Учет горюче-смазочных материалов
Для бюджетных учреждений, в оперативном управлении которых имеются автотранспортные средства, актуальными являются вопросы учета горючесмазочных материалов (далее – ГСМ) и расчета плановых норм их списания.
В настоящее время экономические субъекты для организации эксплуатации транспортных средств применяют распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № AM-23-p "О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте”" (далее – Распоряжение № AM-23-p). Нормы расхода топлива и смазочных материалов предназначены не только для определения потребностей, но и для списания расходов на финансовый результат текущей деятельности.
В указанном документе отражено, что норма – это установленное значение меры потребления топлива при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. При нормировании расхода топлива различают базовое значение расхода, определяемое для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы, и расчетное нормативное значение расхода, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля. Расход топлива на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм не включен и устанавливается отдельно.
Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:
1) базовая норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства в снаряженном состоянии. Базовая норма зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.), от вида используемого топлива, учитывает массу автомобиля в снаряженном состоянии, типизированный маршрут и режим движения в условиях эксплуатации в пределах Правил дорожного движения;
2) транспортная норма (норма на транспортную работу) включает в себя базовую норму и зависит или от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от конкретной массы перевозимого груза;
3) эксплуатационная норма устанавливается по месту эксплуатации автотранспортных средств на основе базовой или транспортной нормы с использованием поправочных коэффициентов (надбавок), учитывающих местные условия эксплуатации, по формулам, приведенным в Распоряжении № AM-23-p.
Помимо перечисленных данных в Распоряжении № AM-23-p приведены поправочные коэффициенты (надбавки), установленные в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы расхода топлива, с помощью которых производится учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов.
Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий, при которых эксплуатируется транспортное средство. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
В частности, нормы могут увеличиваться с учетом следующих обстоятельств:
1) время года. Норма расхода топлива и смазочных материалов в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны) увеличивается с 5 до 20%;
2) работа автотранспорта на дорогах общего пользования I, II и III категорий со сложным планом, вне пределов городов и пригородных зон, где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (т.е. на 100 км пути не менее 500 м), – до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий – до 30%;
3) работа автотранспорта в городах с определенным количеством населения. Чем больше населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива. Так, если население города превышает 3 млн человек, то размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, от 1 млн до 3 млн человек – до 20% и т.д.;
4) обкатка новых автомобилей. При пробеге первой тысячи километров новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, прошедшими капитальный ремонт, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии предполагается надбавка в размере до 10%, при перегоне автомобилей в спаренном состоянии – до 15%, в строенном – до 20%.
В ряде случаев норма расхода топлива может снижаться, например, при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной и слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м). В этом случае норма расхода топлива может быть уменьшена не более чем на 15%.
Конкретные значения поправочных коэффициентов устанавливаются приказом руководителя учреждения или органами исполнительной власти, период применения зимних надбавок к норме и их величина подтверждаются распоряжением региональных (местных) органов государственной власти, а при отсутствии соответствующих распоряжений – приказом руководителя учреждения.
Нормы расхода ГСМ для каждой марки, модели или модификации эксплуатируемых автомобилей утверждаются приказом руководителя учреждения и применяются при списании данного вида материальных запасов.
Нормативный расход топлива в отношении определенного автомобиля определяется расчетным путем с учетом проделанного километража по формуле
Qн = 0,01•Нs • S • (1+0,01 • D),
где Qн – нормативный расход топлива, л; Hs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км; S – пробег автомобиля, км; D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.
Пример
Расчет нормативного расхода топлива. В оперативном управлении учреждения здравоохранения находится автомобиль ГАЗ-3110. Согласно путевому листу от 15 декабря текущего года (зимний период) пробег составил 120 км, из них:
• 80 км – по городу;
• 40 км – по области.
Приказом руководителя учреждения утверждены:
1) базовая норма расхода топлива – 13 л/100 км;
2) надбавка за эксплуатацию автомобиля в зимнее время – 15%;
3) надбавка за эксплуатацию автомобиля в городе с плотностью населения 1,5 млн человек – 12%.
Нормативный расход топлива составит 18,02 л:
• по городу – 11,67 л [0.01 • 13 • 80 • (1+ 0,01 • (15 + 12))];
• по области – 6,35 л [0,01 • 13 • 40 • (1+ 0,01 • 15)].
Для марок автомобилей, не указанных в Нормах расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, а также в случае отклонения от установленных законодательством норм, нормы расхода топлив и смазочных материалов устанавливаются по результатам контрольных замеров, проведенных комиссией учреждения на основании приказа руководителя. Результаты контрольного замера оформляются актом, который служит основанием для приказа об утверждении нормы расхода топлива. Списание топлива и горюче-смазочных материалов производится на основании путевых листов. Форму путевого листа учреждение разрабатывает самостоятельно и заполняет в соответствии с приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов". В путевом листе должны быть отражены следующие реквизиты: порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать учреждения, в оперативном управлении которого находится автомобиль; указаны регистрационный номер автотранспорта, сведения о водителе.
Заполненный путевой лист выдается водителю, о чем делается запись в Журнале учета движения путевых листов (ф. 0345008). Форма Журнала приведена ниже.
Журнал учета движения путевых листов
(образец)
|
Номер путевого листа |
Дата выдачи путевого листа |
Водитель |
Гаражный номер автомобиля |
Подпись |
Примечание |
|||
|
фамилия, имя, отчество |
табельный номер |
водителя в получении путевого листа |
диспетчера и дата приемки путевого листа и документов от водителя |
бухгалтера и дата приемки путевого листа |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
Если учреждение имеет свой склад ГСМ и автопарк насчитывает достаточно большое количество автомобилей, то целесообразно вести аналитический учет по счету 010533000 "Горючесмазочные материалы – иное движимое имущество" в разрезе "Горюче-смазочные материалы на складе" и "Горюче-смазочные материалы в баке автотранспорта".
Расчеты за приобретенные ГСМ на автозаправочных станциях могут осуществляться следующими способами:
– за наличный расчет на АЗС;
– по оплаченным талонам, приобретаемых с использованием системы безналичных расчетов. Такие талоны учитываются как денежные документы;
– по талонам, которые являются бланками строгой отчетности;
– по пластиковым топливным картам, выпускаемым топливной компанией и (или) владельцем сети АЗС.
Топливная карта не является платежным средством, а предназначена для учета расчетов по отпуску ГСМ и имеет количественное выражение (отпуск ГСМ на сумму или в объеме). При заправке водителю выдаются чеки с указанием места и времени заправки, а также типа и количества отпущенного топлива, подтверждающие факт заправки по топливной карте. Эти чеки водитель сдает вместе с путевым листом диспетчеру или уполномоченному лицу для последующей сдачи этих документов в бухгалтерскую службу.
Юридическое лицо или его структурное подразделение, обеспечивающее информационное и технологическое взаимодействие между участниками расчетов, ежемесячно после обработки данных представляет учреждению-покупателю счет-фактуру, акт приема- передачи на объем и стоимость выбранного топлива, а также отчет (реестр) операций по картам.
Типовые записи по отражению в бухгалтерском учете операций поступления и расходования ГСМ приведены в табл. 4.24.
