Унификация содержания и языка документов (виды текстов, их оформление, речевой этикет в документе)

Документ как текст делового стиля.

Назначение документа и требования к нему

Любой текст делового обихода можно назвать документом – письменным свидетельством, идентифицирующим личность, подтверждающим какой-либо факт, договор, директиву, какую-либо обязанность или право на что-либо. Назначение документа – урегулировать, узаконить отношения между субъектами, придать им нормативный, общественно санкционированный характер. После опубликования или принятия сторонами документ становится обязательным к исполнению.

До начала нашего века документы существовали в бумажной форме, поэтому до сих пор их принято называть деловыми бумагами, хотя сейчас развивается документооборот в электронной форме и распространены документы на других носителях информации (например, пластиковые карты).

Сам по себе материальный носитель информации и способ ее передачи адресату не оказывает существенного влияния на языковые особенности текста документа. Гораздо существеннее условия деловой коммуникации, общие требования официально-делового стиля, а также назначение текста, его адресат, тема.

Основные коммуникативные требования, предъявляемые к документу, – однозначность толкования и точность, исключающая инотолкование; детальность изложения; обобщенный характер документа, позволяющий применить его по отношению ко всем аналогичным ситуациям, пренебрегая несущественными деталями; обезличенность и безэмоциональность, лаконизм; достоверность. Достигаются эти качества в процессе унификации – приведения содержания, структуры и языка документа к единому, заранее заданному образцу, принятому для данной разновидности деловых бумаг: приказов, заявлений, анкет, резюме и др. Кроме того, единообразное оформление одинаковых документов экономит время на их составление, оформление, обсуждение (например, чтение проекта закона) при подготовке текста, повышает эффективность управленческой деятельности, ускоряет документооборот, сокращает время на обработку и исполнение документов.

Проблемы унификации документов – это тематика специального учебного курса – делопроизводства. В пределах же курса культуры деловой речи, мы обратим внимание на общие принципы данной проблемы, связь этого процесса с коммуникативной, жанровой и стилевой природой документа; на основные содержательные, структурные и вербальные формы ее проявления. Процесс унификации документов проявляет себя и на уровне содержания текста, и на уровне его языковых особенностей.

Унификация содержания и структуры связана прежде всего с жанром документа, который в любом стиле предполагает наличие определенных смысловых элементов и их взаимосвязей, некую более-менее жесткую схему их последовательности, большую или меньшую детализацию содержания. Скажем, в любой басне автор рассказывает короткую нехитрую жизненную историю и выводит из нее мораль, которая оформляется как отдельный структурный элемент текста. Римский оратор Квинтилиан определил сумму вопросов: что? где? когда? почему? и зачем?, – которая до сих пор составляет содержательный минимум информационного материала СМИ. Однако порядок следования смысловых элементов текста как басни, так и информации может быть различным.

В отличие от приведенных примеров (да и текстов всех функциональных стилей, кроме делового), документ не предполагает даже минимальной свободы жанровой формы и основных аспектов содержания. Документ – пример максимальной стандартизованности смысла, структуры и стиля при полной обезличенности и отсутствии элементов экспрессии. Конструктивный принцип делового стиля, максимально проявляющийся в документе, – следование стандарту.

В деловой коммуникации все документы объединены в унифицированные системы документации, каждая из которых включает необходимый набор различных документов и в каждой из которых предъявляются свои требования к содержанию и форме документа в зависимости от того, какую сферу данная система обслуживает. Система формируется и определяется: 1) кругом решаемых проблем; 2) количеством уровней принятия решений и их компетенцией; 3) принципом принятия решений (коллегиальность или единоначалие).

С точки зрения смысла в документе выделяются обязательные элементы – реквизиты – и, если это допускается жанром, факультативные (в основном тексте документа), зависящие от конкретной ситуации. Исчерпывающий список реквизитов и порядок их применения и оформления приведены в специальном ГОСТе, включающем 31 позицию, среди которых, например, такие: герб государства, название министерства, название организации, код документа, название документа, подписи должностных лиц, печати, визы, входящие/исходящие номера и т.п. Каждый жанр деловой словесности предполагает определенное количество, последовательность и даже расположение реквизитов на странице. Нередко эти параметры определяются формуляром – эталоном текста определенного жанра. Сам текст печатается на фирменном бланке.

