Учет музейных ценностей

Музейный фонд представляет собой совокупность постоянно находящихся на территории РФ музейных предметов и музейных коллекций, гражданский оборот которых допускается только с соблюдением определенных ограничений, установленных Федеральным законом от 26 мая 1996 г. № 54-ФЗ "О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации".

Порядок учета музейных ценностей зависит от того, включены ли экспонаты в Музейный фонд РФ.

Включение музейных предметов и коллекций в состав Музейного фонда РФ производится Минкультуры России после проведения соответствующей экспертизы. Независимо от собственника сведения о каждом предмете должны включаться в специальный учетный документ - Каталог Музейного фонда РФ, ведение которого возложено на Минкультуры России.

В состав государственной части Музейного фонда РФ входят музейные предметы и музейные коллекции, находящиеся в федеральной собственности и в собственности субъектов РФ, независимо от того, в чьем владении они находятся. Музейные предметы и коллекции, относящиеся к государственной части Музейного фонда РФ, не подлежат отчуждению, за исключением случаев утраты, разрушения либо обмена на другие музейные предметы.

Учет музейных фондов состоит из двух стадий.

1. Первичная регистрация поступивших в музей предметов (актирование, краткая запись в книге поступлений).

2. Проведение инвентаризации и научная регистрация музейных предметов (классификация по типам источников, видам материалов, видам искусства, коллекциям, составление более развернутого и точного описания, уточнение атрибуции, запись в научный инвентарь).

Основными юридическими документами государственного учета музейных фондов являются акты приема и выдачи, книги поступлений и научный инвентарь. Для характеристики музейного предмета научный инвентарь - наиболее полный документ, фиксирующий его классификацию и результаты изучения.

Особенность государственного учета заключается в том, что стоимость коллекций в бюджетном учете и отчетности юридического лица, в оперативном управлении которого они находятся, не отражается. Учет музейных ценностей проводится в натуральных показателях (предметах, единицах хранения).

Целью учета музейных предметов и коллекций является: определение их количества и состава; регистрация в специальной учетной документации для идентификации музейных предметов и коллекций; организация оптимального хранения, оперативное установление местонахождения; контроль за изменениями в составе и состоянием сохранности; научное изучение и эффективное использование.

Музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, передаются художественным музеям в оперативное управление. Оно предполагает, что музеи обязаны обеспечить: физическую сохранность и безопасность музейных предметов и коллекций; ведение и сохранность учетной документации, связанной с музейными предметами и коллекциями; использование музейных коллекций в научных, культурных, образовательных, творческо-производственных целях.

Собрания художественных музеев состоят из основного и научно-вспомогательного фондов. К основному фонду относят произведения всех видов изобразительного, декоративно-прикладного, монументального искусства, коллекции археологии, нумизматики и др. в соответствии с профилем музея. Из основного фонда может быть выделен обменный фонд, который состоит из музейных предметов, не отвечающих профилю музея, а также из лишних экземпляров (свыше пяти). Музейные предметы обменного фонда могут быть переданы с разрешения учредителя другим музеям в порядке обмена или безвозмездно. При поступлении в музей они регистрируются как предметы основного фонда, а их принадлежность к обменному фонду фиксируется в специальной карточке.

К научно-вспомогательному фонду относят различные воспроизведения (фотокопии, слепки, муляжи, макеты), карты, диаграммы, схемы, планы и т.д., разработанные или приобретенные в процессе комплектования, изучения и экспонирования музейных коллекций.

Отнесение предметов к определенному фонду производится фондозакупочной комиссией музея и оформляется протоколом, который утверждается директором музея и скрепляется печатью.

Музейные предметы и коллекции, включенные в состав фонда, подлежат учету и хранению в соответствии с едиными правилами и условиями, определяемыми Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, утвержденной приказом Минкультуры СССР от 17 июля 1985 г. № 290. Учет музейных предметов и коллекций осуществляется музеями, в оперативном управлении которых они находятся, с использованием специальной учетной документации, обеспечивающей возможность полной идентификации этих предметов и коллекций и содержащей сведения об их местонахождении, сохранности, форме использования и т.д.

Перечень учетной документации в музеях значителен. Он включает в себя как основные, так и вспомогательные документы. Например, к основным документам относятся: акты приема и выдачи музейных предметов и музейных коллекций в постоянное и временное пользование; главная инвентарная книга (книга поступлений); инвентарная книга по видам предметов (коллекциям); архивные описи (на правах инвентарных книг); специальные инвентарные книги для учета предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.

Основные учетные документы музеев являются документальной частью Государственного каталога Музейного фонда РФ.

К вспомогательным учетным документам относятся: книга поступлений вспомогательного фонда; книга учета фонда сырьевых материалов; книга учета музейных предметов и музейных коллекций, принятых на временное хранение; внутримузейные акты приема и выдачи; паспорт музейного предмета; реставрационный паспорт; журналы регистрации всех видов актов приема и выдачи; журналы регистрации паспортов музейных предметов и реставрационных паспортов; научно-справочные каталоги и картотеки, описи, журналы и т.п. Они используются для получения оперативной информации о музейных предметах и музейных коллекциях.

