного периода сопоставляются с итоговыми данными о движении этого товара за весь период, начиная от предыдущей инвентаризации.

2. Обратная калькуляция осуществляется путем контрольного пересчета готовых изделий (продуктов, блюд, порций и т.п.) в сырье.

Поверяющие используют данный прием в процессе проверки системы общественного питания. Суть рассматриваемого метода заключается в том, что на предприятиях общественного питания (рестораны, кафе, столовые), где приход каких-либо ценностей указан в продуктах (вес мяса, расход готовых блюд), для восстановления количественного учета применяется пересчет готовых блюд в продукты на основе документов, содержащих цены и нормы расхода, – калькуляционных карточек, технологических карт, рецептурных сборников. При этом могут дополнительно использоваться и другие документы, фиксирующие расход сырья при приготовлении блюд: план-меню, бракеражный журнал, журнал учета вложений, приходные накладные со склада на производство и др.

На основе указанных документов об изготовлении и расходовании (сбыте, реализации) продукции того или иного вида определяется общее количество сырья и материалов, пошедших на изготовление всех изделий.

Обратная калькуляция позволяет изучить направления предстоящего поиска фактов злоупотреблений при списании и расходовании сырья, помогает установить причастных к этому лиц, создает благоприятные условия для последующей работы ревизора.

3. Хронологический анализ проводится путем деления учетного периода на более короткие промежутки времени (месяц делится на декады, декада на дни и т.п.). В качестве основания периодизации могут использоваться и более длительные периоды.

Под учетным периодом понимается отрезок времени, за который лицо составляет свой отчет. Например, экспедитор составляет отчет за каждый день.

Посредством хронологического анализа могут быть установлены:

– странные закономерности в работе предприятия, которые проявляются в виде вспышек или спадов в осуществлении хозяйственных операций, причем касаться они могут не только количественной, но и, что не менее важно, качественной их стороны. Например, могут иметь место резкие колебания каких-либо показателей в виде возрастающего объема реализации отдельных видов изделий в период работы конкретных материально ответственных лиц;

– единичные отклонения от нормального оборота, указывающие на возможность подлога в отдельном документе. Наиболее простым отклонением является превышение расхода над приходом на какой-то промежуток времени, что может указывать на реализацию излишков полученной продукции.

4. Сравнительный анализ заключается во взаимном сопоставлении содержания разных (но одинаковых по форме) документов, отражающих аналогичные операции.

Предметом сопоставления могут быть различные реквизиты документов, отражающих однотипные операции: количественные и качественные измерители, даты составления документов, ценообразование на однородную продукцию, показатели по оплате схожих моделей, товаров, сырья и др.

При проведении сравнительного анализа могут быть выявлены (с экономической точки зрения) значительные отклонения в хозяйственной деятельности проверяемого предприятия (участка, объекта) по сравнению с аналогичными предприятиями (участками).

Хронологический и сравнительный методы имеют поисковое значение. Оперативные и следственные сотрудники применяют их для сужения круга поиска материалов, которые могут использоваться в доказывании преступлений. Аудиторы и ревизоры применяют их для анализа хозяйственной деятельности организации с целью выявления сомнительных операций и отклонений от учетного процесса.