Лекция 8. Документирование хозяйственных операций

В результате изучения главы 8 студент должен

• знать:

сущность документации и документооборота в бухгалтерском учете; требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, их классификацию;

порядок организации документооборота; порядок хранения документов бухгалтерского учета;

• уметь:

правильно применять знания о документации хозяйственных операций в практической деятельности;

• владеть:

понятийным аппаратом по документации хозяйственных операций.

Документация и документооборот в бухгалтерском учете

Все хозяйственные операции, совершаемые в организации, оформляются определенными документами. Документы выполняют информационную функцию бухгалтерского учета.

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее совершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

Документация представляет собой процесс документального оформления финансово-хозяйственных операций. При этом осуществляется сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций в момент (либо сразу по окончании) их совершения.

Таким образом, документация является одной из особенностей бухгалтерского учета, где записи производятся только на основании первичных документов.

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. Он может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.

Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах.

Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии – 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы – 3 года, годовые – 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих – 75 лет и т.д.

Первичное наблюдение – основа функционирования хозяйственного учета. Оно охватывает:

• оценку и критерии отбора фактов хозяйственной жизни;

• однозначное объявление объектов и событий, отражаемых в учете;

• совмещение во времени оформления наблюдения и измерения фактов хозяйственной жизни;

• способы контроля за наблюдением и передачей фактов хозяйственной жизни для дальнейшей обработки.

По результатам первичного наблюдения приступают к составлению документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета.