Управление как элемент организационно-управленческой деятельности
Термин "управление" рассматривается специалистами в разных аспектах, но интересующий нас аспект связан с социальным управлением, объектом которого являются люди и их поведение.
Известно, что под управлением в широком смысле понимается деятельность по упорядочению процессов, протекающих в определенной системе, в нашем случае, в организации (о которой поговорим чуть позже).
Управленческий труд состоит из элементарных действий, или операций, т.е. однородных, логически неделимых частей управленческой деятельности, с одним или группой носителей информации (документов) от момента их поступления до передачи в преобразованном виде другим или на хранение.
Управленческие операции бывают: поисковыми, вычислительными, логическими, описательными, графическими, контрольными, коммуникационными, например, слушание, чтение, говорение, контактирование, наблюдение за действиями различных устройств, мышление и т.п.
Главными задачами технологии управления являются: установление организационного порядка и рациональной последовательности выполнения управленческих работ; обеспечение единства, непрерывности и согласованности действий субъектов при принятии решений; участие вышестоящих руководителей; равномерная загрузка исполнителей.
Любая управленческая деятельность состоит из ряда последовательных этапов. В классическом варианте[1] это: планирование – организация – мотивация – контроль как процесс, необходимый для формулирования и достижения целей организации.
Питер Ф. Друкер, которого многие считают ведущим теоретиком в области управления, дает интересное определение управления как особого вида деятельности, превращающего неорганизованную толпу в эффективную, целенаправленную и производительную группу[2].
Управленческий труд представляет собой совокупность действий и операций, с помощью которых обеспечивается подготовка и реализация управленческих решений. ОГЛАВЛЕНИЕ и последовательность осуществления управленческого труда объединяются в управленческий процесс, который формируется, развивается и совершенствуется вместе с организацией. При этом управленческие процессы всегда целенаправленны, т.е. связаны с необходимостью определенных действий в рамках конкретной хозяйственной ситуации. Как правило, требуется добиться конкретной цели, связанной с сохранением или преобразованием имеющихся или возникших обстоятельств, для достижения положительного результата или предотвращения отрицательных последствий.
К элементам процесса управления относится не только управленческий труд, но и его предмет – информация (исходная, "сырая"), которая после соответствующей обработки превращается в управленческое решение. Последнее получает самостоятельное существование как продукт управленческого труда и выступает направляющим элементом (вектором) процесса управленческой деятельности. В конечном счете налаженная практика принятия и реализации управленческих решений и составляет организационный порядок (системность) в функционировании и развитии организации.
Усложнение хозяйственной практики в наше время неминуемо приводит к росту количества управленческих решений, их накапливанию, возможному торможению реализации и как результат – снижению эффективности производственной деятельности. Поэтому наряду с возрастанием требований к профессионализму управленцев и все большей дифференциации их труда происходит постепенное развитие самоуправления как использования сформированных у специалистов в различных областях деятельности управленческих компетенций.
Как любой вид целесообразной деятельности, управление стремится к достижению эффективности, которая воплощается в полном или частичном обеспечении запланированного результата. Важно, что при прочих достаточно известных количественных и качественных показателях эффективности, таких как оперативность и надежность управленческих решений; минимизация затрат ресурсов, связанных с их подготовкой; улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и труда; снижение доли и соответственно затрат на ОГЛАВЛЕНИЕ аппарата управления и других, управленческой деятельности свойственны своевременность, технологичность и сбалансированность результативности для коллектива в целом и каждого участника в отдельности. Очевидно, что эффективность управления достигается высоким качеством управленческого труда, а оно в свою очередь – единством качества структуры управления, ее рациональности, соответствия существующим условиям методов управления и качества управленческой информации.
