Требования к оформлению управленческих документов

Нормативно (ГОСТ Р 6.30–2003) определены требования к оформлению и размещению на документе 30 реквизитов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, этим списком не исчерпывается, но остальные имеют применение только в границах конкретной системы документации. Однако поскольку конкретный состав реквизитов и порядок их оформления зависит от вида документа, а некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, то на конкретном документе их будет меньше.

Часть реквизитов отображается на бланке полностью или частично, или для них выделяется место при проектировании бланков документов.

Государственный герб Российской Федерации (01). В соответствии с Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации" от 25.12.2000 № 2-ФКЗ и постановлением Правительства Российской Федерации "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" от 27.12.1995 № 1268 воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным:

– на бланках Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания, Правительства Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации;

– на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти, а также дипломатических представительств, консульских учреждений на иных официальных представительств Российской Федерации за границей;

– па бланках органов государственной власти.

Герб субъекта Российской Федерации (02) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) субъектов Федерации.

Гербы могут быть напечатаны в черно-белом или цветном изображении. Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Допускается также размещение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации", т.е. ниже границ верхнего поля документа.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03) проставляется на бланках документов в соответствии с главой 76 Гражданского кодекса Российской Федерации "Права на средства индивидуализации юридических лиц, товаров, работ, услуг и предприятий". Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано согласно установленному порядку, а в уставе или в Положении об организации должно быть указано о размещении на бланках эмблемы.

Изображение эмблемы организации на бланках соответствует порядку размещения на них гербов. Размеры эмблемы не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом "Наименование организации".

Код организации (04) является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. Коды организаций проставляют но Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Коды ОКПО состоят из восьми знаков. Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскому классификатору органов власти и управления (ОКОГУ).

Реквизит входит в состав реквизитов бланка письма и указывается под реквизитом "Справочные данные об организации".

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код. В бланках писем указывается наряду с кодом ОКПО пол реквизитом "Справочные данные об организации".

Идентификационный номер налогоплателыцика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (Об) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН юридического лица – это 10-значный цифровой код, КПП – 9-значный код. ИНН/КПП указывается в бланках писем, также как код ОКПО и ОГРН.

Наименование организации (08) является собирательным обозначением реквизита автора документа. Автором документа может быть организация, ее структурное подразделение или должностное лицо.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (учредительном договоре, уставе или положении) (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Пример наименования организации на документе

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Наименования на русском и национальном языках размещают на одном уровне: наименование па русском языке рекомендуется размещать слева, а национальном – справа, если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.

Наименование коммерческой организации на иностранном языке (рис. 5.2) приводится только в том случае, если оно зафиксировано в уставных документах.

Рис. 5.2. Пример наименования организации на иностранном языке

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного (см. рис. 5.1).

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если в организации право подписи документов предоставлено нескольким уровням иерархии должностных лиц. Наименование подразделения располагают ниже наименования организации. Эту часть реквизита можно вносить в бланк непосредственно при оформлении документов на зарезервированную свободную строку (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Наименования организации и ее подразделения

Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Сведения о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации, но его авторство, как правило, отражается в подписи, хотя вновь входит в практику и регламентировано оформление бланков должностных лиц (ГОСТ Р 6.30–2003).

Наименования организаций субъектов Федерации, имеющие наряду с государственным языком, государственный язык субъекта Федерации, печатаются на двух языках. Наименование на языке субъекта Федерации должно помещаться ниже наименования на русском языке или правее сто. Наименование на иностранном языке может появляться на документе только в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают в документе также, как и при использовании языка субъекта Федерации.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на чистом листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления: наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации, наименования равных организаций располагают на одном уровне.

Справочные данные об организации (09) являются принадлежностью бланка письма. Реквизит включает: почтовый адрес организации; номера телефонов, факсимильной связи, код телекса, адрес электронной почты, интернет-адрес и, при необходимости, другие сведения.

Почтовый адрес организации в справочных данных бланка указывается в том же порядке, как и в реквизите "Адресат".

Наименование вида документа (10) является одним из важнейших реквизитов, поскольку с первого взгляда позволяет судить о назначении данного документа, определяет общий состав реквизитов и структуру текста. Наименование видов применяемых распорядительных документов регламентируется уставом (положением об организации). Наименование вида проставляется на всех документах, за исключением писем и факсограмм, и печатается, как и изображения гербов и эмблем, центрованно прописными буквами, например:

Датой (11) большинства документов является дата его подписания или утверждения, но, например, для протокола, акта – это дата проведения мероприятия (заседания, проверки).