Необходимо обратить внимание прежде всего на унификацию текста документа. По ГОСТу текст тоже включается в число реквизитов, предполагает достаточно жесткую смысловую структуру в части основных аспектов содержания, рубрикации, но допускает и варьирование конкретного смысла в зависимости: 1) от целей, которые ставят коммуниканты во время создания документа; 2) коммуникативной ситуации; 3) назначения самого документа.

Скажем, приказ предполагает определенным образом оформленные "рамочные элементы" текста: бланк организации, в верхней части листа исходящий номер, дата, название документа "Приказ". В конце документа наименование должности руководителя, подпись с расшифровкой фамилии и инициалами имени и отчества. Текст приказа предполагает две части: 1) констатирующую – более или менее развернутую мотивировку приказа; 2) предписывающую – сам приказ. Эти части разделяются словом Приказываю. В предписывающей части по пунктам 1, 2, 3... перечисляются конкретные распоряжения, последним из которых нередко становится пункт о контроле за исполнением приказа: Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на... или Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

В качестве другого примера можно привести текст договора подряда, который предполагает следующие пункты: информацию о заказчике и подрядчике, предмете договора, сроках его выполнения, обязанностях сторон, сроках выполнения подряда, санкциях за нарушение договора. Данный договор может также включать приложения (например, смету на предполагаемые работы) и/или рубрику "Особые условия". А вот о чем конкретно договорятся заказчик и подрядчик, зависит от них, но договор в любом случае не должен противоречить законодательству.

По способу графического оформления, способам унификации и степени унифицированности выделяются трафаретные тексты (анкеты, заявления, типовые письма, инструктивно-директивные материалы, заявки, договоры, проекты решений и др.) и таблицы.

Трафаретные тексты различаются по степени стандартизованности. Максимально унифицированный, стандартизованный трафаретный текст – это бланк (например, бланк анкеты, заявки, квитанции типового договора и т.и.), состоящий из двух частей: первая, постоянная, – это фирменный бланк с уже напечатанными в определенной последовательности названиями реквизитов (например, фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол, гражданство и др.) и пустые строки; вторая, переменная, – конкретные данные заполняющего деловую бумагу. Процесс создания подобного трафаретного текста, таким образом, сводится к правильному, краткому, четкому заполнению пустых строк согласно образцу. Если необходимо (скажем, при заключении договоров), текст типового договора может редактироваться и приспосабливаться к конкретной коммуникативной ситуации.

Стандартизованность такого текста ускоряет его обработку, исключает неоднозначное толкование (при грамотном его составлении) и жестко предписывает формулы делового этикета, избавляя составителя бумаги от необходимости их выбора.

Хотя документы на бланках и составляют значительную часть документооборота, но, во-первых, и сам бланк документа, например бланк типового договора, когда-то создастся впервые (тогда к нему применимы критерии, изложенные ниже); во-вторых, деловой стиль не ограничивается подобной словесностью.

Значительная часть трафаретных деловых текстов, менее стандартизованных, чем бланки, независимо от принадлежности к подстилю: юридическому, дипломатическому или управленческому (приказы, инструкции, методические указания, разъяснения, информационные письма, докладные записки, проекты законов и др.) – пишется по шаблону, т.е. по образцу, выработанному для документов конкретного жанра (для каждого жанра – свой шаблон).

Шаблон отражает не только определенные жанром аспекты содержания в заданной последовательности (включая требования формуляра, если таковой предусмотрен); но и целеустановки текстов. По этому параметру документы делятся на информирующие (служебное письмо, докладная записка, резюме, анкета, протокол и др.); распорядительные (приказы, распоряжения, договоры, законы, заявления и др.); этикетные (поздравление, благодарность и др.). Наконец, шаблон отражает направление движения документа, его адресат: по служебной вертикали вверх, от подчиненных к руководству (заявление, докладная записка, резюме); по служебной вертикали вниз (приказы, распоряжения); между равноправными партнерами (договоры, соглашения).