Таблица 4.24
Отражение в учете операций поступления и расходования ГСМ
|
ОГЛАВЛЕНИЕ операции |
Основание |
Бухгалтерская запись |
|
|
дебет |
кредит |
||
|
Приобретение ГСМ за наличный расчет |
|||
|
Выдача водителям наличных денежных средств под отчет для приобретения ГСМ |
Расходный кассовый ордер |
х 20834560 |
х 20134610 |
|
Принятие к учету приобретенных водителями ГСМ |
Авансовый отчет с приложенными путевым листом, чеками К КТ |
х 10533340 "Топливо в баках" |
х20834660 |
|
Списание стоимости топлива на расходы учреждения |
Путевой лист |
040120272 0109 хх 340 |
010533440 |
|
Приобретение ГСМ по талонам, имеющим стоимостное выражение, если договором определен переход права собственности на ГСМ в момент отгрузки (заправки автомобиля) |
|||
|
Перечисление предварительной оплаты за топливо с лицевого счета учреждения |
Выписка с лицевого счета |
х 20634560 |
0201 11610 18 забалансовый счет |
|
Принятие к учету топливных талонов в кассу учреждения |
НКО; акт приема- передачи талонов |
х 20135510 |
х 302 34 730 |
|
Выдача водителям иод отчет топливных талонов |
РКО |
х20834560 |
х 20135610 |
|
Принятие к учету топлива, залитого в баки автомашин (без НДС – при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) |
Авансовый отчет с приложенными корешками талонов, путевыми листами |
х 10533340 "Топливо в баках" |
х20834660 |
|
Отражение суммы предъявленного поставщиком топлива НДС (при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) |
Счет-фактура |
221001560 |
220834 660 |
|
Принят к вычету НДС, предъявленный поставщиком топлива |
Счет-фактура, Авансовый отчет с приложенными корешками талонов, путевыми листами |
230304830 |
221001660 |
|
Списание на расчеты с поставщиком суммы предварительной оплаты в размере стоимости топлива, заправленного в бак |
Справка (ф. 0504833) |
х 302 34 830 |
х 20634 660 |
|
Списание стоимости топлива |
Путевой лист |
040120272 0109 хх 272 |
010533440 |
|
Приобретение ГСМ по талонам, имеющим количественное выражение (в которых указано количество топлива без цены), если договором определен переход права собственности на ГСМ в момент отгрузки (заправки автомобиля) |
|||
|
Перечисление предварительной оплаты за топливо с лицевого счета учреждения |
Выписка с лицевого счета |
020634560 |
0201 11610 18 забалансовый счет |
|
Принятие на забалансовый учет талонов на бензин по учетной цене 1 руб. за бланк |
Акт приема-передачи талонов |
Забалансовый счет 03 |
|
|
Выдача водителям топливных талонов |
Приказ руководителя учреждения |
Забалансовый счет 03 аналитика по МОЛ |
|
|
Принятие к учету топлива, залитого в баки автомашин (без НДС – при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) |
Корешки талонов, чеки ККТ и путевые листы |
210533340 "Топливо в баках" |
230234730 |
|
Отражение суммы НДС, предъявленного поставщиком топлива (при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) |
Счет-фактура |
221001560 |
230234730 |
|
Принят к вычету НДС, предъявленный поставщиком топлива |
Счет-фактура, корешки талонов, путевые листы |
2303 04 830 |
221001660 |
|
Списание на расчеты с поставщиком суммы предварительной оплаты в размере стоимости топлива, заправленного в бак |
Справка (ф. 0504833) |
230234830 |
220634660 |
|
Списание стоимости топлива на расходы учреждения |
Путевой лист |
040120272 0109 хх 272 |
010533440 |
|
Списание использованных талонов на бензин |
Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) |
Забалансовый счет 03 аналитика по МОЛ |
|
|
Приобретение ГСМ по талонам, если договором определен переход права собственности на ГСМ после оплаты и передачи топливных талонов |
|||
|
Перечисление предварительной оплаты за топливо с лицевого учреждения |
Выписка с лицевого счета |
020634560 |
0201 11610 18 забалансовый счет |
|
Принятие к учету топлива (без НДС – при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) |
Накладная на топливо |
х 10533340 "Топливо по талонам" |
х30234730 |
|
Принятие на забалансовый учет талонов на бензин по учетной цене 1 руб. за бланк |
Акт приема-передачи талонов |
Забалансовый счет 03 аналитика по МОЛ |
|
|