Система управления организацией является сложным образованием, включающим такие взаимосвязанные элементы, как субъекты, или органы управления (должности и подразделения), коммуникационные каналы и набор методов, технологий, норм, правил, процедур, полномочий, определяющих порядок выполнения работниками тех или иных действий. Определенное соотношение органов управления, связанных между собой коммуникационными каналами, образует структуру управления. Для того чтобы управление в рамках системы было эффективным, необходимы совместимость, определенная самостоятельность и взаимообусловленная заинтересованность во взаимодействии субъекта и объекта деятельности. В конечном счете указанные характеристики обеспечивают управляемость объекта, т.е. его соответствующую реакцию на управляющее воздействие.
Как и любая другая деятельность, управление осуществляется в соответствии с определенными принципами. К основным принципам управления можно отнести следующие:
• научный подход как совокупность глубоких знаний для своевременного и достоверного принятия решений;
• целенаправленность как совокупность методов, используемых для достижения целей организации в каждый период деятельности;
• последовательность как совокупность управляемых во времени и пространстве последовательных действий, позволяющих оптимально достигать целей;
• непрерывность, обусловленная соответствующим характером хозяйственных процессов;
• универсальность в сочетании со специализацией как совокупность общепринятых подходов в управлении с учетом специфических (индивидуальных) условий их применения в разных организациях и хозяйственных процессах;
• сочетание централизованного регулирования и самоуправления как условие оптимального выполнения поставленных задач всеми подразделениями организации;
• обеспечение единства прав и ответственности каждого субъекта управления.
Принципы управления реализуются в основных методах управленческой деятельности, которые разрабатываются научным путем с учетом практического опыта каждой организации.
ОГЛАВЛЕНИЕ управленческих методов включает соответствующие элементы, понимание и использование которых во многом обеспечивает благоприятную атмосферу внутриорганизационной деятельности. Принято выделять три основные группы методов: административные, экономические и социально-психологические.
Административные методы опираются на активное вмешательство руководителей в деятельность исполнителей путем формулирования задач и установления показателей их решения. Они используются, как правило, при решении достаточно известных (рутинных) и стандартных задач. В данном подходе инициатива исполнителей ограничивается, ответственность за результаты возлагается на руководителей. Существенным недостатком административных методов выступает ориентация исполнителей на достижение заданных результатов установленными способами. Отсутствие инициативы не позволяет развиваться организации.
Экономические методы основаны на материальной заинтересованности исполнителей в оптимальном решении поставленных задач. Ответственность при этом распределяется между руководителем и исполнителем в соответствии с принципом единства прав и ответственности каждого субъекта управления. Естественно, что экономические методы управления позволяют не только достигать результатов наиболее эффективно, но и нацеливают исполнителей на более гибкий учет конкретной хозяйственной ситуации и в конечном счете на развитие профессионализма.
Однако экономические методы управления также имеют ограничения, которые могут проявляться относительно работников, для которых материальный интерес не является главным. Для них важнее сам процесс деятельности, развития, взаимодействия в трудовом коллективе. В этом случае особую роль играют социально- психологические методы управления, нацеленные на формирование благоприятного климата в трудовом коллективе, развитие индивидуальных способностей и самореализации в профессиональной деятельности каждого работника.
Современное управление использует все указанные методы. При этом особое значение придается правовой стороне их реализации. Это проявляется в использовании организацией соответствующих правовых норм и правил, определяющих границы самостоятельных действий руководителей и исполнителей.
Системность управления организацией реализуется в определенной управленческой структуре, которую можно представить как упорядоченную совокупность связей между отдельными (функциональными) частями (подразделениями и (или) должностями), составляющими организацию как объект управления.
Сама по себе управленческая структура состоит из определенных органов управления (подразделения, должности, службы), которые находятся в определенном соподчинении и взаимодействии. Во главе такой структуры стоит руководитель, роль и задачи которого будут рассмотрены в параграфе 1.4.
Формирование управленческой структуры основывается на процессе разделения работ, полномочий и ответственности, глубина которого зависит и одновременно влияет на степень автономности звеньев управления. В современных условиях хозяйствования, особенно в небольших по размерам организациях, происходит концентрация профессиональных и управленческих функций в руках одного и того же субъекта деятельности.
