Виды логистического аудита

Требования клиентов в области логистики постоянно растут. Появляются новые технологии в организации ведения бизнеса. Следовательно, сегодня многие компании вынуждены пересмотреть свою логистическую стратегию, чтобы определить резервы для конкурентной борьбы В этой ситуации перед логистами встают следующие важные вопросы:

1. Сколько необходимо иметь распределительных центров и где их следует расположить?

2. Каким должно быть соотношение между объемом запасов и уровнем сервиса для каждого центра?

3. Какие виды транспортных средств следует использовать и как выбирать маршруты?

4. Следует ли оснащать распределительные центры новыми технологиями грузопереработки.

Для того чтобы ответить на эти вопросы необходимо провести логистический аудит компании.

На уровне компании можно выделить следующие основные виды логистического аудита:

1. Общий функциональный аудит. Производится, как правило, нерегулярно - примерно один раз в год для оценки правильности выполнения персоналом логистического менеджмента своих функций. В этом случае обычно назначается экспертная комиссия, состоящая из представителей руководства компании и сторонних консультантов, которая оценивает выполнение сотрудниками своих должностных обязанностей, результаты работы подразделений службы логистики за отчетный период времени, уровень качества и эффективность работ персонала.

2. Специальный функциональный аудит. Осуществляется сторонними консультантами и топ-менеджментом компании с целью оценить:

1) соответствие логистической стратегии компании корпоративной (маркетинговой) стратегии:

2) степень удовлетворения требований потребителей к качеству логистического сервиса;

3) соответствие характеристики логистического сервиса запросам и ожиданиям покупателей;

4) уровень логистических издержек и их составляющих.

3. Специальный аудит запасов. Применяется для контроля эффективности управления запасами. С помощью систем контроля запасов отслеживаются уровни запасов для оценки спроса, пополнения, возврата на завод-изготовитель, учета сверхнормативных и устаревших запасов. Кроме того проводится инвентаризация запасов на складах (ручной подсчет количества товаров на складе).

4. Аудит товарно-транспортной документации и расчетов за операции транспортировки (включая собственно перевозку, экспедирование, погрузку-разгрузку). Осуществляется на основе определенных процедур, принятых для бухгалтерского аудита, и вызван возможными ошибками персонала при оформлении документов, неправильным внесением данных в компьютер.

5. Финансовый аудит. Проводится сторонними аудиторами с использованием традиционных методов. В процессе данной работы выделяются специальные разделы, связанные с проверкой финансовых результатов работы логистического менеджмента.

Порядок проведения логистического аудита

Ключевой принцип логистического аудита - продвижение от общего к частному: от глобальных целей и показателей операционной работы к причинам низкой эффективности, производительности и упущенных возможностей и только после этого - к детальному исследованию выбранных сфер деятельности предприятия. В соответствии с этим принципом изучаются текущие стратегии и цели компании, которые могут повлиять на логистику или на которые, наоборот, может повлиять логистика. Дня этого анализируются корпоративная миссия, ее производственная, маркетинговая и закупочная стратегия. Цепью проведения аудита является создание базы данных, которой можно воспользоваться для оценки деятельности логистической системы предприятия

Для проведения логистического аудита на предприятии создается команда, в которую включают представителей как служб логистики, так и других функциональных подразделений (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продажи, производство и закупки, информационные технологии), а также сторонних экспертов. Для проведения внешнего аудита целесообразно привлечение студентов специализированных вузов.

На предварительном этапе команда в течение 2-3 дней изучает области продаж (розничные и оптовые клиенты), складирования (склады сырья и материалов, готовой продукции), производства. Затем в течение недели эксперты обрабатывают результаты аудита и готовят перечень круг вопросов, подлежащих аудиту. Совместно со специалистами предприятия приглашенные эксперты формулируют вопросы, которые ложатся в основу интервью, анкет, вопросников, и составляют перечень показателей, по которым оцениваются логистические функции.

По окончании предварительного этапа можно переходить непосредственно к процедуре логистического аудита, который по форме можно разделить на внешний и внутренний.

Внутренний аудит может начинаться с интервью с высшим руководством компании. Затем аудит проводится в следующих направлениях.

1. Интервью с представителями функциональных направлений по вопросам, имеющим отношение к логистике (транспорт, склады, запасы, поставки, система управления, мотивация);

2. обработку выборки документов предприятия. Источники получения информации:

1) первичная документация - транспортные документы, к примеру, листы содержания грузов контейнерах;

2) различные файлы, к примеру, история прошлых заказов и статистика отгрузок клиентам;

3) отчеты руководителей структурных подразделений компании.

3. Сбор данных по договорам для проведения статистического анализа и точного описания работы существующей логистической системы

В ходе проводимого системного анализа выстраивается система показателей, которые можно разделить на четыре группы:

1. Показатели эффективности обслуживания клиентов (внутренних и внешних клиентов) и оценки качества сервиса.

То есть:

1) время выполнения заказа;

2) стабильность времени выполнения заказов (отклонения);

3) способность изменять характеристики заказов клиентов.

2. Показатели, связанные с затратами на выполнение логистических функций (затраты на закупки, поставки, транспорт, склады, складирование, запасы). При анализе затрат проводят расчет "затраты-выгоды" - имеются в виду выгоды получаемые клиентами от реализации тех или иных решений.

3. Показатели использования активов (складские сооружения, собственный парк подвижного состава).

4. Показатели бенчмаркинга - изучение лучшего в практике из конкурентов предприятия в областях, касающихся логистики.

Имея на руках результаты внутреннего аудита, команда может переходить к аудиту внешнему, в процессе которого изучают ожидания и требования клиентов с целью определения показателей работы компании, рассматривают приемы, используемые конкурентами, а также уровни требуемого обслуживания. Проводится внешний аудит в виде почтовой рассылки анкет, выборочных собеседований с клиентами (представителями различных обслуживаемых сегментов рынка, покупателями с разным объемом закупок и из разных географических мест). Типовые вопросники и анкеты адаптируются под каждое предприятие. При этом опрашиваются обычно как руководители компании и отдельных подразделений, так и конкретные специалисты.

При обработке анкет основное внимание обращают на качество обслуживания клиентов, анализ причин и следствий по разным видам издержек.

Результаты внешнего аудита позволяют группе по проведению логистического аудита сформулировать рекомендации в отношении будущей стратегии компании и указать изменения, которые требуется провести в действующей операционной системе логистики, описать рекомендованную стратегию разработки эффективной и производительной системы логистики.

После проведения аудита подготавливаются аналитические отчеты о следующих данных.

1. Анализ номенклатуры/товаров/грузов Данные об ассортименте, запасах по группам, оборачиваемости групп.

2. Анализ грузопотоков Детальное описание движения каждой складской группы товара по складу. Диаграмма обычно имеет вид набора складских зон с пересекающей их линией, соответствующей определенной группе товара. На отрезках линии между зонами склада указывается характеристика материального потока. Обычно это количество единиц товара обрабатываемых на этом отрезке в час.

3. Ресурсооснащение Классификация и описание погрузочно-разгрузочной техники.

4. Бизнес-процессы. Документ, описывающий предприятие как бизнес структуру и характеризующий регламенты всех бизнес-процессов. К регламентам должен прилагаться документ со значениями ключевых показателей эффективности склада.

LFA - технология

Одним из эффективных современных подходов к проведению логистического аудита является аудит по технологии LFA (Logistics Field Audit). В отличие от традиционных методов логистического аудита. LFA-технология предполагает введение логистов-аудиторов в систему управления операциями компании. В настоящее время клиенты больше не ждут консультантов, которые придут и решат проблему; они ожидают, что консультанты выступят для сотрудников предприятия в роли наставников и советников, что сотрудники смогут самостоятельно применить полученные знания, когда консультанты закончат работу. Такой подход оказывается более результативным и эффективным, так как позволяет осуществлять непрерывные улучшения логистики в компании и экономит время на исследование, так как никто кроме людей, работающих на предприятии, не ориентируется в проблемах предприятия.

Аудит по ЛФА-технологии позволяет компании собрать полную информацию, которая требуется для взвешенного и финансово обоснованного решения, направленного на улучшение логистической системы.

LFA-технология базируется на трех ключевых принципах построения эффективной логистической стратегии:

Принцип 1. Стратегия управления логистики в организации должна четко соответствовать общей цели деятельности компании. Каждый раз, когда компания разрабатывает новую стратегию с позиций маркетинга, необходимо изменить логистическую стратегию, направленную на достижение точных значений параметров работы предприятия.

Принцип 2. Общие затраты на логистические функции должны обязательно подсчитываться. Многие компании не оценивают совокупных затрат на выполнение логистических функций из-за недостатка опыта в анализе затрат. Однако без этого шага невозможно достичь измеримых результатов в реализации корпоративной стратегии.

Принцип 3. Необходимо определить логистические показатели и осуществлять их постоянный мониторинг. Учёт и оценка логистических показателей становятся ключевыми факторами достижения лидерства в отрасли. Для этого необходима длительная и кропотливая работа по созданию системы управленческого логистического учёта в организации.

Таким образом, логисты-аудиторы, использующие технологию ЛФА, основываются в своей работе на трёх вышеописанных принципах с целью помочь компании выявить скрытые издержки, получить измеряемые результаты и занять лидирующие позиции в своей отрасли.

Выводы

1. Логистический аудит наряду с признаками, схожими с бухгалтерским аудитом, имеет характерные отличительные особенности. К примеру, внутренний аудит проводится как работниками компании, так и сторонними консультантами.

2. Использование технологии логистического аудита позволяет компании выявить скрытые проблемы и определить возможные пути их решения. Особенностью логистического аудита является комплексная оценка деятельности менеджмента компании, связанного с физическими процессами товародвижения.

3. Использование LFA-технологии является эффективным средством оптимизации. позволяющим уменьшить время разработки и преобразований в области логистики предприятия