Отражение суммы НДС, предъявленного постав- |
Счет-фактура |
221001560 |
220834 660 |
|
щиком топлива (при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) |
|||
|
Принят к вычету НДС, предъявленный поставщиком топлива |
Счет-фактура, накладная на топливо |
230304830 |
221001660 |
|
Списание на расчеты с поставщиком в момент передачи топливных талонов суммы предварительной оплаты в размере их стоимости |
Справка (ф. 0504833) |
х 30234830 |
х 20634 660 |
|
Выдача водителям топливных талонов |
Приказ руководителя учреждения |
Забалансовый счет 03 аналитика по МОЛ |
|
|
Принятие к учету топлива, залитого в баки автомашин |
Корешки талонов, чеки ККТ, путевые листы |
х 10533340 "Топливо в баках" |
х 10533340 "Топливо по талонам" |
|
Списание стоимости топлива |
Путевой лист |
040120272 0109 хх 272 |
010533440 "Топливо в баках" |
|
Списание использованных талонов на бензин но учетной цене 1 руб. за бланк |
Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) |
Забалансовый счет 03 аналитика по МОЛ |
|
|
Приобретение ГСМ но топливным пластиковым картам, если договором определен переход нрава собственности на ГСМ в момент отгрузки (заправки автомобиля) |
|||
|
Перечисление предварительной оплаты за топливо с лицевого счета учреждения |
Выписка с лицевого счета |
020634560 |
0201 11610 18 забалансовый счет |
|
Включение в стоимость ГСМ затрат по приобретению пластиковых топливных карт (в случае если за карту взимается плата) |
Акт приема-передачи топливных карт |
х 10634340 |
х 302 34 730 |
|
Отражение стоимости топлива, залитого в баки автомашин |
Акт приема-передачи топливной компании, путевой лист |
х 10634340 "Топливо в баках" |
х30234730 |
|
Принятие к учету топлива, залитого в баки автомашин, по фактической стоимости, включая стоимость топливных карт (без НДС – при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) |
Акт приема-передачи топливных карт, путевой лист |
х 10533340 "Топливо в баках" |
х10634440 |
|
Отражение суммы НДС, предъявленного поставщиком топлива (при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) |
Счет-фактура |
221001560 |
220834660 |
|
Принят к вычету НДС, предъявленный поставщиком топлива |
Счет-фактура, акт приема-передачи топливных карт, путевой лист |
230304830 |
221001660 |
|
Списание на расчеты с поставщиком суммы предварительной оплаты в размере стоимости топлива, заправленного в бак |
Справка (ф. 0504833) |
х 30234830 |
х 20634660 |
|
Списание стоимости топлива |
Путевой лист |
040120272 0109 хх 272 |
010533440 "Топливо в баках" |
|
Приобретение ГСМ по топливным пластиковым картам, если договором определен переход права собственности на ГСМ после оплаты и передачи топливных пластиковых карт |
|||
|
Перечисление предварительной оплаты за топливо с лицевого счета учреждения |
Выписка с лицевого счета |
020634560 |
020111610 18 забалансовый счет |
|
Формирование фактической стоимости ГСМ: включение в стоимость ГСМ затрат по приобретению пластиковых топливных карт (в случае если за карту взимается плата); стоимость топлива |
Акт приема-передачи топливных карт, накладная на топливо |
х 10634340 |
х 302 34 730 |
|
Приняты к учету ГСМ по фактической стоимости |
Акт приема-передачи топливных карт, накладная на топливо |
х 10533340 "Топливо по картам" |
х 10634440 |
|
Отражение суммы НДС, предъявленного поставщиком топлива (при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) |
Счет-фактура |
221001560 |
220834660 |
|
Принят к вычету НДС, предъявленный поставщиком топлива |
Счет-фактура, акт приема-передачи топливных карт, накладная на топливо |
230304830 |
221001660 |
|
Списание на расчеты с поставщиком в момент передачи топливных карт суммы предварительной оплаты в размере их стоимости |
Справка (ф. 0504833) |
х 30234830 |
х20634660 |
|
Принятие к учету топлива, залитого в баки автомашин, по фактической стоимости, включая стоимость топливных карт |
Акт приема-передачи топливной компании, путевой лист |
х10533340 "Топливо в баках" |
х10533340 "Топливо по картам" |
|
Списание стоимости топлива |
Путевой лист |
040120272 0109 хх 272 |
010533440 "Топливо в баках" |