Взаимодействие между элементами управленческой структуры осуществляется с помощью коммуникационных каналов, которые в зависимости от выполняемых задач могут приобретать различные конфигурации[3].
Коммуникационный канал – это реальная или воображаемая линия связи, но которой сообщения движутся от отправителя к получателю информации. Разновидности коммуникационных структур позволяют соответствующим образом распределять управленческие полномочия и ответственность между отдельными подразделениями и должностными лицами в рамках выполнения соответствующих управленческих задач.
За весь период развития управления как самостоятельного научного вида человеческой деятельности сформировалось три основных подхода к управлению: системный, ситуационный и процессный.
Главным методологическим подходом к управлению является системный подход. Опираясь на известное определение системы как единства, состоящего из взаимозависимых частей, каждая из которых привносит что-то конкретное в уникальные характеристики целого[4], следует рассматривать организацию как единое целое всех ее структурных подразделений и подсистем, со всеми сложнейшими связями и отношениями, необходимыми для согласования деятельности.
Системный подход требует использования принципа обратной связи между частями и целым, целым и окружением (т.е. средой), а также между частями и окружением. Этот принцип есть проявление диалектики взаимозависимости между различными свойствами.
Применительно к проблемам управления в системном подходе важнейшим является выполнение следующих действий:
1) выделение объекта исследования;
2) определение иерархии целей системы и ее отражение в целях подсистем;
3) описание влияния каждой из подсистем на систему, в которой они функционируют, и обратного влияния системы на объекты подсистемы;
4) определение возможных путей совершенствования деятельности изучаемых подсистем.
При использовании руководителями ситуационного подхода (другое его название – "конкретный подход") исходят из того, что конкретная ситуация является основой применения возможных методов управления. При этом наиболее эффективным считают тот метод, который в большей степени соответствует данной управленческой ситуации.
Ситуационный подход – концепция, согласно которой оптимальное решение есть функция факторов среды в самой организации (внутренние переменные) и в окружающей среде (внешние переменные). В данном подходе концентрируются основные положения известных школ управления путем сочетания определенных приемов. Данная концепция позволяет более эффективно достигать целей организации, особенно в условиях динамичного развития внешней окружающей среды.
Процессный подход основывается на концепции, согласно которой управление есть непрерывная цепь функций управления, осуществляемая в результате выполнения связанных между собой действий.
Важным в процессной схеме управления, по мнению Г. П. Щедровицкого, является представление о "собственной энергетике" протекающих процессов – когда эти процессы поддерживаются существующими социально-экономическими механизмами и активностью людей. Именно изменение социально-экономических механизмов и векторов человеческой активности в результате управленческого воздействия позволяет управлять процессами социальных, экономических и культурных изменений[5].
Для всякого, кто хочет преуспеть в искусстве управления, чрезвычайно важно понимание природы принятия решений. Разработка управленческих решений является важным процессом, связывающим основные функции управления: планирование, организация, мотивация, контроль. Именно решения, принимаемые руководителями любой организации, определяют не только эффективность се деятельности, но и возможность устойчивого развития, выживаемость в быстро изменяющемся мире. Поэтому изучение и организация процесса принятия решений и их исполнения составляют основу теории управления.
Что же такое решение? Обычно в процессе какой-либо деятельности возникают ситуации, когда человек или группа людей сталкиваются с необходимостью выбора одного из нескольких возможных вариантов действия. Результат этого выбора и будет являться решением. Такого рода решения принимаются каждым человеком ежедневно и многократно. Его можно определить как выбор альтернативы. Однако в управленческой деятельности решения приобретают особый характер, проявляющийся в специфике:
• цели принятия решений (в частности, обеспечивают последовательное движение к поставленным перед организацией задачам);
• порядка (технологии) принятия решений и их реализации (в частности, распределение функций и профессиональных задач для достижения лучшего результата);
• масштабов ответственности за эффективность (рациональность, оптимальность), которая лежит на плечах лиц, принимающих эти решения.