Каждый из жанровых шаблонов предполагает свой набор перечисленных признаков. Скажем, заявления пишут подчиненные руководителям по разным поводам, связанным с производственной необходимостью. Шаблон заявления предполагает в правом верхнем углу листа указание, кому (фамилия, инициалы имени и отчества, должность в дательном падеже), от кого (фамилия, инициалы имени и отчества, должность в родительном падеже) поступает заявление, например: Директору общеобразовательной школы № 1 г. Москвы И. П. Петрову от преподавателя литературы А. И. Ивановой. Далее посередине строки следует заголовок документа – слово Заявление. Затем следует текст, который включает две части: причину написания заявления и собственно просьбу. Первую и вторую часть разделяет слово Прошу. Далее пишется число и подпись автора. Однако бывают заявления и без мотивировки (если она сама собой разумеется), например заявление о приеме на работу. Все остальное оформляется точно так же, как указано выше.

Шаблон протокола предполагает заголовок, например: Протокол заседания кафедры книгоиздательского дела от 31 ноября 2010 г. Затем следует текст, включающий рубрики "Присутствовали" (перечисляются бывшие на заседании); "Слушали"; "Постановили" (если последнее имело место). В рубрике "Слушали" по пунктам перечисляются докладчики и кратко излагается суть сообщения или делается запись о том, что расшифрованный текст выступления приводится как приложение к протоколу. Если были заданы вопросы, то и они, и ответы на них приводятся в порядке поступления. Например:

СЛУШАЛИ:

1. Сидоров А. Н. – Об организации празднования трехсотлетней годовщины Бородинского сражения. Текст доклада – см. Приложение 1.

Вопрос (Иванов А. А.): Как обстоят дела с финансированием?

Ответ (Сидоров А. Н.): Этот вопрос пока не прорабатывался.

2. Петров. Б. А. – О подготовке к отопительному сезону в районе Котельники. Ни один вид работ не выполнен. Подготовка к отопительному сезону сорвана.

Вопрос (Шарапова Т. А.): Какие организационные меры необходимы для исправления ситуации?

Ответ (Петров Б. А.): Каждому чиновнику управляющей компании ООО "Рога без копыт" выдать по лопате, и от каждого требовать по способностям.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Принять предложение Петрова Б. А. за основу работы с управляющей компанией.

2. Закупить лопаты согласно штатному расписанию ООО "Рога без копыт".

3. Женсовету организовать школу профессионального мастерства по обучению сотрудников ООО "Рога без копыт " рытью котлованов.

Если ОГЛАВЛЕНИЕ документа в целом или его разделов многоаспектно, то оно рубрицируется – графически оформляется как перечисление с нумерацией. В простейшем случае так:

СЛУШАЛИ:

1. ...

2. ...

3. ...

ПОСТАНОВИЛИ:

1. ...

2. ...

Более сложное ОГЛАВЛЕНИЕ требует и более сложной рубрикации по следующему образцу:

1. ...

1.1. ...

1.2. ...

1.2.1. ...

1.2.2. ...

2. ...

2.1.

2.2.

Например, подобная рубрикация – основа составления всевозможных договоров. Фрагмент одного из возможных текстов приводится ниже (с сокращениями):

Договор подряда № 36/г-13 – 2011-10-05

От 30.06.2011-10-05

ООО "Рога и копыта", именуемое в дальнейшем "Подрядчик", в лице генерального директора Бендера О. С., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Паниковский М. Э., именуемый в дальнейшем "Заказчик", действующий от собственного имени и в своих интересах, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

Предметом настоящего договора является...

2. Техническая документация

Техническая документация представляет собой набор нормативных документов, схем, чертежей, графиков, необходимых для выполнения работ по строительству газифицированного сарая (приложение 1).

Подрядчик определяет его состав и ОГЛАВЛЕНИЕ в соответствии с действующим законодательством.

3. Виды работ

3.1. Подрядчик проводит строительно-монтажные работы по прокладке наружных и внутренних сетей газопровода.

