Лекция 9. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА РАЗРАБОТКИ И ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ

В девятой главе вы познакомитесь с управленческой документацией, необходимой для осуществления процесса разработки и принятия управленческого решения.

В результате изучения данной главы обучающийся будет:

1) знать: виды управленческих документов, их классификацию, общие требования к оформлению управленческих документов;

2) уметь: оформлять управленческие документы – приказы, деловые письма, распоряжения и др.

3) владеть: правилами оформления управленческой документации; принципами написания деловых писем

Управленческая документация. Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

1) документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия;

2) документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются:

• по наименованиям – служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными;

• по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

• по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

• по форме – индивидуальные, когда ОГЛАВЛЕНИЕ каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

• по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

• по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

• но виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;

• по средствам фиксации – письменные, графические, фото-, кинодокументы и т.д.

Подлинник (оригинал) – это единственный экземпляр официального документа, составленный на бланке согласно ГОСТу и имеющий удостоверяющие реквизиты.

Копия – это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Копии делятся на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа, при оформлении которой обязательно нужно указать, из какого документа она сделана. Отпуск – копия документа, отосланного в другую организацию (организации). Копии различаются в зависимости от того, каким образом они удостоверены. Нотариальные соответствия подлиннику подтверждаются официальным должностным лицом – нотариусом. Соответствие подлиннику официально заверенных копий подтверждается другими должностными лицами и сопровождается печатью и подписью. Простая копия заверяется без соблюдения необходимых формальностей, а незаверенные копии не имеют подтверждения.

Организационно-правовые документы (ОПД). Главное назначение ОПД – документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений организаций и предприятий.

Подготовка ОПД осуществляется в следующем порядке: проектирование, разработка, уточнение, согласование. Введение ОПД в действие осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем. ОПД относится к документам бессрочного действия и сохраняет свою юридическую силу до момента отмены.

Общие требования к оформлению ОПД остаются едиными для всех документов данной группы, к которым относят:

• устав организации.

• положение о структурном подразделении.

• штатное расписание.

• правила внутреннего трудового распорядка.

• инструкции по отдельным видам деятельности.

• должностные инструкции.

Устав организации – это основной ОПД, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включающие порядок ее образования и реорганизации. Устав содержит следующие основные разделы:

1) общие положения – содержат полное и сокращенное наименование организации, статус, предмет и цели организации, нормативы документов, регламентирующих деятельность организации, юридический адрес организации, наличие товарного знака;

2) сведения об уставном капитале организации – содержат сведения о соучредителях организации, размерах их вкладов и условиях изменения уставного капитала;

3) организационно-правовые основы деятельности организации – определяют цель и вид деятельности организации, механизм взаимоотношения организации с партнерами, права участников организации при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности;

4) управление организацией – регламентирует структуру и основные задачи управления организацией (состав органов управления, полномочия органов управления);

5) правила ведения учета и отчетности в организации – это установленный порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок предоставления сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации в налоговую инспекцию, порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности организации;

6) порядок использования прибыли и других накоплений организации;

7) порядок прекращения деятельности организации;

8) основные вопросы деятельности организации – оговаривают порядок разрешения споров организации с юридическими и физическими лицами.

Положение о структурном подразделении – это ОПД, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования. Содержит следующие основные разделы:

1) общие положения – содержат сведения об официальном и условном наименовании предприятия, статусе подразделения, направлении деятельности, нормативы документов, регламентирующих деятельность подразделения;

2) предназначение, задачи и функции подразделения – оговариваются основные задачи и важнейшие функции подразделения, роль и место данного подразделения в деятельности организации;

3) структура, состав, оснащение подразделения – сведения о структуре подразделения, его численном составе и технико-технологическом оснащении;

4) организация управления и обеспечение подразделения – сведения о руководящем составе, а также полномочиях руководящего состава;

5) организация взаимодействия подразделения с другими структурными единицами – содержит последовательное описание взаимодействия с другими подразделениями по вопросам получения или передачи информации, продукции;

6) полномочия основных категорий работников подразделения – включают сведения о правах руководителя;

7) ответственность основных категорий работников подразделений – устанавливает персональную ответственность работников подразделения за различные виды нарушений;

8) особые вопросы деятельности подразделения – оговаривается порядок разрешения спорных ситуаций.

Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников. Штатное расписание содержит:

1) полное официальное наименование организации;

2) наименование вида документа;

3) номер и дату написания документа;

4) место составления;

5) заголовок к тексту документа;

6) подпись разработчика;

7) гриф утверждения с утверждающей подписью.

Правила внутреннего распорядка – ОПД, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Документ жестко структурирован и включает в себя следующие разделы:

1) общие положения – цели организации;

2) порядок приема и увольнения персонала – определяет: процедуру приема персонала на работу и увольнения, порядок перемещения сотрудников на другие должности, порядок расторжения трудового договора;

3) общие обязанности сотрудников – содержат перечень основных обязанностей сотрудников организации;

4) общие обязанности администрации – содержат перечень основных обязанностей администрации организации;

5) рабочее время и порядок его использования – показывает распределение времени для исполнения трудовых обязанностей;

6) ответственность сотрудников за нарушения (содержит информацию об ответственности сотрудников за правонарушения) и устанавливает порядок поощрения отличившихся сотрудников;

7) заключительные положения – устанавливают порядок пересмотра положений и правил.

Инструкция по отдельным видам деятельности – ОПД, устанавливающий для сотрудника конкретные трудовые обязанности. Типовая должностная инструкция должна содержать:

1) общие положения – определяют область компетенции, подчиненность;

2) обязанности сотрудника – подробное описание повседневных обязанностей сотрудника;

3) квалификационные требования к сотруднику – сведения о квалификационных требованиях, предъявляемых к сотруднику;

4) заключительные положения – сведения об ответственности сотрудника, сведения об особых обязанностях, основные нормативные документы.