Информационное обеспечение управления информационноконсультационной службой

Субъект управления (аппарат управления ИКС) оказывает на объект управления (управляемый процесс) определенное воздействие (в виде передачи разнообразной информации), сопоставляя фактическое состояние управляемого процесса с целью управления и получая соответствующую обратную информацию. Воздействие субъекта и объекта управления друг на друга, таким образом, осуществляется в виде передачи информации, т.е. система управления службой – всегда замкнутый информационный контур (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Информационный контур

Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки, хранения информации и с персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему организации ИКС. Одной из основных задач информационной системы является предоставление нужной информации в нужное время и в нужном месте. На информационную систему конкретной организации ИКС оказывают влияние ее организационная структура, персонал, принятые процедуры выполнения заданий, схема принятия управленческих решений, внутренняя культура организации и многие другие параметры.

Информационное обеспечение управления ИКС позволяет определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации; осуществлять контроль над текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них; принимать обоснованные и своевременные решения; координировать действия подразделений в достижении целей и т.п.

Для управления организацией ИКС требуется систематизированная, предварительно подготовленная информация. Информационная система должна поставлять информацию, необходимую для обеспечения эффективного управления всеми ресурсами организации ИКС, создавать информационную и техническую среду для осуществления управления организацией ИКС.

Информационная система любой организации ИКС включает следующие процессы:

• выявление информационных потребностей;

• отбор источников информации;

• сбор информации;

• ввод информации из внешних или внутренних источников;

• обработка информации, оценка ее полноты и значимости, предоставление ее в удобном виде;

• выведение информации для предоставления потребителям или передачи в другую систему;

• использование информации для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки альтернатив решений и действий, выработки стратегии и т.п.

• коррекция входной информации по итогам ее переработки сотрудниками данной организации (обратная связь).

Все эти действия осуществляются с помощью тех или иных информационных технологий в рамках информационной системы организации ИКС. Важно установить регламент функционирования информационной системы – от выявления информационных потребностей до использования информации. Необходимы типизация задач, решаемых в организации ИКС; установление периодичности получения, обработки и использования информации; стандартизация входящих и исходящих документов; стандартизация процедур обработки информации.

Информационные системы организаций ИКС могут функционировать как с применением технических средств, так и без такового. Это зависит от экономической целесообразности, технических возможностей клиентов и организаций, с которыми информационно-консультационная служба осуществляет взаимодействие. Специфика деятельности организаций информационноконсультационной службы заключается в том, что им приходится контактировать с клиентами и организациями-партнерами, имеющими широкий диапазон технических возможностей (от нулевого до современнейшего), что требует от ИКС необходимости владения самыми разнообразными информационными технологиями.

Организация ИКС получает внешнюю информацию из разных источников:

• законы, постановления, инструкции и т.п. государственных органов и органов управления;

• письма (по почте, факсу, электронной почте и т.п.), телефонные звонки, устные сообщения клиентов, других организаций;

• информационно-аналитические материалы, специализированные журналы и бюллетени, газеты, ресурсы Интернета;

• каталоги, специализированные базы данных, базы данных в Интернете;

• результаты лабораторных исследований (анализов, проб, экспериментов) и др.

Информационными ресурсами организации ИКС необходимо управлять, что предполагает оценку информационных потребностей на каждом уровне управления и в рамках каждой функции управления; изучение документооборота организации, его рационализацию; стандартизацию типов и форм документов; типизацию информации и данных; преодоление проблемы несовместимости типов данных; создание системы управления данными и т.п.