3.2. Подрядчик проводит строительно-монтажные работы по возведению фундамента, стен и кровли сарая.

3.3. Подрядчик оказывает содействие в организации врезки построенного газопровода, которая проводится силами эксплуатирующей организации.

4. Цена договора и порядок расчетов

4.1. Учитывая характер и значение объекта, а также объем и сложность работ, стороны пришли к соглашению, что цепа по договору указывается в смете (приложение 2).

4.2. Цена работ, указанная в п. 4.1, не включает...

4.3. Цена работ, указанная в п. 4.1, может быть изменена соглашением сторон в случае:

– …;

– …;

– …

4.4. Оплата по договору производится Заказчиком поэтапно:

– авансовый платеж при заключении договора составляет 60% от суммы сметы (приложение 2);

– окончательный расчет производится после ввода объекта в эксплуатацию.

5. Права и обязанности Подрядчика

5.1. Права Подрядчика:

5.1.1. Имеет право...

5.1.2. Имеет право...

5.2. Обязанности Подрядчика:

5.2.1. Выполнять все работы в объеме и сроки, указанные в настоящем договоре в соответствии с проектной документацией и СНиП.

5.2.2. Организовать врезку и подачу газа на объект строительства.

Графически рубрикация оформляется нумерацией, которая, в свою очередь, должна отражать смысловое членение текста, быть последовательной, что подразумевает на каждом уровне содержательного членения документа как минимум два взаимоисключающих аспекта, выделенных на общем логическом основании (см. нумерацию в примере выше).

В примере, приведенном ниже, неправильная нумерация слева (ошибочный фрагмент выделен полужирным). В отредактированном варианте нумерация должна быть такой, как справа:

2. ... 2.1. ... 3. ... 3.1. ... 3.2. ... 3.2.1. ... 3.2.1. ...

2. ... 3. ... 3.1. ... 3.2. ... 3.2.1. ... 3.2.1. ...

Однако нумерация – лишь удобное графическое оформление содержательного членения текста, которое подчиняется логическим правилам его организации, и задача составителя – проверить рубрикацию на предмет соответствия этим требованиям.

Существуют два основных принципа общей организации содержания.

Первый – хронологический, когда ОГЛАВЛЕНИЕ документа излагается в соответствии с ходом событий: Пришел. Увидел. Победил или Споткнулся. Упал. Очнулся. Гипс. В текстах документов этот принцип может быть основой, например, протоколов: Присутствовали – Слушали – Постановили.

Второй – тематический, который подразумевает, во-первых, упорядоченное изложение аспектов содержания, предусмотренных назначением документа и жанром.

Скажем, экспертное заключение предполагает информацию о заказчике экспертизы, экспертах, их компетенции и полномочиях, ее предмете, составе решаемых вопросов, выводах, аргументации и использованной при исследовании предмета экспертизы документной базе. Эти сведения излагаются в порядке, предусмотренном шаблоном жанра. Во-вторых, тематический принцип организации содержания нередко опирается на логическую классификацию – систему соподчиненных понятий, объединенных тематически. Скажем, хорошо знакомая со школы классификация предложений выглядит так:

В основе смысловой организации любой классификации поэтапное выделение частных понятий из более общего, в результате чего организуется своеобразное "понятийное древо", вершину которого составляет наиболее общее понятие (в нашем случае – Предложение), далее разветвляющееся на более узкие и конкретные на основании какого-либо общего признака (все предложения по количеству грамматических основ делятся на простые, с одной основой (Контора пишет) и сложные, с двумя и более (Петя пел, / Борис молчал, / Николай ногой качал). Далее простые предложения по тому, сколько главных членов в грамматической основе, делятся на двусоставные, с подлежащим и сказуемым (примеры выше), и односоставные, в которых есть либо подлежащее (Двадцать первое. Ночь. Понедельник (А. Ахматова)), либо сказуемое (Приезжайте к нам на Колыму).