Таким образом, решение называется управленческим, если оно разрабатывается и реализуется для социальной системы и направлено:
• на стратегическое, тактическое и оперативное планирование;
• управление человеческими ресурсами (производительность, активизация знаний, умений, навыков);
• управление хозяйственной деятельностью;
• формирование системы управления компании (методология, механизм);
• управление внутренними и внешними коммуникациями и др.
Важным признаком управленческих решений является их системный характер, который проявляется в различных аспектах рассматриваемого предмета. В частности, в теории управления принятие управленческого решения понимается как последовательный технологический процесс с конкретным ОГЛАВЛЕНИЕм и механизмом[6]. Например, каждая управленческая функция связана с несколькими общими, жизненно важными решениями, требующими претворения в жизнь. Некоторые из них перечислены в табл. 1.1.
Таблица 1.1
Основные проблемы, возникающие при принятии решений в процессе управленческой деятельности
|
Этапы управленческой деятельности |
Вопросы, возникающие при принятии решений |
|
Планирование |
1. Каковы основные цели нашего бизнеса? 2. Каковы отличительные особенности нашего продукта? 3. Каковы возможные перспективы развития бизнеса (позиционирование и продвижение товара (услуги) на рынке)? 4. Каковы финансовые возможности обеспечения плановых заданий? 5. Какие стратегию и тактику следует выбрать для достижения поставленной цели? |
|
Организация |
1. Каким образом следует организовать работу персонала (разделение и кооперация труда)? 2. Как целесообразно организовать блоки выполняемых работ? 3. Как скоординировать функционирование этих блоков, чтобы избежать противоречивости реализации целей? 4. Принятие каких решений на каждом уровне следует доверять людям, в частности, руководителям (задачи делегирования полномочий)? 5. Как следует изменить структуру организации из-за изменений во внешней среде? |
|
Исполнение (мотивация) |
1. Каковы ценностные ориентации и потребности подчиненных? 2. Какова степень соответствия потребностей, подчиненных задачам достижения целей организации? 3. Как обеспечить рост удовлетворения работой и производительностью труда подчиненных? 4. Какие формы и условия повышения квалификации работников соответствуют задачам достижения целей организации? 5. Каковы причины текучести кадров в организации? 6. Какие изменения в структуре персонала следует обеспечить? |
|
Контроль |
1. Как следует измерять результаты работы (виды управленческого контроля)? 2. Каковы основные функции установленного в организации контроля? Соответствуют ли они задачам деятельности? 3. Как часто следует давать оценку результатам? Насколько удалось продвинуться в достижении целей организации? 4. Каковы основные причины снижения плановых параметров деятельности? 5. Каковы основные направления совершенствования технологии контроля? |
Следует обратить внимание, что в каждом функциональном направлении завершающим является вопрос, имеющий функцию анализа и задачи оптимизации или совершенствования усилий по достижению целей организации.
Весьма четко системность управленческих решений представлена в их классификации по ряду признаков. Разные авторы включают в данную классификацию большее или меньшее число признаков. В качестве примера можно привести следующую классификацию управленческих решений[7] (рис. 1.1).
Внимательное изучение представленной классификации легко подтверждает, что при принятии управленческого решения возникает необходимость соотнести его с несколькими, а иногда и со многими классификационными признаками. Это сложная задача решается в процессе разработки управленческого решения.
Существуют различные методы принятия управленческих решений, которые различаются наличием и качеством информации, количеством времени и участников, принимающих решения, и др. Большинство отечественных и зарубежных ученых разработали классификацию методов выработки решений. Из всей совокупности методов выработки решений можно выделить три группы:
1) интуитивные методы – основаны на интуиции руководителей, что становится возможным благодаря накопленному опыту и знаниям в конкретной области деятельности. Это позволяет принимать решения без аргументированных доказательств;
2) методы, основанные на суждениях, – строятся на здравом смысле, т.е. логических обоснованиях, последовательных доказательствах, опирающихся на практический опыт;
3) методы, основанные на научно-практическом подходе, – предполагают выбор оптимальных решений из числа вариантов, рассчитанных путем использования значительных информационных массивов с применением современных электронно-вычислительных средств.
