Тайм-менджмент и коммуникация
Делегирование. Один из способов "разгрузить" себя от рутинных дел, освободив время для действительно важных (согласно правилу Парето), – делегирование. Помимо выигрыша во времени делегирование позволяет руководителю раскрыть профессиональный потенциал своих сотрудников. Наличие развитого навыка делегирования считается одним из важнейших качеств успешного руководителя.
Кроме того, делегирование обладает способностью создания атмосферы здоровой взаимозависимости в коллективе. Это позволяет сплотить людей, работающих вместе, и помочь им в большей степени доверять и полагаться друг на друга.
Вместе с тем зачастую руководители испытывают затруднения в освоении навыка делегирования. Вот наиболее типичные причины таких затруднений, по версии Дж. Моргенстерн[1].
• Вам кажется, что вы слишком заняты для того, чтобы делегировать выполнение своих задач другим. Когда вы перегружены работой, вам может казаться, что у вас совсем нет времени на делегирование задач и контроль за их исполнением другими.
• Вы испытываете чувство вины, сваливая свою работу на других. Если вы рассматриваете делегирование как поручение кому-то другому выполнения неприятной или черной работы, вы можете испытывать от этого чувство вины.
• Вам трудно положиться на других и зависеть от них. Некоторые люди скованы убеждением: "Если я не сделаю это сам, никто не сделает это за меня и никто не сможет сделать это лучше меня".
• Вы боитесь потерять свою важность и значимость в глазах окружающих. Вы можете сопротивляться делегированию из страха, что если кто-то другой сможет сделать вашу работу, в вас больше не будут нуждаться и перестанут ценить.
Таким образом, по большому счету, единственное, что действительно мешает эффективному делегированию, это собственные предубеждения руководителя. Для их преодоления разберемся с тремя вопросами: что делегировать, кому делегировать и как делегировать.
Что делегировать:
1) рутинные задачи – то, что не требует творческого подхода, не подразумевает значительной ответственности и регулярно повторяется;
2) разовые или редкие задачи, не требующие специальной подготовки;
3) задачи, которые вы сами решаете недостаточно хорошо, а кто-то другой может сделать лучше;
4) задачи, заниматься которыми вам нс нравится или которые отнимают у вас неоправданно много сил и энергии.
Кому делегировать:
1) эксперту в данном вопросе, если у вас нет задачи самому становиться профессионалом в этой области, а использование его навыков и профессиональных знаний помогут сэкономить вам время;
2) сотруднику равной вашей квалификации в данном вопросе, если у вас минимум времени на то, чтобы дать необходимые инструкции;
3) новичку в данном вопросе, если вы располагаете временем, которое понадобится для обучения выполнению этой задачи, и в будущем этому сотруднику предстоит выполнять эту задачу неоднократно и самостоятельно.
Как делегировать. Процесс обучения сотрудника- новичка может быть сведен к трем шагам:
1) выполните 100% задачи лично, а ваш "подмастерье" пусть наблюдает и учится. В итоге вы сделаете всю ту работу, которую в любом случае собирались сделать лично, поскольку не любите или опасаетесь передавать полномочия.
Инструктируя своего будущего помощника, на этом этапе не позволяйте ему ничего делать. С вашей стороны это нс снисходительность; такое поведение – часть процесса формирования продуктивного общения и взаимопонимания;
2) начиная второй этап, рассчитывайте выполнить 50% задачи лично, пока ваш помощник пробует справиться со второй половиной. Следите за действиями ученика и помогайте советами. Если все будет сделано правильно – не забудьте похвалить, после чего вместе обсушите, почему он поступал именно так, а не иначе. Вам станет ясен подход помощника к задаче, а также вы поймете, способен ли он выполнять ее постоянно.
Если ему не удалось справиться, выясните причины неудачи. Старайтесь в основном задавать вопросы и выслушивать объяснения помощника. Если вы сами будете указывать на ошибки и объяснять, как нужно делать, у вас может создаться ложное впечатление, что человек все понял. Пусть он сам объяснит свои действия; это единственный способ понять истинные причины ошибок;
3) на третьем этапе помощник должен быть способен выполнить 95% задачи, а вам останется лишь отшлифовать все до соответствия вашим стандартам. И вновь не забудьте похвалить, обсудить и выяснить все возможные вопросы[2].