Простейшая операция классификации – это логическое деление, т.е. выделение частных понятий из общего. Данная операция будет корректной, если соблюдаются следующие правила:

– единство основания и непрерывность деления – выделение частного из общего на основе единого признака;

– взаимоисключаемость членов деления и равнообъемность делимого всем членам деления, т.е. значения частных понятий должны не пересекаться между собой и в сумме совпадать с объемом делимого.

Правило непрерывности деления и взаимоисключаемости его членов нарушено, например, в таком ряду из деловой рекламы: бытовая и встроенная техника. В логически корректном виде в зависимости от того, что рекламируют, данный ряд должен выглядеть иначе: бытовая техника: встроенная и отдельно стоящая или встроенная бытовая техника.

Нередки случаи, когда члены деления обозначают одно и то же: Техническая документация представляет собой набор нормативных документов, схем, чертежей, графиков, а также иных документов, необходимых для выполнения работ по договору. Подрядчик обязан определить ее состав и ОГЛАВЛЕНИЕ в соответствии с действующим законодательством. Каких иных, если известно, что все работы должны выполняться в соответствии только с нормативной документацией? А все остальное – от лукавого. Выправленный текст может выглядеть так: Техническая документация представляет собой набор нормативных документов, необходимых для выполнения работ по договору, состав и ОГЛАВЛЕНИЕ которого Подрядчик определяет в соответствии с действующим законодательством.

Наконец, нередко делимое вообще не соотносится с членами деления как общее и частное: В семье Ростовых три дочери: Наташа, Вера и Николай. Логические несуразности такого рода допускают не только школяры в ученических работах, но и вполне взрослые деловые люди. Например, сравним название и ОГЛАВЛЕНИЕ рубрики:

3. Строительно-монтажные работы

3.1. Подрядчик производит строительно-монтажные работы по прокладке наружных и внутренних сетей газопровода согласно проектной документации.

3.2. Подрядчик оформляет исполнительную документацию, предъявляет эксплуатирующей организации установленным порядком, организовывает проведение государственной комиссии при сдаче построенного газопровода.

3.3. Подрядчик содействует в организации врезки построенного газопровода, которая производится силами эксплуатирующей организации.

Как видим, работы, предусмотренные, по крайней мере, пунктом 3.2, в переводе с чиновничьего на русский строительно-монтажными не являются. Выправить этот текст можно, изменив название рубрики, например, так: 3. Строительно-монтажные и сопроводительные работы.

Отдельный аспект содержательной унификации текста, обеспечивающий его однозначное и правильное толкование – работа с определениями ключевых терминов документа. Термин – это слово и словосочетание какой-либо сферы деятельности, за которым закреплено общепринятое, строго заданное ОГЛАВЛЕНИЕ. Последнее раскрывается в определении, к которому в деловом стиле предъявляются требования предельной ясности, прозрачности, точности, однозначности, максимального соответствия названному термином явлению действительности.

Любое определение состоит из двух частей: определяемого, т.е. самого термина, например семья, и определяющей части, в которой перечисляются его общепринятые содержательные признаки, например группа близких родственников, проживающих вместе. Наиболее распространенная логическая форма определения – дефиниция, в которой называется сначала ближайший родовой признак (группа близких родственников), затем необходимые видовые отличия; в данном примере хватило одного из них – проживающих вместе. Помимо дефиниции, в деловом стиле распространены так называемые казуистические определения, в которых дается исчерпывающий список предметов и явлений, включенных в объем термина: Работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям.

Любое определение должно соответствовать следующим логическим требованиям:

1. Определяемая и определяющая части должны быть равны по объему. В противном случае под термин может быть подведен неограниченно широкий круг явлений. Так, в ст. 1 Федерального закона от 12 августа 1995 г. № 144-ФЗ "Об оперативно-розыскной деятельности" термин оперативно-розыскная деятельность определен очень широко: "Оперативно-розыскная деятельность – вид деятельности, осуществляемой гласно и негласно оперативными подразделениями государственных органов, уполномоченных на то настоящим Федеральным законом (далее – органы, осуществляющие оперативно-розыскную деятельность), в пределах их полномочий посредством проведения оперативно-розыскных мероприятий в целях защиты жизни, здоровья, прав и свобод человека и гражданина, собственности, обеспечения безопасности общества и государства от преступных посягательств". Это оправдывает любое действие силовых структур, подчас далекое от декларированных целей охраны общественного порядка и законности.