В большинстве управленческих документов принят цифровой способ написания даты, 07.11.2014, или же, в соответствии с международным стандартом, 2014.11.07. В текстах нормативных документов, а также документах, содержащих сведения финансового характера, часто применяется словесно-цифровой способ оформления дат, 7 ноября 2014 г.

В факсограммах, телеграммах и телефонограммах и др. в состав даты входит и указание часов и минут, 2014.11.0713:42. Их написание регламентируется только международным стандартом.

Если авторами документа являются несколько организаций или лиц, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом с подписью или иод ней.

Кроме того, дата как составная часть входит в целый ряд других реквизитов: от грифа утверждения до отметки о получении документа. Постоянной части дата не имеет, но на документах в бланках, штампах, при оформлении реквизитов сплошной линией обозначается место ее расположения.

Регистрационный номер документа (12) – цифровое или буквенноцифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационную базу данных по документам организации, находится под контролем и ответственностью организации.

Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый номер с начала года. Для исходящих и входящих писем он обычно складывается из нескольких частей, например: 34–28/1467, где 34 – номер структурного подразделения, 28 – номер дела по номенклатуре, 1467 – порядковый номер отправляемого документа. Предложенная структура индексов не носит нормативного характера и часто дополняется другими обозначениями, имеющими для конкретной организации уточняющее смысловое понятие, так, номер приказа дополняют годом его создания: 124–2014.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе: 106/75.

В документах место расположения реквизита входит в состав реквизитов бланка и обозначается значком №________.

Ссылка на регистрационный номер и дату (инициативного) документа (13) входит в состав бланка письма и оформляется в виде отметки:

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответного документа, например: "На ваше письмо от... №... сообщаем..." и т.п. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Место составления или издания документа (14) обязательно указывается в том случае, если затруднено сто определение по реквизиту "Наименование организации" (например, Московский...) и отсутствуют справочные данные об организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно должно включать только общепринятые обозначения и сокращения. Например:

или

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. Сокращение "г.", в этом реквизите не принято ставить при написании названий городов, оканчивающихся на "град" ("бург"), другие сокращения проставляются также по общепринятым правилам: поселок – пос., село – с., станица – ст.

Многие реквизиты вносятся в конкретные документы уже в процессе их изготовления (создания) и последующей обработки (табл. 5.2). Например, оформление приказа руководителя включает в себя несколько этапов, большинство из которых находят свое отражение в реквизитах документа.

Таблица 5.2

Состав реквизитов, фиксирующих работу с документами

ОГЛАВЛЕНИЕ действия	Используемый реквизит
Составить проект решения	Текст, часть даты, часть подписи
Определить степень конфиденциальности	Гриф ограничения доступа
Подобрать полный (с приложениями) экземпляр	Отметка о наличии приложения
Сформировать электронную копию и зафиксировать ее адрес	Отметка для автоматического поиска
Собрать мнение заинтересованных подразделений и сотрудников	Грифы, визы согласования
Подписать у руководителя	Личная подпись подписавшего, дата
Зарегистрировать	Регистрационный номер
Размножить и заверить копийные экземпляры	Отметка о заверении копии, гриф утверждения
Сдать исполненный документ на хранение	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Передать для ознакомления заинтересованных лиц, разослать	Виза ознакомления
Зарегистрировать поступление	Отметка о поступлении документа
Определить сроки исполнения и исполнителей	Резолюция
Поставить на контроль	Отметка о контроле
Снять с контроля по исполнении	Отметка об исполнении документа и направлении его вдело

Заголовок к тексту (18) – это краткое ОГЛАВЛЕНИЕ документа. Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации и последующего поиска. Поэтому он обязателен для всех документов, за исключением писем, оформленных на бланках формата А5. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа:

Письмо, приказ, заявление, отчет, положение и т.д. (о чем?):

– об оказании материальной помощи;

– о предоставлении информации;

– о невыполнении договорных обязательств;

– о бухгалтерии.

Протокол, план (чего?):

– собрания акционеров;

– заседания ученого совета;

– работы ревизионной комиссии.

Должностная инструкция (кого?):

– менеджера по продажам.

Текст документа (20) составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде связного текста, таблиц, анкеты или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В приказах, распоряжениях и т.д. организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа: "приказываю", "предлагаю", "прошу".

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: "постановляет", "решил(а)".

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: "приказываем", "решили".

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: "слушали", "выступит", "постановили", "решили".

В положениях и инструкциях, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, а также актах и справках, содержащих описание, оценку фактов или выводы, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: "отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила".