Указанные классификационные признаки методов выработки решений можно расширить. Например, включив методы принятия решения в зависимости от наличия и качества информации, а также поведенческих характеристик руководителя, принимающего решения.
Сказанное подтверждает, что принятие решений – это процесс, который состоит из последовательности этапов и процедур.
Рис. 1.1. Классификация схем основных видов управленческих решений
В общем виде последовательность этапов может быть представлена в следующем виде:
1) выявление и описание проблемной ситуации;
2) анализ проблем;
3) этап выработки предположений (гипотез);
4) этап определения целей;
5) выбор допустимых альтернатив;
6) оценка альтернатив со стороны лица, принимающего решение;
7) экспериментальная проверка альтернатив;
8) выбор единственного решения.
Достаточно четкое последовательное разделение на этапы является упрощением. Приведенная схема этапов процесса принятия решения может быть дополнена действиями по выбору оценочных критериев, сбору информации. Все это осуществляется практически на всех рассмотренных этапах принятия решения. Так, без использования соответствующих критериев не представляется возможным выделить ключевые проблемы, определить приоритетность отдельных целей, осуществить выбор допустимых, а затем и наилучших альтернатив.
То же касается поиска и анализа информации. Эта работа осуществляется практически на всех этапах процесса принятия решений, а не только на начальном, как иногда предлагается. Чтобы руководитель знал, в какой информации он нуждается, он должен отчетливо представлять себе каждый тип решений, которые ему следует принимать, и у него должна быть адекватная модель каждого решения[8].
Управленческое решение обладает определенной совокупностью параметров, которые должны удовлетворять критериям его качества (эффективности) и обеспечивать реальность его достижения. Качественным является управленческое решение, которое отвечает установленным в организации стандартам деятельности и позволяет достигать эффективного выполнения заложенных в этом решении целей и задач.
К основным условиям обеспечения качества управленческого решения относятся:
• научный подход в разработке управленческого решения, использование знаний в области теории управления;
• наличие у лица, принимающего решение, качественной (достоверной, актуальной, надежной) информации;
• экономическая обоснованность принимаемого решения;
• правовая обоснованность принимаемого решения;
• структуризация проблемы и построение дерева целей;
• функциональная и мотивационная обоснованность процесса реализации решения;
• наличие механизма реализации решения.
Следует заметить, что соблюдение одновременно всех перечисленных условий качества управленческого решения труднодостижимо и достаточно дорого, в том числе и по времени, которое понадобится на его принятие. Тем не менее динамика и сложность современной деловой среды заставляет руководителей повышать качество и эффективность принимаемых решений. Поэтому тенденция увеличения количества учитываемых при подготовке решения условий качества наблюдается во всех сферах хозяйствования.
В настоящее время познание и использование современных технологий принятия управленческих решений жизненно важны для руководителя, одним из основных профессиональных умений которого является умение принимать эффективные управленческие решения.
Руководители, как известно, значительную часть своего рабочего времени тратят на деловое общение, механизмом которого выступает управленческое взаимодействие. Необходимо уточнить, что управленческое взаимодействие представляет собой частный случай коммуникативных процессов в организации, но от степени его эффективности во многом зависит успешность всей деятельности по совместному выполнению работ. Поскольку основным предметом коммуникативных потоков является информация, а обмен ею используется во всех видах управленческой деятельности, то управленческая коммуникация – это, по сути, связующий процесс. Неэффективные коммуникации – одна из главных причин возникновения проблем в управлении. Но для построения лучших, оптимальных систем управленческого взаимодействия и сокращения условий возникновения неэффективных ("загрязненных" или "слаботочных") коммуникаций профессиональные руководители должны представлять суть коммуникационного процесса, обладать хорошо развитым умением устного и письменного общения и хорошо понимать, как внутриорганизационная среда влияет на обмен информацией.
