Учетные документы и способы исправления ошибочных записей

Бухгалтерские операции оформляются документами, которые после проверки правильности заполнения и оформления сведений, содержащихся в них, накапливаются, группируются и регистрируются в системе учетных регистров.

Учетные регистры – таблицы определенной формы (бухгалтерские книги, карточки, ведомости, табуляграммы и др.), отражающие учетные данные, которые построены в соответствии с определенной системой экономической группировки имущества.

За правильностью отражения данных в регистрах бухгалтерского учета несут ответственность лица, составившие и подписавшие данный регистр.

Система построения и сочетания учетных регистров, последовательности и способов записи в них называется формой бухгалтерского учета.

Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (главный бухгалтер, иное должностное лицо).

В настоящее время распространены четыре основные формы бухгалтерского учета:

1) мемориально-ордерная форма, состоящая в том, что на каждую операцию или ряд однородных операций по первичным документам составляется мемориальный ордер, по которому разносятся операции по счетам и учетным регистрам с соблюдением правила двойной записи;

2) журнальная (главная). При этой форме операции фиксируются непосредственно с первичных документов в журнал – Главную книгу;

3) журнально-ордерная форма, которая осуществляется путем собирания записей в накопительных ведомостях шахматного графления, называемых журналами-ордерами (журнал-ордер 1, 2 и до 17). Итоговые

записи из журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Эта форма учета является наиболее распространенной;

4) механизированная (машинная, компьютерная) форма учета.

Виды учетных регистров находятся в зависимости от принятой формы бухгалтерского учета. Они классифицируются по внешнему виду, атакже по объему содержания, т.е. степени обобщения производимых записей.

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости), табуляграммы.

В зависимости от объема содержания различаются синтетические, аналитические и комбинированные учетные регистры (см. разд. 3.5 данного курса лекций).

При оформлении бухгалтерских документов, составлении проводок, а также при записи операций в учетные регистры могут быть допущены случайные ошибки.

Исправление ошибочных записей в учетных регистрах возможно корректурным способом, путем дополнительной проводки и красного сторно.

При наличии ошибки в первичном документе или учетном регистре (по карточкам аналитического учета) исправление может быть оформлено корректурным способом, который заключается в следующем.

Допущенную ошибку следует зачеркнуть одной чертой (так чтобы можно было прочитать неправильную запись) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа или внизу и заверяют подписью лица, внесшего исправление, по согласованию с участниками хозяйственной операции и с указанием даты внесения исправлений.

Способ дополнительной проводки применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке или учетных регистрах указана преуменьшенная сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют дополнительную бухгалтерскую проводку на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции.

Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то ее необходимо исправить способом "красное сторно" (отрицательных чисел), который заключается в том, что неправильная старая запись аннулируется путем ее повторения красным цветом и совершается новая правильная запись, но уже обычными чернилами. В бухгалтерском учете принято считать, что суммы, записанные красными чернилами, являются отрицательными (сторнировочными). Поэтому при подсчете оборотов такие суммы вычитаются из общих итогов.