В письмах используют разные формы изложения содержания:

– от первого лица множественного числа: "просим направить", "направляем на рассмотрение";

– от первого лица единственного числа: "считаю необходимым", "прошу выделить";

– от третьего лица единственного числа: "министерство не возражает", "кафедра считает возможным".

При изготовлении документа на нескольких листах, для второй и последующих страниц используют чистые листы бумаги того же формата и нумеруют их, номера проставляются посредине верхнего поля листа.

Отметка о наличии приложения (21). Этот реквизит оформляется различно, в зависимости от документа, на котором проставляется. Так, этот реквизит особенно часто используется в сопроводительных письмах, поэтому подробно описано несколько способов оформления отметки о наличии приложения. В письмах отметка о наличии приложения размещается непосредственно под текстом без абзаца. Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте письма, то в отметке о приложении указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если документ-приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Если приложения к документу сброшюрованы, указывается только количество экземпляров:

Или, если документ направляется нескольким корреспондентам, а приложение только одному из них, отметка о приложении имеет вид:

Приложения к актам, справкам, договорам и другим документам оформляются аналогично.

В распорядительных документах, нормативных актах и документах, ОГЛАВЛЕНИЕ которых дополняется или поясняется приложениями (протоколах), сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: "Утвердить инструкцию по учету и хранению документов (приложение 1)" или "Список прилагается".

На самом приложении, на верхнем поле справа вписывается или указывается заранее:

При рассылке приложений без нормативного акта отметки о приложении заменяют на гриф его утверждения соответствующим актом:

Гриф согласования документа (23) – это письменная фиксация факта предварительного рассмотрения вопросов, представленных в проекте документа всеми заинтересованными в его содержании и оформлении сторонами. Согласование может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование, а также согласование с внутренними коллегиальными органами оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласие (согласование), зафиксированное в другом документе.

Оформляются эти варианты следующим образом:

– в первом случае указывается наименование должности согласующего должностного лица, включая наименование организации, личной подписи и ее расшифровки и даты:

– во втором случае получатель отзыва сам вносит в проект документа наименование согласующего документа с указанием организации-автора, исходящего индекса и даты.

Грифы согласования могут форматироваться как "флаговым" способом, так и центрованно. Грифы проставляются на экземпляре документа, остающемся в организации ниже подписей слева от полей в очередности, определяемой автором документа.

Отдельный лист согласования составляется, когда ОГЛАВЛЕНИЕ документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц и количество грифов и виз может нс поместиться на отведенном для них месте. Количество согласований обычно определяется заранее, исходя из содержания документа, поэтому, в случае необходимости ниже подписей заранее делается отметка, для которой также может использоваться специальный штамп, например:

На самом листе как на документе-приложении указывается его принадлежность:

Визы согласования документа (24). Согласование документа внутри организации оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости указывается также должность визирующего, например:

При наличии замечаний по документу визу сверху дополняют надписью: "Замечания прилагаются".

Визы проставляют на копии (втором экземпляре) письма. Если подготовленное письмо предполагается отправлять корреспонденту с помощью средств факсимильной связи (без последующей пересылки подлинника по почте), готовится один экземпляр письма (на бланке) и визы проставляются на оборотной стороне этого экземпляра.

Документ визируется исполнителем, руководителем подразделения, а также, в зависимости от содержания документа, – руководителями заинтересованных подразделений, ответственными лицами финансовых и экономических служб, заместителем руководителя организации, юристом и др.

Иногда визирование оформляется аналогично подписям с добавлением отметки СОГЛАСОВАНО, например:

В унифицированных системах документации постоянные элементы грифов и виз согласования включены в бланки конкретных форм документов, например, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации в бланке приказа о приеме на работу (типовая межотраслевая форма Т8) отдельной строкой выделено:

Если в процессе визирования в подготовленный документ вносятся существенные изменения, он подлежит доработке и повторному визированию.

Подпись (22) оформляется на два-три интервала ниже текста или отметки о наличии приложения (если она есть), без абзаца. В состав реквизита входят: наименование должности подписывающего документ лица, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия):

При оформлении документа на личном бланке должностного лица его должность в подписи не указывают.

При подписании совместных писем руководителями нескольких организаций их подписи располагают на одном уровне, например:

Обязательно несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

При этом не допускается ставить предлог "За", или косую черту перед наименованием должности, изменение "Зам" должно быть дополнено изменениями в расшифровке подписи.