Коммуникации в организациях представляют собой сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления и процессы между всеми сторонами, участвующими в управленческом взаимодействии[9].
Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций со своим внешним окружением. С имеющимися и потенциальными клиентами они общаются с помощью рекламы и других средств стимулирования продаж. В отношениях с общественностью формируют определенный образ, имидж организации на местном, общенациональном и международном уровнях. Собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты, циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.
Коммуникационный процесс состоит из ряда стадий и этапов, знание роли и содержания которых позволяет эффективно управлять процессом коммуникации внутри организации. При этом в процессе осуществления своей деятельности коммуникативный поток внутри организации может двигаться в горизонтальном или вертикальном направлении в зависимости от того, между какими подразделениями или должностными лицами происходит информационный обмен.
В любой организации в процессе осуществления хозяйственной или производственной деятельности неизбежны межличностные коммуникации сотрудников. Такие коммуникации предполагают прямой межличностный обмен информацией. Как следствие неизбежности межличностных коммуникаций в организации, у каждого сотрудника возникает свой уникальный коммуникационный стиль, который понимается как способ построения коммуникаций, поведения, отношений с другими людьми.
Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем. Из всех видов коммуникаций межличностные сталкиваются с самым большим количеством барьеров, препятствующих эффективному восприятию информации получателем. Они могут быть обусловлены особенностями личностного восприятия информации, во многом связанного с уровнем образования, накопленным профессиональным опытом, эмоциональностью, умением слушать и слышать, и др. На правильность восприятия передаваемой информации могут повлиять также и семантические барьеры, возникающие из-за различного понимания вербальных (знаковых) символов и невербальных условий, их сопровождающих (мимика, жесты, интонация). Помехи могут возникать из-за невнимательности, плохого самочувствия и других условий, снижающих адекватность восприятия передаваемой информации, особенно если эта информация должна быть передана дальше по каналу. В результате эффект коммуникационного взаимодействия можно представить, как в известной детской игре "испорченный телефон".
Коммуникации как общий процесс охватывают все уровни организации и присутствуют как межуровневые, между руководителем и подчиненным, между руководителем и рабочей группой, между исполнителями внутри подразделений и исполнителями разных подразделений, выполняющих работу в рамках общего проекта.
Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие субъектов управления, образует его коммуникационную структуру, характер которой может быть представлен в зависимости от масштабов, иерархичности и сложности самой организации.
Определенную роль играют также коммуникации с неформальными группами. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами". Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Однако это верно в большей степени только по отношению к эмоционально окрашенным слухам.
Современная концепция менеджмента полагает, что намного полезней для организации не разрушать неформальные коммуникационные сети, а научиться использовать эти каналы для усиления официальной организационной коммуникации.
Коммуникационная политика включает определение целей коммуникации, пути их достижения, ОГЛАВЛЕНИЕ распространяемой на различные аудитории информации, планирование обратной связи. К коммуникационным потребностям организации могут быть отнесены как потребности в информации (новых сведениях, уменьшающих неопределенность знаний относительно какого- либо объекта), так и собственно коммуникационные потребности, т.е. потребности в общении или сплочении вокруг организации, а также потребность в эффективной обратной связи.
Организация коммуникаций – одно из основных условий успешной деятельности организации. В организации коммуникация осуществляется посредством коммуникативной сети, которая представляет собой определенное соединение участников коммуникации с помощью информационных потоков и профессиональной деятельности специалиста по внутренним коммуникациям, роль и функции которого будут рассмотрены в гл. 3.
Таким образом, коммуникация является важнейшим способом выстраивания управления в организации, так как с ее помощью руководитель организации, формируя межличностные отношения, достигает поставленных целей. Поскольку коммуникация – это определенное действие, то правильности и эффективности его исполнения необходимо учиться и полученные знания и навыки адекватно использовать в профессиональной деятельности.