Может быть и наоборот: не все существенные явления попадут под определение термина. Например, в одной из редакций жилищного законодательства в определение понятия жилое помещение не попали переоборудованные властями под жилье нежилые помещения (например, бани, сараи), жильцы которых в результате были ущемлены в правах по сравнению с проживающими в обычных жилых домах.

2. Термин должен раскрываться только через существенные, общепринятые признаки. Если это правило не соблюдается, то повторяется исторический анекдот времен античной Греции, когда в пылу спора философ Платон дал такое определение: Человек – это двуногое без перьев. На что его ученик Аристотель принес ощипанного петуха и сказал: Вот человек Платона.

3. Определение дается в утвердительной форме. Отрицание может быть в него включено только как обозначение изъятий, т.е. исключений – явлений, которые термин не обозначает: Дискриминацией признается <...>. Не являются дискриминацией необходимые ограничения или предпочтения, связанные со спецификой трудовой деятельности работника либо обусловленные особой заботой государства о лицах, нуждающихся в дополнительной социальной и правовой защите.

Деловой стиль в целом и текст отдельного документа в высокой степени терминологизированы. Их содержательная основа – понятия делопроизводства, управления, экономики, дипломатии, права, в пределах области деятельности объединенные в терминосистемы. Термины должны употребляться вне зависимости от контекста единообразно, согласно закрепленному за ними в терминосистеме значению.

Подведем итоги: добиваясь унифицированности содержания (что включает и корректность) документа, его составитель должен:

– проверить обоснованность выбора и последовательность соблюдения принципа организации материала в соответствии с хронологией или темой, соответствие шаблону жанра с точки зрения включения необходимых аспектов содержания и их последовательности;

– обратить внимание на соблюдение правил классификации и логического деления;

– проверить правильность рубрикации и нумерации;

– проверить корректность определения терминов и соответствие их значения в документе общепринятому значению в терминосистеме.

Еще одна форма организации материала применяется тогда, когда в тексте надо представить статистику – однородные, объединенные одним логическим основанием данные. Такой формой является таблица, в которой в строках и графах указанные данные и группируются. Чем обширнее статистика, тем больше оснований прибегнуть к табличной форме.

Ниже приведены необходимые элементы таблицы:

1. Тематический заголовок, который обязательно предпосылается всей таблице и размещается над ней, обобщенно называет тему и содержательно связан с любым элементом таблицы как целое и часть. Например: Результаты испытаний воды № 293 от 29.04.2010. Если необходимо, в области тематического заголовка могут быть приведены данные о заказчике, месте, исследуемом материале.

Тематический заголовок

2. Содержательно любая таблица состоит из двух частей.

Первая часть – тематическая, заголовочная, текстовая. В ней обобщенно называются предметы, которые будут далее характеризоваться, т.е. логические подлежащие (в представленных ниже таблицах эти части в серой заливке). Она занимает верхнюю строку, названную головкой таблицы, и крайнюю левую графу, названную боковиком.

Если все логические подлежащие первой половины заголовочной части – головки – или некоторые из них соотносятся друг с другом как целое и часть, то в графическом виде это изображается как старший заголовок и зависимые от него младшие заголовки, например, так (см. часть таблицы в серой заливке):

Измеряемые показатели, ед. измерения	Фактические значения	Предельно допустимая концентрация примесей в питьевой воде, согласно нормативу
		СанПиН Питьевая вода 2141074-01	Европейского экономического сообщества	Всемирной организации здравоохранения

В крайней левой ячейке головки дается обобщенное название всех рубрик боковика – второй половины заголовочной части таблицы. Оно должно соотноситься со всеми заголовками боковика, которые будут располагаться в столбик ниже, как целое и его части, например (см. часть таблицы в серой заливке):