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. к наименованию должности может добавляться указание ученой степени, ученого, педагогического, почетного звания, например:

Гриф утверждения документа (16). Документ может утверждаться органами управления или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах путем проставления грифов утверждения или посредством издания утверждающего распорядительного документа.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:

Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование.

В документах, утверждаемых постановлением, приказом, решением, протоколом в грифе используются формы: УТВЕРЖДЕН (например, состав комиссии), УТВЕРЖДЕНО (положение), УТВЕРЖДЕНЫ (списки), наименование вида документа в творительном падеже, его дата и номер:

Целесообразно составление внутреннего перечня документов, подлежащих утверждению, которое может быть оформлено как приложение к Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления Перечня являются "Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, а также законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Оттиск печати (25), как и подпись, относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах (в том числе и подпись в грифе утверждения), удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами, социальными правами и др. Необходимость заверения подписи на документе печатью, как правило, устанавливается нормативными актами. Для установления внутреннего порядка заверения документов печатью в организации необходимо иметь перечень документов и должностей, заверяемых печатью организации, он оформляется как приложение к Инструкции по делопроизводству.

Оттиск печати на документе может захватывать часть наименования должности, но не закрывать подпись должностного лица. Оттиск проставляемой печати и сама подпись должны быть хорошо читаемы.

Идентификатор электронной копии документа (30) оформляется как нижний колонтитул и включает имя файла – места хранения электронной версии (копии) документа. Отметка проставляется в момент изготовления документа и используется для поиска электронной копии документа в компьютерной базе данных.

Часть реквизитов характерна только для писем.

Адресат (15) проставляется на исходящих письмах, так как наличие этого реквизита необходимо для оформления упаковки (конверта) и для сверки с адресом при получении корреспонденции. На внутренних документах данный реквизит проставляется в случае, если они адресованы руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) или в другое структурное подразделение.

Реквизит максимально может состоять из следующих составных частей:

– наименование организации и его структурного подразделения (в именительном падеже, сокращенное);

– почтовый адрес;

– указание должности получателя (в дательном падеже);

– инициалы, фамилия (в дательном падеже).

Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки, например:

Перед фамилией могут указываться только установленные законом ученая степень, ученые, научные и почетные звания, в этом случае инициалы следует указывать после фамилии.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно:

Документ может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности экземпляра документа при этом указывать не рекомендуется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес не принято проставлять на документах, которые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам. Порядок расположения его элементов должен соответствовать действующим Почтовым правилам^[1], а при отправлении документа за рубеж он оформляется по Международным правилам.

Отметка об исполнителе (27) включает фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя документа и номер его телефона (при необходимости – адрес электронной почты). Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем (на обороте – правом нижнем) углу, например:

Некоторые реквизиты могут появиться на документе только в процессе его обработки.

Отметка о заверении копии (26). Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения, например:

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать должность лица, заверившего копию и дату заверения, поскольку оно производится в тот же день при регистрации. При необходимости при пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка о поступлении документа в организацию (29) проставляется от руки или заполнением специального штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте, например:

В отметке указываются: порядковый номер, дата поступления документа, при необходимости – часы и минуты.

Резолюция (17) представляет собой письменное поручение руководителя, в котором определяются подразделения или работники, ответственные за выполнение документа как результат рассмотрения документа руководителем.

Резолюция может оформляться на свободном месте в заголовочной части самого документа или на специальном бланке для резолюций. На документе резолюция пишется собственноручно руководителем и может включать следующие элементы: фамилию (фамилии) исполнителей, ОГЛАВЛЕНИЕ поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

При перечислении нескольких исполнителей, если из них никто не выделен автором резолюции, ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым.

Отметка о контроле (19) проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле проставляется на верхнем поле документа справа в виде буквы "К" цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

В том случае если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную информацию, то оформляется не вошедший в действующий стандарт гриф ограничения доступа к документу. Определение конфиденциальности документируемой информации и простановка соответствующего грифа должно проводиться уже на стадии фиксации информац ии на носителе (проект).

Для сведений, представляющих собой государственную тайну, законодательно установлены отметки "Секретно" и "Совершенно секретно". В коммерческих структурах на документах подобного характера обычно проставляются отметки "Коммерческая тайна" и "Конфиденциально". Вторая строка данного реквизита после тиражирования дополняется номером экземпляра, иногда и адресатом, т.е. фамилией сотрудника, которому предназначен данный экземпляр, например:

Гриф может быть дополнен и другой информацией, ие противоречащей действующему законодательству и проставляться штампом: