Требования, предъявляемые к оформлению первичных документов. Классификация бухгалтерских документов

Первичный документ – оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Первичные (так же как и сводные) учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также но требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры. Носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты и др. в зависимости от оснащенности предприятия.

Первичные документы должны составляться на русском языке средствами, обеспечивающими сохранение записей длительное время, и оформляться на бланках типовых или специально разрабатываемых форм. В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений (при этом ошибочные записи зачеркиваются тонкой чертой с написанием правильного текста, и оговаривается исправление). Но следует помнить, что в кассовых документах никакие исправления не допускаются.

При поступлении в бухгалтерию первичные документы подлежат обязательной проверке по форме, арифметически, по содержанию. Проверяется полнота и правильность оформления документа и заполнения реквизитов, законность операций, логическая увязка отдельных показателей, а также подсчет сумм.

Информация с первичного документа переносится в учетные регистры, о чем делается отметка на самомдокументе, которая исключает возможность его повторного использования. Следует помнить, что все первичные денежные документы подлежат обязательному гашению штампом или надписью "Получено", "Оплачено" с указанием даты. Свободные строки подлежат обязательному прочерку. Все документы должны храниться некоторое время; при этом сроки хранения документов в архиве предприятия определяются согласно правилам, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

Любой документ должен содержать ряд показателей, которые в бухгалтерском учете называют реквизитами. Реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают документам юридическую силу. К ним относятся:

– наименование документа (формы), код формы;

– дата составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– ОГЛАВЛЕНИЕ хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Первичные учетные документы принимаются к учету,

если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых там не предусмотрена, должны содержать перечисленные выше обязательные реквизиты.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, в частности:

– номер документа;

– расчетные счета организации;

– основание для совершения хозяйственной операции и т.д.

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах форма документа может быть зональной, анкетной, табельной и комбинированной:

– зональная форма – документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственному исполнителю;

– анкетная форма предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз;

– табельная форма является продолжением зональной формы. В ней реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу);

– комбинированная форма сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм – зональной, анкетной и табельной.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся:

• на типовые – предназначенные для регистрации однородных, распространенных хозяйственных операций (формы кассовых ордеров, кассовой книги и др.);

• специализированные – для регистрации узкоспециализированных операций (например, в автотранспортных предприятиях – карта учета работы автомобиля).

Классификация бухгалтерских документов – это группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования.

Такими признаками являются:

– назначение;

– порядок составления;

– ОГЛАВЛЕНИЕ хозяйственных операций;

– способ отражения хозяйственных операций;

– место составления;

– порядок заполнения.

Первичные документы по назначению можно подразделить:

– на распорядительные;

– оправдательные (исполнительные);

– бухгалтерского (учетного) оформления;

– комбинированные.

Распорядительные – это документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершения. К ним относятся:

– приказы;

– доверенности;

– наряды на работу;

– чеки на получение наличных денег с расчетного или валютного счета;

– платежные поручения банку на перечисление денежных сумм.

Данные документы не подтверждают факт совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для их отражения в системном бухгалтерском учете. Их подписывают работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.

Оправдательные (исполнительные) документы отражают факт совершения операции, служат оправданием записей в бухгалтерском учете, основанием для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетельствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств. К ним, например, относятся:

– приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) наличных денег из кассы предприятия;

– приходная (расходная) накладная на получение (отпуск) товара;

– акт приемки, а также акт на списание товарно-материальных ценностей.

Документ бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся:

– накопительные ведомости;

– ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;

– ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;

– расчеты отклонений от нормативной себестоимости;

– калькуляции фактической себестоимости продукции;

– разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.

Принято регистрировать только те хозяйственные операции, действительное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на совершение операций и их фактическое совершение оформляется одним документом.

Комбинированные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления). Примером являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материалов, лимитно-заборная карта и др. Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее окончании путем ее первоначальной регистрации, удостоверяющей ОГЛАВЛЕНИЕ хозяйственного факта. К ним относятся документы:

– о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);

– об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);

– о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабочего времени);

– о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).

Сводные документы составляются на основе первичных документов.

Первичные документы, однородные по характеру операций, экономическому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся сводные группировочные ведомости, журналы-ордера, машинограммы и т.д. – в зависимости от применяемой формы учета. Применение регистров позволяет обобщать первичные документы, что дает возможность на другом уровне анализировать информацию о хозяйственных операциях.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда, к которым относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. К материальным документам относятся:

– акты приема-передачи и списания основных средств;

– документы на оприходование и списание материальных ценностей;

– таблицы, справки-расчеты, ведомости;

– счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств. С их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К ним относятся: чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами. К ним относятся:

– платежные поручения и платежные требования;

– расчетные чеки;

– расчетно-платежные ведомости;

– авансовые отчеты.

По способу отражения хозяйственных операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы единовременно фиксируют в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определенных требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нем, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учете – приходные и расходные кассовые ордера, накладные-требования на отпуск материалов.

Накопительные документы фиксируют однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, недели, месяца). В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются и обращаются внутри организации. Ими оформляются операции; совершенные в пределах данной организации. К ним относятся:

– накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей;

– расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы;

– товарные отчеты;

– авансовые отчеты.

Внешние документы поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации, например:

– товарно-транспортные накладные;

– счета-фактуры;

– доверенности;

– платежные поручения.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.

Закон о бухучете № 402-ФЗ содержит ряд важных положений, касающихся оформления первичных документов. В настоящее время первичный документ принимают к учету, если его форма есть в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом законе подобного требования уже нет. По нему любой документ может быть разработан компанией. Есть его форма в альбомах или нет, не важно. Главное, чтобы документ содержал ряд обязательных реквизитов, перечисленных в ст. 7 закона.

По новому закону формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

Еще одно новшество. С 1 января 2013 г. первичные документы могут быть составлены в электронном виде. Теперь это прямо предусмотрено законом (п. 5 ст. 9). Такой документ должен быть подписан электронной цифровой подписью.

В случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Некоторые поправки коснулись изымаемых первичных документов. Ныне компания может сделать с нее копии лишь с "разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов". По Закону о бухучете № 402-ФЗ без этого разрешения можно будет обойтись (н. 8 ст. 9).