Измеряемые показатели, ед. измерения	Фактические значения	Предельно допустимая концентрация примесей в питьевой воде, согласно нормативу
		СанПиН Питьевая вода 2141074-01	Европейского экономического сообщества	Всемирной организации здравоохранения
Водородный показатель, PH, ед.	С	Т Р Г Р А Ф А	О К	А
Цветность, град.
Мутность, ЕМФ

Вторая часть чаще всего цифровая, собственно статистическая. В ней в строках (горизонтально) и графах (вертикально) представляются логические сказуемые – данные, характеризующие логические подлежащие, названные в головке и боковике. Совокупность всех граф таблицы, читаемых сверху вниз, называется прографкой, оформляемой параллельными вертикальными линиями, разделяющими между собой отдельные графы. Совокупность всех строк таблицы, читаемых слева направо, называется хвостом и не обязательно выделяется горизонтальными разделяющими строки линиями.

Чтобы получить необходимую информацию, таблица читается слева направо и сверху вниз. На перекрестье строки и графы и будут находиться интересующие данные (ниже это показано стрелками и выделено полужирным):

Измеряемые показатели, ед. измерения	Фактические значения	Предельно допустимая концентрация примесей в питьевой воде, согласно нормативу
		СанПиН Питьевая вода 2141074-01	Европейского экономического сообщества	Всемирной организации здравоохранения
Водородный показатель, PH, ед.	¯ ® 7,27	6,0–6,9	6,2–8,5	6,5–8,5
Цветность, град.	3,3	¯ ® 20,0	20,0	20,0
Мутность, ЕМФ	10,2	2,6	1,0	2,0

Для того чтобы быть удобным, компактным и наглядным способом организации и представления больших совокупностей сопоставимых данных, таблица должна отвечать строго определенным оформительским и логическим требованиям. Основные оформительские требования сводятся к тому, что тематический заголовок, а также все рубрики головки и боковика должны быть оформлены единообразно, представлять синтаксически целостные единицы (слова, словосочетания, предложения). Если заглавия головки логически связаны как часть и целое и оформляются как старший заголовок (верхний ярус) и младшие (нижний ярус), то младший заголовок пишется:

– со строчной буквы (кроме имен собственных) и ставится в нужный падеж (как показано выше), если он в совокупности со старшим заголовком составляет синтаксически целостное высказывание;

– младший заголовок пишется с прописной буквы и ставится в именительном падеже, если он и старший заголовок синтаксически самостоятельны.

В формулировках как головки, так и боковика допускаются только общепринятые, общепонятные, соответствующие действующему стандарту сокращения.

В заголовочной части таблицы не должно быть пустых ячеек. Единицы измерения даются не в отдельных рубриках, а выносятся в заголовок, общий для всей группы данных (в приведенном примере это рубрики боковика) и приводятся через запятую (..., кг/м). Рубрики типа "Порядковый номер", "Всего", "Итого" чаще всего избыточны, поскольку их информация сама собой следует из таблицы.

Логически тематический заголовок таблицы должен отражать тему всех статистических данных и быть связанным с любым из логических подлежащих (рубрик заголовочной части), а также с любым из логических сказуемых (собственно статистических данных) как часть и целое. Все рубрики боковика и головки между собой должны быть взаимоисключающими (кроме старших и младших заглавий головки, которые соотносятся как общее и частное). Данные в графе и строке объединяются общим логическим основанием, должны быть сопоставимы и представлены в одних и тех же единицах измерения. Если это цифровые данные, то цифры располагаются по разрядам.

Рубрики заголовочной части и сами данные таблицы располагаются в соответствии с каким-либо логическим принципом: но алфавиту, но хронологии, но убыванию или возрастанию величин, по тематике, наконец, возможно расположение по традиции. Любой из этих принципов должен последовательно соблюдаться, а сам его выбор – быть мотивированным характером информации, содержащейся в таблице.

Если таблица – часть текста документа, то она должна быть вербально связана с этим текстом. Таблицу можно включить в документ с помощью специальной подводки – формулировки, предупреждающей о том, что далее данные будет представлены в таком виде, и, возможно, отражающей основную идею таблицы (Далее в таблице представлены...), либо ссылки (см. табл.).