При приобретении музейных предметов и музейных ценностей за счет бюджетного финансирования расходы учреждения относятся на КОСГУ 226 "Прочие услуги". Данная позиция изложена в письме Минфина России от 23 мая 2007 г. № 02-14-10/1240.

На эту же статью относятся и расходы по реставрации музейных предметов и музейных коллекций. Их перечень включает:

- оказание услуг по реставрации произведений искусства, состоящих на балансе учреждения;

- проведение технологических изысканий и исследований;

- получение по результатам обследований заключений о состоянии конструкций и строительных материалов, по проведению ремонтно-реставрационных и консервационных работ;

- получение исходной разрешительной документации на ремонтно-реставрационные и консервационные работы;

- разработку технического задания по проведению конкурса на проектирование ремонтно-реставрационных работ на объектах культурного наследия;

- разработку эскизных проектов реставрации и консервации и их согласование;

- разработку сметных расчетов по эскизным проектам реставрации и консервации и их согласование;

- разработку и согласование рабочей проектно-сметной документации по реставрации и консервации, методическое руководство и авторский надзор при проведении ремонтно-реставрационных работ;

- разработку чертежей, технологических карт, рекомендаций на производство работ по реставрации и консервации;

- проведение экспертизы научно-проектной и проектно-сметной документации по реставрации и консервации;

- разработку локальных смет на производство работ по реставрации и консервации;

- разработку технического задания на проведение конкурса по выбору генерального подрядчика при проведении ремонтно-реставрационных и консервационных работ;

- подготовку научно-реставрационных отчетов;

- выполнение функций заказчика;

- осуществление технического надзора над ремонтно-реставрационными и консервационными работами;

- проведение экспертизы выполненных ремонтно-реставрационных и консервационных работ.

Списание или исключение музейных предметов и коллекций из состава Музейного фонда РФ производится Минкультуры России после проведения соответствующей экспертизы в следующих случаях: утраты и разрушения музейных предметов и коллекций или обмена их на другие музейные предметы и коллекции; ошибочности экспертного заключения о культурно-историческом значении, физическом состоянии и других особенностях указанных предметов и коллекций, на основании которого было принято решение об их включении в состав фонда; принятия соответствующего судебного решения, вступившего в силу.

Музейные предметы и коллекции считаются исключенными из состава Музейного фонда РФ со дня регистрации соответствующего факта в Государственном каталоге Музейного фонда РФ.

Решение о списании материалов научно-вспомогательного фонда принимается директором музея. Порядок списания музейных предметов и материалов научно-вспомогательного фонда определяется руководством по списанию с учета пришедших в негодное (предельное) состояние или утраченных материальных и денежных средств. В отличие от государственной части Музейного фонда РФ, предметы и коллекции, входящие в негосударственную часть, могут участвовать в сделках дарения либо купли-продажи. Однако при этом должно соблюдаться условие, согласно которому получатель дара или покупатель обязан принять на себя все обязательства в отношении этих предметов, имевшиеся у дарителя или продавца. Государство имеет преимущественное право покупки.

Музейные предметы и коллекции, входящие в состав негосударственной части Музейного фонда РФ, так же как и экспонаты, относящиеся к государственной части, подлежат учету и хранению в соответствии с правилами и условиями, установленными постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1998 г. № 179 "Об утверждении Положений о Музейном фонде Российской Федерации, о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации, о лицензировании деятельности музеев в Российской Федерации".

Музейные предметы и музейные коллекции, не входящие в состав Музейного фонда РФ, включаются в состав основных средств учреждения. Учет осуществляется в соответствии с Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, утвержденной приказом Минкультуры СССР от 17 июля 1985 г. № 290, и Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета. Экспонаты учитываются в составе основных средств в группе "Прочие основные средства - иное движимое имущество учреждения" на счете 010138000.

Пример 4.6

Музеем в марте 2011 г. были закуплены две картины общей стоимостью 175 000 руб.(75 000 + 100 000) и приняты к бюджетному учету. Картины являются иным движимым имуществом и музейными экспонатами, не входящими в Музейный фонд РФ. Срок полезного использования этих картин установлен в размере 20 лет. Он определен по информации, содержащейся в законодательстве РФ (постановление Правительства РФ от 01.01.2002 г. № 1). Начиная с апреля 2011 г. на эти картины начисляется амортизация линейным способом по рассчитанным нормам ((1 : 240 мес. х 100) х стоимость картин).

В бюджетном учете музея должны быть сделаны следующие бухгалтерские записи:

ОГЛАВЛЕНИЕ операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Март 2011 г.
Поступили в музей картины	110631310	130231730	175 000
Произведена оплата приобретенных картин	130231830	130405310	175 000
	Апрель 2011	г.
Картины приняты к бюджетному учету	110137310	110631410	175 000
Ежемесячное начисление амортизации на первую картину	140120271	110438410	312,50
Ежемесячное начисление амортизации на вторую картину	140120271	110438410	416,67