Требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия

При совершении нотариальных действий нотариус создает письменные квалифицированные доказательства на основании представляемых ему документов.

Следует отметить, что электронный документооборот пока еще не стал составной частью нотариальной деятельности. Однако с января 2014 г. законодатель предусмотрел возможность обращения за совершением нотариального действия к нотариусу в электронной форме. Например, в электронной форме может быть подано уведомление о залоге движимого имущества. В этом случае уведомление о залоге движимого имущества, представляемое нотариусу, должно быть подписано квалифицированной электронной подписью заявителя.

В рамках действующего законодательства РФ представляемые нотариусу документы практически всегда должны быть оформлены на бумажном носителе. Но для совершения нотариальных действий нотариус принимает не любые предъявляемые ему документы, а только те, которые отвечают установленным законом требованиям.

В соответствии со ст. 45 Основ о нотариате нотариусы не принимают документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые и иные неоговоренные слова.

Особые требования предъявляются к представляемым нотариально оформленным документам. Если в таком документе, подписываемом иными кроме нотариуса лицами (например, доверенность, договор, согласие), имеются исправления, то они в обязательном порядке должны быть оговорены и подтверждены подписями этих лиц, а в конце удостоверительной надписи нотариуса – подписью нотариуса с приложением его гербовой печати. Исправления в нотариально оформленном документе, подписываемом только нотариусом (например, свидетельство о праве на наследство, свидетельство о передаче заявления, постановление о выдаче денежных средств в счет возмещения расходов на похороны наследодателя), оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью с приложением гербовой печати. Исправления должны быть сделаны таким образом, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте (см. п. 4 Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации, утвержденных приказом Минюста России от 16.03.2000 № 91).

В предъявляемых нотариально оформленных документах числа и сроки, относящиеся к содержанию документа, хотя бы раз должны быть обозначены словами (например, "12.05.1992 (двенадцатого мая тысяча девятьсот девяносто второго) года рождения", "Доверенность выдана сроком на 3 (три) года"), наименования юридических лиц – без сокращений с указанием адресов их органов (например, "Общество с ограниченной ответственностью “Альянс”", местонахождение которого: город Пушкино Московской области, улица Первомайская, дом № 3 (номер три), именуемое в дальнейшем "ООО “Альянс”"), а фамилии, имена, отчества граждан и адрес их места жительства должны быть написаны полностью (например, "Иванов Иван Иванович, место постоянного жительства которого: город Москва, Свободный проспект, дом № 10 (номер десять), квартира № 72 (номер семьдесят два)"). Текст таких документов должен быть четко написан. В дополнение к указанным требованиям технического характера Основы о нотариате предусматривают требование, относящееся к изложению содержания документа и выражающееся в том, что текст должен быть написан ясно, т.е. ОГЛАВЛЕНИЕ документа должно быть изложено таким образом, чтобы в последующем не возникало различных толкований, не оставалось никаких сомнений по поводу обстоятельств, условий, фактов, указанных в документе.

Любые документы, представляемые нотариусу для совершения нотариального действия, могут быть написаны как от руки, так и с использованием технических средств. Однако не допускается представление документов, исполненных карандашом. Кроме того, применительно к нотариально оформленным документам установлены ограничения по использованию красителей при написании этого документа. На основании п. 37, 44 Правил нотариального делопроизводства проставление оттисков печатей с воспроизведением Государственного герба РФ, мастичных штампов, а также дописывание нотариусом незаполненных мест штампа должно производиться только с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета.

Еще одно установленное Основами о нотариате требование касается оформления многостраничного документа.

В представляемом нотариусу документе, объем которого превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.