Убедительность и логичность

Аргументированность и убедительность информации связана с задачей побудить адресата к совершению или несовершению определенных действий. Главная задача документа: побудить адресата к совершению или несовершению определенных действий.

Результативность документа зависит от того, насколько он обоснован и логичен. Не обязательно использовать большое количество аргументов, важно, чтобы они были убедительными, не требующими перепроверки, изложенными в строгой логической последовательности.

Текстовая логичность и убедительность может достигаться самыми разными лингвистическими средствами. Эти средства в каждом языке свои. В русском языке очень важен порядок слов в предложении, расположение слов по их информативной значимости, языковые средства связи между частями предложения, между предложениями и частями текста. Лингвистические возможности русского языка, позволяющие построить документ грамотно и логично, будем обсуждать в других главах учебника.

Полнота и сжатость изложения

Требование полноты изложения предполагает, что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, что приведет к потере времени и отразится на своевременности принятия решения.

Казалось бы, требование сжатости изложения противоречит требованию полноты изложения. На самом деле это два взаимосвязанных экстралингвистических требования. Лаконичность, сжатость изложения текста документа предусматривает краткость выражения содержания, без лишних слов и повторов. Например, деловое письмо не должно превышать объема одной-двух страниц. Избыточность информации может привести к непониманию целей написания, плохому восприятию смысла документа.

Но в угоду краткости недопустимо исключать из документа важные факты, цифры, сведения, позволяющие принять адекватное решение. Текст документа должен быть полным и одновременно сжатым (лаконичным) – как по содержанию, так и по форме.

Нейтральность изложения

Нейтральный тон изложения документа – это норма официального делового российского общения. Управленческая информация – официальная по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между адресантом и адресатом, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними.

Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму.

Именно это предусматривает формально-логический стиль изложения материала без эмоционально-экспрессивной или политической оценки ситуаций и фактов.

Однако деловые письма несколько отличаются от остальной управленческой документации именно тональностью повествования. Принято разделять деловые письма по их тональности на два вида: строго официальные и полуофициальные письма. Тон, в котором пишется письмо, зависит от многих факторов: от конкретной ситуации, излагаемой в письме, от занимаемой должности адресата и адресанта (от субординации), от степени знакомства с адресатом и характера деловых отношений, от индивидуальной манеры пишущего и т.д. Различная тональность в деловом письме приводит к использованию различных в языковом плане формул речевого этикета.

Например, при написании письма строго официального характера не должно быть фраз с излишней эмоциональностью. А при написании письма полуофициального характера речевой этикет предусматривает в тоне письма значительно меньше формализма, допустимы даже элементы юмора, ссылки на предыдущие встречи, упоминания об общих знакомых и семье. Существует набор эмоциоиалыю-этикетных слов, которые помогают установить дружественный и эмоциональный контакт с адресатом: "изумительный вечер", "увлекательный проект", "выдающийся человек", "заметный политик", "активный деятель", "горячий привет", "приятное знакомство", "ошеломляющий успех" и др.

Адресант часто сталкивается с такой ситуацией, когда надо выразить мысль в более мягкой форме, употребить слово или фразу, не задевая достоинства человека. В этом случае речевой этикет предусматривает использование эвфемизмов.

Эвфемизмы – благозвучные слова, заменяющие более резкие эквиваленты. Эвфемизмы обычно употребляются в определенных обстоятельствах и помогают завуалировать нежелательное слово. Так, "неудача" может быть названа "неполный успех"; вместо "бедный" пишут "нуждающийся"; вместо "умер" – "ушел из жизни"; вместо "старик" – "человек преклонного возраста" или "пожилой человек" и др.

Строго официальный или полуофициальный тон письма должны выдерживаться на протяжении всего текста. Русский речевой этикет не допускает в официальной переписке любой тональности ни подобострастия, ни фамильярности, ни грубости, ни избыточной вежливости. Подобные языковые конструкции не только лишают текст необходимой строгости и официальности, но и затрудняют восприятие текста.

Зарубежный опыт

Зарубежная школа делового письма значительным образом отличается от российской школы. Для делового послания зарубежной официально-деловой переписки характерны элементы разговорного стиля, доверительность и раскованность в обращении к личности адресата, нестандартность фраз, проявления индивидуальности автора.

Необходимо отметить, что начало XXI в. под влиянием западных норм письма ознаменовалось в практике русской деловой переписки большей экспрессией и свободой в выборе языковых средств, а также стремлением к индивидуальному стилю изложения. Именно языковой етандарт и нейтральность изложения отличают российскую школу делового письма от западной.

Безусловно, знакомство с традициями зарубежной школы составления документов расширяет представление специалиста о стиле письменного делового общения в мире и позволяет лучше понимать своих деловых западных партнеров. Однако механический перенос языковых стандартов и правил оформления деловых бумаг, принятых за рубежом, в практику отечественной деловой письменной речи нельзя считать разумным, поскольку подобный перенос противоречит, прежде всего, главному требованию, предъявляемому к языку документа, а именно: стандартизации и унификации стиля документа на всех языковых уровнях. Подобное подражание разрушает сложившиеся веками традиции официально-делового стиля русского литературного языка.